Managementassistent

Opdracht
Ben jij als managementassistent de verbindende factor tussen externen, collega’s en directie en bestuur bij de provincie Zeeland?

Waarom
De afdeling Bestuursondersteuning bestaat uit vijf teams; Advisering Bestuur en directie, Ondersteuning Bestuur en Directie, Communicatie, Kabinet en Public Affairs. Als onderdeel van het team ‘Ondersteuning Bestuur en Directie’ zorg je er samen met een team van enthousiaste professionals (collega managementassistentes, bestuursadviseurs, strategen en directie-bestuurssecretarissen) voor dat zowel de GS-leden als de directie dagelijks wordt geadviseerd en ondersteund zodat zij hun functie en bijbehorende verantwoordelijkheden op een zo goed mogelijke manier kunnen uitvoeren. We zijn hiervoor op zoek naar een collega die het leuk vindt om aan de slag te gaan als managementassistente van een gedeputeerde.

Wat
Jij vormt de buffer- en verbindende factor tussen de bestuurder met interne collega’s en externe contacten. Hiervoor voer je regie op de agenda van de bestuurder en plan, bewaak en signaleer je de afspraken en verzorg je de e-mail correspondentie in Outlook. Je signaleert knelpunten en je lost deze op. Je regelt de vergaderzalen en andere faciliteiten en zorgt ervoor dat de bestuurder tijdig in het bezit is van alle benodigde stukken en informatie. Hiervoor hou je actief contact met de betrokken collega’s of externe partijen. Je organiseert bijeenkomsten en telefonische conferenties en je verwijst de pers door. Elke week plaats je de bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerk je de beslissingen die het college van Gedeputeerde Staten hierover neemt. Je plant het vervoer van de dienstauto's in (juiste tijd, correct adres, P kaarten, eventueel een taxi regelen) en je houdt declaraties bij. In een wekelijks teamoverleg bespreek je de agenda voor de komende periode en signaleer- en attendeer je de bestuurder op eventuele aandachtspunten. Daarnaast leg je de afspraken vast tijdens het wekelijkse Portefeuilleoverleg waarin de verschillende beleidsstukken uit de portefeuille van de bestuurder worden besproken.

Als managementassistent van een bestuurder werk je nauw samen met de communicatieadviseur en bestuursadviseur. Binnen dit team denk je actief mee met de bestuurder.

Hoe?

• Je werkt binnen een team van 8 enthousiaste collega’s. Maandelijks vindt er werkoverleg plaats.

• Je werkt richt zicht primair op één bestuurder, maar er is ook sprake van onderlinge vervanging

• Je werkt in Outlook en iBabs en incidenteel met Powerpoint voor het verwerken van presentaties en speeches

Wie?

• Jij bent dienstverlenend ingesteld, je vindt het een uitdaging om ervoor te zorgen dat iemand anders zijn werk goed voorbereid kan doen. Daarnaast ben je klantvriendelijk richting externen en collega’s en houd je daarbij wel het resultaat in het oog

• Je houdt van hectiek en een gezonde dosis werkdruk. Hierin ben je goed in staat om te prioriteren

• Je kunt goed improviseren (ook onder tijdsdruk) en je vindt het fijn om in een team te werken

• Je neemt initiatief, bent assertief en durft zelfstandig keuzes te maken.

• Je bent oplossingsgericht en denkt actief mee over de juiste tijdsbesteding van een bestuurder

• Je hebt geen “9 – 5” mentaliteit en bent flexibel.

• Je hebt een afgeronde relevante MBO +/HBO-opleiding en meerdere jaren ervaring met bovengenoemde werkzaamheden.

• Je kunt goed overweg met Outlook, Word, Excel en PowerPoint.

• We vinden het belangrijk dat je goed Nederlands (spreken en schrijven) en Engels (spreken) kunt.

• Je bent representatief, zorgvuldig en je hebt oog voor de politiek-, bestuurlijke omgeving waarin deze opdracht zich bevindt.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent in de afgelopen 7 jaar;
2. Een afgeronde mbo+ opleiding;
3. Aantoonbare werkervaring met Outlook, Word, Excel en PowerPoint;

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
4. Maximaal uurtarief van €75,- inclusief reiskosten woon-werkverkeer exclusief BTW; (40 punten)
5. Aantoonbare werkervaring als managementassistent binnen de overheid; (60 punten)

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning. Rijksnorm voor een schaal 8 is maximaal EUR 67,-

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 9 oktober 2024 van 12u00 tot 15u00. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Voor de zzp'er

• Provincie Zeeland heeft er voor gekozen om Flextender als broker in te zetten. Na gunning verzorgt Flextender derhalve de contractafhandeling, urenregistratie en facturatie. Dit betekent dat u een overeenkomst afsluit met Flextender. De overeenkomsten zijn als model bijgevoegd in het reactieformulier (Model 4 in geval u een ZZP’er bent, Model 5 in geval u een Toeleverancier bent die een zzp’er aanbiedt en Model 6 in het geval u een Toeleverancier bent de Tijdelijke medewerker detacheert). U zal in casu factureren aan Flextender middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. Door in te schrijven gaat u ermee akkoord middels deze constructie de opdracht uit te voeren.

• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.

• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.

• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 25% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.

• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die niet is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 55% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).