(Project)medewerker Personeelsadministratie (PSA)

De gemeenteraden van Wijdemeren en Hilversum hebben in de zomer van 2024 het principebesluit genomen tot het aangaan van een lichte samenvoeging. De samenvoeging tussen deze gemeenten heeft gevolgen voor de ambtenaren, het bestuur en de inwoners. De bestuurlijke fusie staat gepland per 1 januari 2027 en wordt voorafgegaan door een ambtelijke integratie per 1 januari 2026.

Met nog zo’n 5 maanden te gaan, zijn de voorbereidingen voor deze ambtelijke integratie dus in volle gang. Naast de going concern is er een Fusiewerkgroep m.b.t. HR en de ambtelijke integratie. Omdat we relatief klein zijn - zo’n 200 collega’s voor zo’n 25.000 inwoners - weten we elkaar snel te vinden en kun je dagelijks het verschil maken.

Als (Project)medewerker Personeelsadministratie (PSA) kom je ons helpen aan bij a) het wegwerken van achterstanden van de administratie b) het dagelijkse (going concern) werk uitvoeren en c) meewerken aan de ambtelijke integratie vanuit de Fusiewerkgroep HR.

Takenpakket van de projectmedewerker personeelsadministratie

• Beheren van personeelsdossiers (inclusief compleet maken en/of opschonen van archief)

• Vragen beantwoorden van collega's

• Correspondentie opstellen

• Mutaties verwerken in AFAS (E-HRM)

• Indiensttredingsproces van Wijdemeren naar Hilversum

Resultaten

Wegwerken van achterstanden in de personeelsadministratie, dagelijkse werkzaamheden van de personeelsadministratie en bijdragen aan de ambtelijke integratie tussen Wijdemeren en Hilversum.

• Een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als medewerker personeelsadministratie;

Wensen

• Een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau (20 punten);

• Aantoonbare werkervaring met het beheren van personeelsdossiers (benoem duidelijk in het cv) (25 punten);

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met ondersteunende/administratieve P&O-werkzaamheden bij een gemeente, waaronder het beheren van personeelsdossiers (25 punten);

• Aantoonbare werkervaring met AFAS (E-HRM) (benoem duidelijk in het cv) (15 punten);

• Aantoonbare werkervaring met BCS/Motion (E-HRM) (benoem duidelijk in het cv) (5 punten)

• Aantoonbare werkervaring met rechtspositie gemeenteambtenaren (Cao gemeenten) (benoem duidelijk in het cv) (5 punten);

• Aantoonbare werkervaring met RAP (5 punten).

Competenties

• Nauwkeurigheid
  Zorgvuldig werken, fouten vermijden, oog voor detail.

• Plannen en organiseren
  Taken structureren, overzicht bewaren, deadlines halen — ook als er veel tegelijk speelt.

• Resultaatgerichtheid
  Doelgericht werken en actief bijdragen aan het wegwerken van achterstanden.

• Proactief handelen
  Niet afwachten maar zelf actie ondernemen, kansen zien en benutten.

• Doortastendheid
  Knopen durven doorhakken, doorpakken waar nodig.

• Flexibiliteit
  Snel schakelen tussen routine, ad-hoc taken en projectwerk.

• Zelfstandigheid
  Verantwoordelijkheid nemen en zelfstandig taken oppakken.

• Samenwerken
  In teamverband kunnen werken, afstemmen met collega’s en projectleden.

• Communicatieve vaardigheid
  Duidelijk en professioneel communiceren, mondeling én schriftelijk.

• Leerbaarheid / Leervermogen
  Snel nieuwe systemen, processen en projecten kunnen oppakken.

• Discretie / Integriteit
  Vertrouwelijk omgaan met informatie, betrouwbaar zijn.

Wij zijn #WijvanWijdemeren! Met ongeveer 200 mensen zetten wij ons in voor zo’n 25.000 inwoners. We zijn een uitdagende werkgever die continu in ontwikkeling is. Kenmerkend zijn de prettige informele werksfeer, de korte lijnen en de diverse ontwikkelingsmogelijkheden. Omdat we relatief klein zijn, weten collega’s elkaar snel te vinden en kun je nog echt een verschil maken. Ook schakel je regelmatig tussen diverse rollen. Zo organiseer, adviseer én voer je vaak ook uit. Het verder ontwikkelen van onze organisatie staat de komende jaren bij ons centraal. Ons doel? Binnen de mogelijkheden zo goed mogelijk aansluiten bij de behoeften van onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. Onze kernwaarden zijn: eigenaarschap, eigentijds en vernieuwend, inclusief, benaderbaar en professioneel.

Wijdemeren is een schitterende groene gemeente in de Gooi- en Vechtstreek, tussen Amsterdam en Utrecht. De dorpen die samen de gemeente vormen, liggen tussen prachtige wateren en ongeëvenaard natuurschoon waaronder de Loosdrechtse Plassen. De combinatie van natuur en kleine dorpen dichtbij de Randstad geeft precies weer hoe het werken bij ons is: afwisselend!   

Team HR Wijdemeren bestaat uit 2 collega's personeelsadministratie, waarvan 1 collega dus per augustus vertrekt (natuurlijk verloop) Daarnaast is er een externe salarisadministrateur, 2 HR Adviseurs en 2 externe adviseurs; een projectleider voor de fusie en een voor implementatie E-HRM. Ook worden we ondersteund door een HR-coördinator en een externe recruiter.

De gesprekken bij de gemeente Wijdemeren zijn gepland op donderdag 24 juli 2025 tussen 09.00 en 12.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 23 juli 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee
De externe partij brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.

Cv-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

De gemeente Wijdemeren hanteert hybride werken als formele werkvorm. Richtlijn hierbij is een verdeling van 50/50 betreffende thuiswerken en op kantoor werken. Digitaal vergaderen vindt plaats via MS Teams. Als afspraken naar mening van de opdrachtgever het best live/ op kantoor plaats vinden, wordt van inschrijver verwacht dat hij daartoe bereid is en haar/zijn agenda voldoende flexibel is.

Overige informatie

• De gemeente Wijdemeren vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van de externe partij. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• We vergoeden geen parkeerkosten en reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Wijdemeren komt werken. In de marktuitvraag van de externe partij wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten is.

• Het aangeboden uurtarief is van toepassing op de gehele loopduur van de opdracht (inclusief verlengingen).