Inhuur projectsecretaris SSPC

Organisatie
Het Ministerie van Justitie en Veiligheid werkt aan een veilige en rechtvaardige samenleving via wet- en regelgeving, door mensen en organisaties rechtszekerheid en rechtsbescherming te bieden, hulp te bieden, eigen verantwoordelijkheid te stimuleren en in het uiterste geval hard op te treden waar nodig. Daarom luidt de missie van het Ministerie van: Het Ministerie van Justitie en Veiligheid werkt aan een veilige en rechtvaardige samenleving.

Directie/afdeling
Het Directoraat-generaal Migratie (DGM) staat voor een op maatschappelijk verantwoorde wijze en in overeenstemming met internationale verplichtingen gereglementeerde en beheerste toelating tot, verblijf in en vertrek uit Nederland van vreemdelingen, alsmede verkrijging van het Nederlanderschap of de intrekking daarvan. Binnen DGM wordt er in een publiek-private samenwerking gewerkt aan innovaties in grensmanagement. In dit specifieke geval betreft het een innovatief project op Schiphol.

Beschrijving omschrijving dienst, aanleiding en doel
De projectsecretaris draagt o.a. bij aan de implementatie van het European Entry-Exit Systeem op de luchthaven Schiphol. Dit is een complex programma met diverse stakeholders, belangen en afhankelijkheden waarbinnen verschillende IT projecten worden gerealiseerd en geïmplementeerd. De projectsecretaris is primair de 'ogen en oren' van de projectleider en is goed op de hoogte van de voortgang van - en ontwikkelingen in - het Self Service Passport Control (SSPC) project, dat zich richt op geautomatiseerde grenspassage op Schiphol. Hij of zij zorgt voor een geordende bedrijfsvoering en administratie. De programmamanager en de projectleiders worden daardoor ontlast en in staat gesteld om zich te richten op de realisatie van de projectdoelen en sturing van het programma.

De Projectsecretaris wordt ingezet voor de ondersteuning van de Projectleider en de Programmamanager bij de beheersing van het SSPC project.

Daartoe voert de Projectsecretaris de volgende taken nauwgezet uit:

• Organiseren, voorbereiden en notuleren van uiteenlopende vergaderingen en bewaken van daaruit voortkomende acties;

• Beheren van de projectadministratie, waaronder: planning, issue- en risicologboek en de financiële administratie;

• Opstellen, consolideren en analyseren van voortgangsrapportages;

• Beheren van het project- en programmadossier (archiveren van projectdocumentatie);

• Signaleren van (dreigende) afwijkingen en verstoringen aan de Projectleider/Programmamanager;

• Gevraagd en ongevraagd advies geven over processen en afstemming met stakeholders.

De projectsecretaris is primair de 'ogen en oren' van de projectleider en is goed op de hoogte van de voortgang van - en ontwikkelingen in - het SSPC-project. Hij of zij en zorgt voor een geordende bedrijfsvoering en administratie. De programmamanager en de projectleiders worden daardoor ontzorgt en in staat gesteld om zich te richten op de realisatie van de projectdoelen en sturing van het programma.

De Projectsecretaris wordt ingezet voor de ondersteuning van de Projectleider(s) en het programmamanager/kernteam bij de beheersing van het project. Daartoe voert de Projectsecretaris de volgende taken nauwgezet uit:

• organiseren, voorbereiden en notuleren van uiteenlopende vergaderingen en bewaken van daaruit voortkomende acties;

• beheren van de project-administratie, waaronder: planning, issue- en risicologboek en de financiële administratie;

• opstellen, consolideren en analyseren van voortgangsrapportages;

• beheren van het project- en programmadossier (archiveren van projectdocumentatie);

• signaleren van (dreigende) afwijkingen en verstoringen aan de Projectleider(s)

Programmamanager.
De projectsecretaris haalt voldoening uit het structureren en implementeren van de ‘projecten’. Hij of zij wordt enthousiast van het detecteren van onvolkomenheden in en tussen plannen, planningen en realisatie en rapportages. Hij/zij kan feedback geven zonder weerstand op te roepen bij de ontvanger door zijn/haar ‘can do’ opstelling. Competenties die de kandidaat daarnaast nodig heeft voor het succesvol vervullen van de opdracht zijn:

• Plannen en organiseren;

• Resultaatgerichtheid;

• Organisatiesensitiviteit;

• Netwerken;

• Motiveren.

Interviewcriteria
Zie omschrijving van de opdracht.

Meer informatie
Voor vragen omtrent de inschrijfprocedure en verdere afhandeling, bekijk de footer van deze pagina of ga naar onze Hoe Werkt Het-pagina. Toch nog vragen? Neem direct contact op met Britt Emmen via 06 39 84 53 67 of per mail via britt.emmen@kbenp.nl.

Tot uiterlijk 1 werkdag voor de sluitingsdatum is het mogelijk om te reageren op deze inhuuropdracht.