Organisatie
De belangen van de reizigers in het openbaar vervoer worden in Flevoland behartigd door het Regionaal Overleg Consumentenbelangen Openbaar Vervoer Flevoland (ROCOVF). De voorzitter van dit overleg wordt ondersteund door een onafhankelijk secretaris die wordt ingehuurd door de provincie. 

ROCOVF
In de Wet Personenvervoer is vastgelegd dat de provincie als concessieverlener en de vervoerbedrijven als concessiehouders, over een aantal onderwerpen advies vragen aan en overleggen met organisaties die de belangen van OV-reizigers behartigen. In het ROCOVF (Reizigersoverleg Consumentenbelangen Openbaar Vervoer Flevoland) zijn ook in Flevoland verschillende reizigersbelangen vertegenwoordigd. Het gaat om de volgende belangengroepen:

• Reizigersorganisaties;
• Jongeren/studenten;
• Ouderen;
• Scholieren;
• Mensen met een functiebeperking.

Het huidige ROCOVF telt op dit moment 5 leden die gemiddeld 5x per jaar vergaderen onder leiding van een onafhankelijk voorzitter. Het secretariaat van het ROCOVF wordt gevoerd door een (externe) onafhankelijke secretaris die wordt ingehuurd op kosten van de provincie. De bijeenkomsten duren gemiddeld 2,5 uur per keer en vinden plaats in het provinciehuis te Lelystad op donderdagen van 14:30 – 17:00, doorgaans gedurende kantoortijd. Deze vergaderingen worden voorafgegaan door een korte voorbespreking (duur: 0,5 uur) van de agenda tussen de voorzitter, de secretaris, de provinciale contactpersoon en (ambtelijke) vertegenwoordigers van de concessieverleners.

Vervoerconcessies in Flevoland
De vervoersconcessies in de provincie Flevoland zijn als volgt georganiseerd:    

• Concessie stadsvervoer Lelystad uitgevoerd door Arriva waarvan de provincie Flevoland concessieverlener is. Deze concessie loopt tot eind 2023 waarna deze concessie opgaat in de concessie IJssel-Vecht;
• Concessie stads- en streekvervoer Almere uitgevoerd door Keolis, een aan de gemeente Almere gedelegeerde concessie die loopt tot eind 2028;
• Concessie IJsselmond uitgevoerd door OV Regio IJsselmond waarvan de provincie Flevoland de concessieverlener is. Deze concessie loopt tot eind 2023. Het beheer van deze concessie wordt uitgevoerd door OV Uitvoeringscluster Oost, een samenwerkingsverband van de provincies Flevoland, Gelderland en Overijssel. Eind december 2023 gaat IJsselmond op in de concessie IJssel-Vecht
• Concessie Airport Express gegund aan Arriva. Deze concessie omvat de Airport Express die tussen Lelystad Centrum en het vliegveld Lelystad gaat rijden wanneer het vliegveld geopend wordt.

Naast deze concessies is de provincie Flevoland opdrachtgever van Regiotaxi Flevoland. Verder maakt de Q-liner Emmeloord-Groningen deel uit van de Friese concessie Noord- en Zuidwest Fryslân en Schiermonnikoog.

Relevante ontwikkelingen
De provincie Flevoland werkt op het gebied van het OV en het OV-concessiebeheer nauw samen met de provincies Overijssel en Gelderland. Het hiervoor genoemde OV Uitvoeringscluster Oost is daar een uitvloeisel van. Een ander element dat is voortgekomen uit de samenwerking is de invoering van het ‘Tarievenhuis Oost’ per 1 juli 2017. Dit omvat een nieuwe tarievenstructuur met uniforme tariefproducten, deels concessiegrens overschrijdend, die van kracht is binnen de drie provincies. Vanuit de samenwerking van OV-Oost is de concessie IJssel-Vecht, een samenvoeging van de huidige noodconcessie IJssel-Vecht (Midden-Overijssel en de Veluwe) en de concessies IJsselmond en IJssel-Vecht gegund aan EBS voor de  periode 2022 – 2035. De concessies Lelystad en IJsselmond worden vanaf eind 2023 toegevoegd aan de concessie IJssel-Vecht.

Ook de ROCOV’s in OV-Oost (ROCOV’s Overijssel, Gelderland en Flevoland) werken ook samen als ROCOV Oost en overleggen gemiddeld zo’n 5 keer per jaar. Het secretariaat en voorzitterschap wordt gerouleerd tussen de drie ROCOV’s, Flevoland was in 2022 aan de beurt. 

Opdracht
Taken en werkzaamheden
De secretaris heeft de volgende taken in het ROCOVF:

• Het tijdig voorbereiden van de vergaderingen in overleg met de voorzitter: plannen van vergadering, uitvragen van agendapunten onder stakeholders, uitnodigen van deelnemers, agenda opstellen en verzenden van vergaderstukken
• Jaarlijks uiterlijk 1 december, na afstemming met de voorzitter en provinciale contactpersoon, een werkplan opleveren en versturen naar de deelnemers van het ROCOVF-overleg. Het werkplan moet de volgende onderdelen bevatten: de vergaderdata, globale inhoud van de vergaderingen en deadlines voor het aanleveren van vergaderstukken etc.;
• Het bijwonen van de reguliere ROCOVF-overleggen inclusief eventuele extra ROCOVF-overleggen;
• Verslaglegging van de vergadering inclusief het opstellen en proactief bewaken van actielijsten. Een week na de vergadering levert de secretaris een eerste conceptversie op aan de voorzitter, binnen twee weken ontvangen de belanghebbenden het conceptverslag met de bijgewerkte actielijst.
• Het onder de ROCOVF-leden verspreiden van eventuele tussentijdse informatie vanuit OV-autoriteiten en vervoerders of OV-gerelateerde informatie die van belang zijn voor de ROCOVF-leden om kennis van te nemen.
• Uitnodigingen verspreiden naar ROCOVF-leden van externe bijeenkomsten of overleggen binnen OV-Oost en ROCOVF-leden aanmoedigen daarbij aanwezig te zijn.
• Het opstellen van brieven, notities, adviezen waarin ook de achterliggende afwegingen van het ROCOVF beknopt worden weergegeven. De adviezen worden uiterlijk twee weken na het ROCOVF-overleg verstuurd naar de belanghebbenden;
• Zorgdragen voor de afstemming tussen de betrokkenen bij het ROCOVF;
• Het beheren van het jaarlijkse ROCOVF budget taken die daarbij horen zijn: de jaarlijkse declaraties van ROCOVF-leden verzamelen en aanleveren bij de provinciale contactpersoon maar ook het besteden van het beschikbare budget voor cursussen of andere activiteiten die positief bijdragen aan het functioneren van ROCOVF-leden;
• Nieuwe en huidige ROCOVF-leden actief stimuleren om cursussen te volgen die een positieve bijdrage kunnen leveren aan hun inbreng in het ROCOVF;
• Zorgdragen voor een regelmatige terugkoppeling met de OV-autoriteiten (Provincie Flevoland en gemeente Almere) indien adviezen of andere ontwikkelingen binnen het ROCOVF daarom vragen;
• Het onderhouden van contacten met het landelijke ROCOVF door waar nodig verzoeken vanuit het landelijke ROCOV binnen de gestelde termijnen te bespreken en reactie te geven;
• Het vervullen van de taken van het secretariaat van het ROCOV Oost (samenwerking tussen de ROCOV’s van Flevoland, Gelderland en Overijssel) wanneer Flevoland aan de beurt is om deze taken te vervullen (één keer in de 3 jaar). Dit gaat dan om zo’n 5 overleggen per jaar.
• De secretaris draagt zorgt voor een overdraagbaar emailadres (vorm van emailadres nader af te stemmen), beheert deze mailbox, houdt het archief op orde en gebruikt het emailadres in alle (externe) communicatie als secretaris van het ROCOVF.

Eisen ten aanzien van de uitvoering
Punten die aandacht vragen in de uitvoering van het secretariaat zijn de volgende:

• Tijdige afstemming met de voorzitter en provinciale contactpersoon;
• De kwaliteit van de aangeleverde stukken borgen door te controleren of de vraagstelling en inhoud voldoende zijn voor een zinvolle bespreking in het ROCOVF, met bijzondere aandacht voor de onderbouwing van de adviesaanvragen en voorstellen;
• Het bewaken van de gemaakte afspraken met de partijen die zitting hebben in het ROCOVF;
• De verschillende doelgroepen en de verschillende gebieden in Flevoland zijn nog niet optimaal vertegenwoordigd in het ROCOVF. Hierin verwachten we dat ook de secretaris een bijdrage levert door het zoeken van contact met organisaties die nog niet vertegenwoordigd zijn, binnengekomen vragen van geïnteresseerden te beantwoorden, voorstellen te doen om leden te werven, potentiële leden te enthousiasmeren en uit te nodigen om een ROCOVF-overleg bij te wonen (dit in overleg met de voorzitter en provinciale contactpersoon).
• Het tijdig signaleren van openstaande acties, afspraken en daarop adequaat en proactief handelen;
• Het formuleren van adviezen, volledig conform het besprokene in de vergadering en met datgene wat is vastgelegd in het vergaderverslag, zodat de concepten daarvan binnen een week kunnen worden voorgelegd aan de leden van het ROCOVF.
• Het (overdraagbare) emailadres en het bijbehorende archief moet na het verlopen van de overeenkomst verplicht worden overgedragen worden aan de opvolgende secretaris.

Voor de mogelijke verlenging in het jaar 2025 geldt, dat de opdracht wordt uitgebreid naar 7 uur per week. Dit heeft te maken met aanvullende werkzaamheden voor het Secretariaat ROCOVF Oost.
NB: Dit geldt alleen voor 2025!!

Benodigd aantal professionals
1.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende dag: donderdag (ten tijde van het ROCOVF-overleg).

Minimumeisen/ knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau;
2. Beschikbaar voor minimaal 4 uur per week vanaf 15 januari 2023;
3. De werkzaamheden (het bijwonen van ROCOVF-overleggen) vinden plaats op het provinciehuis te Lelystad, een en ander afhankelijk van de richtlijnen vanuit het RIVM;
4. Een maximum uurtarief van €130,- exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon- werkverkeer en fee Flextender;
5. Aanwezig op in ieder geval: donderdag;
6. In staat om de opdracht individueel uit te voeren (vervulling in duo verband is niet mogelijk);
7. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-Middelen wordt verstaan laptop, telefoon en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token beschikbaar. Een flexwerkplek op het provinciehuis is beschikbaar.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
8. Aantoonbare werkervaring en kennis over het werkveld van het OV (benoem dit duidelijk in het cv.) (40 punten);
9. Aantoonbare werkervaring met beleidsmatige en bestuurlijke processen binnen lokale of regionale overheden (benoem dit duidelijk in het cv.) (20 punten);
10. Aantoonbaar netwerk binnen het werkveld van het OV (benoem dit duidelijk in het cv.) (10 punten)
11. Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van secretariële ondersteuning (30 punten);
a. Geen aantoonbare werkervaring met secretariële ondersteuning (0 punten);
b. Eerdere aantoonbare werkervaring met secretariële ondersteuning maar niet specifiek bij ROCOV’s (15 punten);
c. Eerdere aantoonbare werkervaring met het secretarieel ondersteunen van ROCOV’s (30 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/ de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Je hebt goede communicatieve vaardigheden en goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• Je hebt goede vaardigheden in structureren en plannen;
• Je hebt affiniteit met het openbaar vervoer;
• Je kunt ROCOVF-leden op een positieve manier stimuleren om hun kennis over het OV te verrijken;
• Je hebt een proactieve en flexibele houding;
• Je bent leergierig en nieuwsgierig.

Cv-richtlijnen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands. Uit het cv dient duidelijk naar voren te komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze functie.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen/ knock-outcriteria in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. Inschrijvingen met een lager uurtarief krijgen in dat geval de voorkeur boven inschrijvingen met een hoger uurtarief. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). In principe worden de beste drie kandidaten uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met het beoordelingsteam wat bestaat uit een vertegenwoordiger van de provincie (provinciale contactpersoon), vertegenwoordiger van de gemeente Almere en de voorzitter van het ROCOVF. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van het beoordelingsteam het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn van 10 dagen gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Overige informatie

• De provincie kan verzoeken tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;
• Er wordt voor zakelijke ritten een reiskostenvergoeding gehanteerd. Dienstreizen worden bij voorkeur met het openbaar vervoer gemaakt. De kosten hiervoor kunnen worden gedeclareerd. Is de plaats van bestemming alleen per auto bereikbaar, dan wordt een kilometervergoeding van €0,37 gehanteerd. Is de bestemming wel bereikbaar met openbaar vervoer, maar wordt er toch met de eigen auto gereisd, dan is de kilometervergoeding €0,14. De basis voor de uitbetaling van het aantal kilometers is de snelste reisafstand vanaf je standplaats, gemeten via routenet.nl. Reis je vanaf je huisadres rechtstreeks naar een bestemming en is die afstand korter dan vanaf je standplaats? Dan krijg je een volledige vergoeding op basis van deze kortere afstand. Reis je naar een bestemming waarbij je je standplaats passeert? Dan kun je alleen de afstand vanaf je standplaats naar de bestemming declareren.

Planning en meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 22 november 2022. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 23 november 2022 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De gesprekken zijn gepland op donderdag 1 december 2022 tussen 09.00 uur en 12.00 uur. De gesprekken vinden plaats op locatie in Lelystad (Visarenddreef 1). De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk woensdag 30 november 2022 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de uitkomst van de procedure.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 28 november 2022, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.