Privacy verklaring KBenP

Opdracht Overheid is een initiatief van KBenP. KBenP acht een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang. Daarom geven wij in deze privacyverklaring heldere en transparante informatie over de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken van de freelancers die wij helpen bij het vinden van een nieuwe opdracht, de personen verbonden aan onze opdrachtgevers en bezoekers van onze website. Uiteraard worden alle persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Hierbij houdt KBenP zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.

Onze contactgegevens

KBenP kan worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke, zoals bedoeld in de AVG, voor het verwerken van jouw persoonsgegevens. Wij zijn via onderstaande contactgegevens voor jou bereikbaar. Thomas Baak is onze Security Officer en staat jou graag te woord.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

In het kader van onze dienstverlening verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens. Ben jij als freelancer op zoek naar een nieuwe opdracht dan verwerken wij meestal de volgende gegevens van jou:

• Gegevens voor het aanmaken van een account:
  • Voor- en achternaam
  • Functietitel
  • Uurtarief
  • Postcode
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
• Gegevens die in jouw CV voorkomen die jij koppelt aan jouw account.
• Overige persoonsgegevens die je actief telefonisch en per mail aan ons verstrekt of aan ons meedeelt in correspondentie dan wel deelt via jouw account op deze website.

Ook van alle personen die onze website bezoeken, verzamelen wij persoonsgegevens. Denk hierbij aan IP-adressen. Ook maken wij gebruik van cookies die persoonsgegevens verwerken.

Tot slot verwerken wij ook van de contactpersonen van onze opdrachtgevers persoonsgegevens. Het gaat hier om namen, emailadressen, telefoonnummers en functietitels.

Wil je persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening niet verstrekken, dan kunnen wij een goede uitvoering van onze diensten niet garanderen. Is de verwerking van specifieke persoonsgegevens wettelijk verplicht dan informeren wij jou daarover. Dit geldt ook voor de mogelijke gevolgen als je ervoor kiest deze persoonsgegevens alsnog niet aan ons te verstrekken.

Voor de zekerheid merken wij op dat wij geen bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens (zoals ras, etniciteit, geloofsovertuiging, seksuele geaardheid of gegevens over strafbare feiten) nodig hebben voor onze dienstverlening. We adviseren deze informatie dan ook niet in correspondentie aan ons of in het aan het account gekoppelde CV op te nemen.

Waar gebruikt KBenP deze gegevens voor?

Er zijn verschillende doelen waarvoor KBenP jouw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. Wij gebruiken daarbij de persoonsgegevens die wij van jou hebben ontvangen, maar kunnen ook persoonsgegevens gebruiken die wij uit andere bronnen hebben verkregen. Denk aan de persoonsgegevens die verkregen worden door het Handelsregister van de Kamer van Koophandel te raadplegen. Jouw gegevens kunnen worden gebruikt voor:

• Het aanmaken van een account
  Jouw gegevens worden gebruikt om een account aan te kunnen maken.
• Algemeen contact
  De gegevens worden gebruikt voor
  • het verstrekken van de door jou opgevraagde informatie en je te informeren over wijziging in onze dienstverlening,
  • algemeen contact met jou over een mogelijke opdracht of een al gesloten opdracht, en
  • het beantwoorden en/of afhandelen van vragen en/of klachten.
• Uitvoeren van onze dienstverlening
  Wij gebruiken jouw gegevens om je te kunnen koppelen aan passende opdrachten. In dat kader benaderen wij jou ook proactief.
• Marketing
  Wij gebruiken jouw persoonsgegevens om nieuwsbrieven, reclamefolders en mogelijk ook uitnodigingen te kunnen versturen via o.a. e-mail, tekstberichten, telefoongesprekken en/of de post. Via direct marketing sturen wij jou informatie over onze dienstverlening of evenementen.
• Wettelijke verplichting
  Wij kunnen persoonsgegevens van jou verwerken en verstrekken jouw persoonsgegevens aan derden als wij daartoe verplicht zijn op basis van wet- of regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan opsporingsinstanties en het doen van belastingaangifte.
• Het debiteurenbeheer en de incasso van vorderingen ten aanzien van onze debiteuren
  Wij verwerken persoonsgegevens onder andere voor het
  • versturen van rekeningen, herinneringen en aanmaningen om de verschuldigde fee te incasseren,
  • voeren van een telefoongesprek om een debiteur te herinneren aan een openstaande vordering en
  • laten uitvoeren van een gerechtelijke incassoprocedure in voorkomende gevallen.
• Ter verdediging tegen juridische aanspraken
  Wij kunnen jouw persoonsgegevens (laten) verwerken om onszelf te (kunnen) verdedigen tegen eventuele juridische aanspraken.
• Analyse surf-, zoek- en/of klikgedrag en persoonlijke aanbiedingen
  Om onze dienstverlening te kunnen verbeteren voeren wij analyses en rapportages uit via onze website zodat wij onze dienstverlening kunnen verbeteren en deze waar mogelijk nog beter af te stemmen op jouw persoonlijke situatie en wensen.

Op basis van welke grondslag worden jouw persoonsgegevens verwerkt?

Voor iedere verwerking van persoonsgegevens is volgens de AVG een grondslag nodig. Zo verwerken wij jouw persoonsgegevens als wij daartoe wettelijk verplicht zijn en wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van het account dat je bij ons hebt. Het kan ook voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens verwerken voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang. Een gerechtvaardigd belang is over het algemeen juridisch, financieel of zakelijk van aard. Wij hebben onder meer in de navolgende situaties een gerechtvaardigd belang om jouw persoonsgegevens te verwerken:

• ter verdediging tegen juridische aanspraken;
• ten behoeve van algemeen contact met relaties en (potentiële) freelancers voor het beantwoorden van vragen en het afhandelen van klachten;
• voor het uitvoeren van analyses en rapportages zodat wij onze dienstverlening kunnen verbeteren.

Tot slot kunnen wij persoonsgegevens verwerken als jij daarvoor jouw toestemming hebt gegeven. Bijvoorbeeld in het geval dat je ons als niet bij ons ingeschreven freelancer toestemming geeft voor het toezenden van informatie over onze diensten of je als geïnteresseerde graag onze nieuwsbrief wilt ontvangen. Hiervoor geldt dat je het recht hebt de toestemming op ieder moment in te trekken. Deze intrekking staat niet in de weg aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking.

Delen van persoonsgegevens met derden

In bepaalde gevallen kunnen wij jouw persoonsgegevens delen met derden. Het doorsturen van persoonsgegevens aan derden gebeurt alleen voor de in deze privacyverklaring genoemde doelen en uitsluitend op basis van de in deze privacyverklaring vermelde grondslagen. Zo kunnen wij onder meer in de navolgende gevallen jouw persoonsgegevens aan de navolgende categorieën van derden verstrekken:

• als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. Zo maken wij gebruik van externe juridische, financiële adviseurs en auditoren. Wij kunnen jouw persoonsgegevens aan derden verstrekken om ons te ondersteunen bij het incasseren van een vordering en wij maken gebruik van verzendingsbedrijven voor de bezorging van post;
• wij kunnen een wettelijke verplichting hebben om persoonsgegevens te delen met een overheidsinstantie;
• wij kunnen jouw persoonsgegevens verstrekken aan bijvoorbeeld een bureau of instantie om jouw kredietwaardigheid te beoordelen en/of antifraudecontroles uit te oefenen;
• onze ICT-dienstverleners kunnen toegang krijgen tot jouw persoonsgegevens als zij ons ondersteuning bieden bij het veilig en stabiel houden van onze softwaresystemen en onze website;
• ter verdediging tegen juridische aanspraken of klachten kunnen wij jouw persoonsgegevens delen met derden. Denk hierbij aan een advocatenbureau.
• onze boekhouder, een administratiekantoor of een andere adviseur kunnen persoonsgegevens van jou ontvangen als dit nodig is voor de werkzaamheden die zij voor ons uitvoeren;
• wij kunnen gebruik maken van een of een archiefbureau of een externe server voor de opslag van jouw persoonsgegevens, ten behoeve waarvan wij jouw persoonsgegevens aan een derde partij verstrekken. Ook maken wij gebruik van een tool om alle CV’s die wij verwerken gemakkelijk en efficiënt te doorzoeken en verwerken wij ook binnen onze Microsoft-omgeving persoonsgegevens;
• voor het verspreiden van marketingmateriaal kunnen we gebruikmaken van leveranciers op het gebied van communicatie en marketing-distributie. Zo werken wij samen met een partij die voor ons een tool beheert die nieuwsbrieven verstuurt;
• om jouw persoonsgegevens op een zorgvuldige wijze te laten vernietigen, kunnen wij gebruik maken van een datavernietigingsbedrijf;
• wij kunnen jouw persoonsgegevens verstrekken aan bijvoorbeeld websitebureaus en/of agencies voor het analyseren van de persoonsgegevens over jouw websitegebruik, voor het personaliseren en optimaliseren van de website en communicatie en het tonen van relevante aanbiedingen en advertenties;
• wij kunnen jouw persoonsgegevens verstrekken aan onze verzekeraar ten behoeve van onze aansprakelijkheid.

Persoonsgegevens verstrekken wij aan derden met jouw voorafgaande toestemming, omdat dit nodig is om de overeenkomst uit te voeren, als dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons belang of als wij daartoe verplicht zijn op grond van wet- en/of regelgeving.

Derden aan wie wij jouw persoonsgegevens verstrekken zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving. Voor zover een derde jouw persoonsgegevens ten behoeve van ons verwerkt in de hoedanigheid van verwerker, dan sluiten wij met een dergelijke derde een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de regels die volgen uit de AVG.

Wij geven jouw persoonsgegevens niet door aan een derde land of internationale organisatie.

Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van jouw persoonsgegevens tegen te gaan. Zo zorgen wij onder andere dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot jouw persoonsgegevens, dat de toegang tot jouw persoonsgegevens afgeschermd is, dat onze website wordt beveiligd door middel van informatiebeveiligingstechnieken, dat onze wachtwoorden regelmatig worden gewijzigd en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig (door externe partijen) gecontroleerd worden. Heb jij de indruk dat jouw persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van bijvoorbeeld misbruik, neem dan gerust contact op met ons via thomas.baak@kbenp.nl

Bewaartermijn

Voor de meeste persoonsgegevens geldt dat wij deze niet langer bewaren dan redelijkerwijs noodzakelijk is om de in deze privacyverklaring genoemde doelen te bereiken.

We hanteren voor de persoonsgegevens opgenomen in het account, dit geldt dus ook voor het aldaar opgeslagen CV, een standaard bewaartermijn van drie jaar vanaf de datum dat er voor het laatst is ingelogd op het account. Log jij dus een periode van drie jaar niet meer bij ons in, dan gaan wij ervan uit dat je geen gebruik meer maakt van onze dienstverlening. Voordat wij het account definitief verwijderen, sturen wij jou nog één laatste bericht met een verzoek om desgewenst in te loggen om het verwijderen van het account te voorkomen. Reageer jij niet binnen de door ons gestelde termijn dan wordt het account (inclusief eventueel CV) automatisch verwijderd uit onze database.

Geldt er een langere wettelijke termijn voor het bewaren van de persoonsgegevens dan wordt die termijn uiteraard aangehouden. Dit geldt bijvoorbeeld voor gegevens die wij moeten opslaan in onze financiële administratie. In dat geval geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Zijn er gegevens die wij al eerder kunnen verwijderen, dan doen we dat uiteraard. Uiteraard kun jij er ook zelf eerder voor kiezen jouw account met CV te laten verwijderen. Neem hiervoor contact met ons op door een mail te sturen naar opdrachtoverheid@kbenp.nl met als onderwerp: “Account verwijderen” vanuit het e-mailadres dat is gekoppeld aan het account.

Uitoefening van jouw rechten

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Dit kun je zelf doen via de persoonlijke instellingen van jouw account. Naast de voornoemde rechten heb je het recht te verzoeken om een beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit laatste betekent dat je een verzoek kunt indienen om bepaalde persoonsgegevens die wij van jou verwerken in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen en/of deze aan een door jou genoemde organisatie over te laten dragen.

Wil je een beroep doen op een van jouw rechten, dan kun je een verzoek daartoe sturen naar thomas.baak@kbenp.nl Om misbruik te voorkomen kunnen wij jou, alvorens tot behandeling van jouw verzoek over te gaan, verzoeken om jezelf te identificeren.

We reageren zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen één maand, op jouw verzoek. Is jouw verzoek naar ons oordeel ingewikkeld en hebben wij daarom meer tijd nodig, dan zullen wij je daarvan in kennis stellen. Wij zullen in dat geval binnen uiterlijk drie maanden inhoudelijk op jouw verzoek reageren.

Heb je een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Ook dan helpen wij jou uiteraard graag verder. Mocht je er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan wijzen wij je erop dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In contact komen met de Autoriteit Persoonsgegevens kan onder meer via de navolgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Is onze privacyverklaring niet (helemaal) duidelijk of mis je bepaalde informatie? Neem ook dan contact met ons op via thomas.baak@kbenp.nl.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

KBenP neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via opdrachtoverheid@kbenp.nl

Geautomatiseerde besluitvorming

Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

KBenP gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. KBenP gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die jouw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Voor meer informatie over de cookies die wij plaatsen, verwijzen wij jou naar onze Cookieverklaring. Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 17 juli 2024. We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring eenzijdig te wijzigen of aan te passen door middel van het wijzigen van deze pagina. We raden je daarom aan deze pagina regelmatig te raadplegen. Wanneer er sprake is van een wezenlijke wijziging in deze privacyverklaring, volgt een duidelijke kennisgeving via onze website