Omschrijving van de opdracht

Functieomschrijving

Als Management Ondersteuner voer je alle voorkomende werkzaamheden uit die terechtkomen op een secretariaat. Zo beheer je de agenda van de plaatsvervangend directeur en het hoofd staf maar organiseer je ook vergaderingen. Zo zorg je voor de planning van tijden en ruimtes maar zorg je ook voor de voorbereiding zoals de beschikbare stukken van (digitale) vergaderingen voor de programmadirectie. Dit kunnen interne periodieke vergaderingen zijn maar ook bijeenkomsten met externen. Je ontvangt de gasten en begeleidt ze naar de juiste plek in het pand. Je stelt agenda’s op voor vergaderingen en zorgt voor een kort verslag waar nodig. Je denkt vooruit en helpt ervoor te zorgen dat een nieuwe collega wordt verwelkomd met een bloemetje, dat een verjaardag niet wordt vergeten en dat er aandacht wordt besteed aan een zieke collega. Het werk omvat ook administratieve taken. Denk hierbij aan het doen van kleine bestellingen, het bijhouden van de afdelings-mailbox, factuurcontrole of bijhouden van verschillende overzichten. Als Management Ondersteuner plan en organiseer je veel, hou je voortdurend vinger aan de pols om er zeker van te zijn dat alles goed gaat en werk je graag samen met verschillende collega’s. Je weet wat er speelt binnen de programmadirectie en zorgt ervoor dat er zorgvuldig wordt gehandeld bij gevoeligheden. Omdat we met zijn allen aan een gezamenlijke opdracht werken zet je je talenten ook in op andere vlakken en spring je collegiaal bij waar je kan helpen.

De Eisen

• U heeft het CV bijgevoegd van de aangeboden Kandidaat in de map bij deze eis, waaruit aantoonbaar de werkervaring blijkt zoals in de offertaanvraag, de eisen en de wensen is beschreven. Het CV is maximaal 5 pagina’s lang en geschreven in de Nederlandse taal.

• Een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau.

• Een afgeronde opleiding in het vakgebied van secretarieel of management ondersteunend werk.

• Minimaal 2 jaar aantoonbare relevante werkervaring in een ondersteunende secretariële functie.

• Minimaal 2 jaar ervaring met MS Office en minimaal 1 jaar ervaring met digitale instrumenten als Webex en/of soortgelijke digitale toepassingen.

• 2 relevante referenties, die de volgende gegevens bevatten: naam referent, functie, organisatie, e-mailadres en/of telefoonnummer.

• Competentie: Plannen en organiseren, met de gedragsindicatoren: - Maakt een realistische inschatting van urgentie en belang van zaken - Houdt overzicht over de werkzaamheden en stelt prioriteiten - Schakelt snel tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving

• Competentie: Voortgangscontrole, met de gedragsindicatoren: - Bewaakt de naleving van afspraken, termijnen en routing - Handelt pro-actief en wijst anderen op tactvolle wijze op hun verantwoordelijkheden

• Competentie: Organisatiesensitiviteit, met de gedragsindicatoren: - Is op de hoogte van wat speelt binnen de organisatie, kent de gevoeligheden en handelt daarnaar - Is zich bewust van (in)formele regels, belangen en posities relevant voor het werkterrein en handelt daarnaar

• Competentie: Samenwerken, met de gedragsindicatoren: - Maakt afspraken met collega’s over werkverdeling en vervanging - Communiceert interne afspraken naar manager en/of medewerkers - Staat collega’s bij waar nodig - Geeft collega’s opbouwende feedback

De Wensen

• De leverancier heeft op welke wijze de kandidaat invulling geeft aan de vier competenties (Plannen en organiseren, Voortgangscontrole, Organisatiesensitiviteit en Samenwerken) volledig beschreven.

• De kandidaat heeft aantoonbare (werk)ervaring met het werken in een politiek en bestuurlijk gevoelige omgeving.

• Opleidingsniveau

• Geef aan hoeveel jaar de kandidaat aantoonbare werkervaring heeft op het gebied van Secretarieel / management ondersteunend werk.