Projectleider Transitiemanager Contractbeheer

Projectleider Transitiemanager Contractbeheer
Periode: Start tussen 1 mei en 1 juni 2024 voor circa 8 maanden. Met mogelijke opties tot verlenging
Belasting: Gemiddeld 12 tot 16 uur per week
Tarief: Maximaal 120,- per uur inclusief reiskosten, excl. BTW

Werken aan Utrecht
Utrecht groeit als geen andere Nederlandse stad. Deze groei gaat gepaard met stevige maatschappelijke en economische uitdagingen zoals voldoende betaalbare woningen, banen en een goede bereikbaarheid van de regio, maar ook het zorg dragen voor een stad waar iedereen kan meedoen en waar duurzame ontwikkeling en gezond stedelijk leven centraal staat. In het Coalitieakkoord 2022-2026 kiezen we voor gelijke kansen, betaalbaar wonen en klimaat, en in de Ruimtelijke Strategie Utrecht wordt richting gegeven aan deze ruimtelijke opgaven. Ruimtelijke Strategie Utrecht 2040 | Gemeente Utrecht - Omgevingsvisie

Dit is je werkplek
Deze opdracht wordt uitgevoerd binnen de afdeling Investeren & Exploiteren. Investeren & Exploiteren is een expertafdeling die bestaat uit ongeveer 60 collega's. Onderdeel hiervan zijn o.a. negen adviseurs van het team Cobeers, zij verzorgen voor de stad Utrecht het contractbeheer, het beheer van de erfpachtcontracten en de behandeling van snippergroenaanvragen. De focus ligt op het samen werken aan nieuwe initiatieven voor gebiedsontwikkeling.
Dit is de klus
Jaarlijks sluit Ontwikkelorganisatie Ruimte vele grote Anterieure- Uitgifte en Ontwikkelovereenkomsten af. In 2022 is een project gestart voor het inrichten van gedegen contractbeheer met betrekking tot deze contracten. Dit project is in 2023 naar tevredenheid geimplementeerd. Nu is het tijd voor een volgende stap om ervoor te zorgen dat onze interne dienstverlening verder kan groeien. De richting daarvoor is beschreven en loopt langs de lijnen de beheerde contracten optimaal benutten en aanvullende beheerfunctionaliteit toevoegen. Dit vraagt niet alleen om het bouwen aan het beheersinstrumentarium maar ook om een transitie in de manier van samenwerken met onze interne partners en stakeholders.

De afgelopen periode is een verkenning uitgevoerd bij onze stakeholders, om te onderzoeken welke wensen er leven met betrekking tot contractmanagement en contractbeheer binnen het organisatie onderdeel Ruimte. Vanuit deze verkenning wordt duidelijk dat er een flink ambitieniveau ligt om de vastlegging van contractinformatie en ook de handhaving van contractuele afspraken verder te professionaliseren. Hierbij valt te denken aan afspraken over bijvoorbeeld parkeren, (deel-)mobiliteit, zelfbewoningsplicht, duurzaamheid etc. Aanvullend speelt binnen de organisatie ook een migratie van het zaaksysteem, dat tevens functioneert als contractbeheer systeem.

Voor deze volgende stap zijn wij op zoek naar een Projectleider Transitiemanager Contractbeheer.

Concreet is je werk:
Het faciliteren van workshops over de taken, rollen en verantwoordelijkheden voor contractmanagement- en contractbeheer;
Het (begeleiden van het) opstellen van processen en werkafspraken die voortkomen uit de workshops;
Het inrichten van de uitvoering van de handhaving van contractafspraken;
Het (begeleiden van het) inrichten en opstellen van gewenste rapportages;
Het samen met IPM en team contractbeheer, begeleiden van de transitie naar een nieuw zaaksysteem en eventueel een nieuw rapportagesysteem;
Het stimuleren en begeleiden van verdere professionalisering van geimplementeerde contractbeheeronderdelen;
Bijdrage aan het verspreiden van kennis en kunde rondom contractmanagement en contractbeheer binnen de gehele Ontwikkelorganisatie Ruimte;

Dit is jouw inbreng
Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent en wat jij meebrengt om als projectleider transitiemanager aan de slag te gaan. Voor ons is het volgende belangrijk:

Je werkt gestructureerd en nauwkeurig. Jouw doelen haal je binnen de gestelde termijnen, dit doe je vanuit een cijfermatig inzicht en een sterke resultaatgerichtheid. Omdat je met uiteenlopende stakeholders werkt, ben je communicatief sterk.

Verder vragen wij:
Hbo of wo werk- en denkniveau. Bij voorkeur gericht op het raakvlak van contractbeheer en ruimtelijk beleid.
Minimaal vijf jaar ervaring met het inhoudelijk leiden en richting geven aan ontwikkeltrajecten en het begeleiden van teams in veranderingsprocessen.
Minimaal vijf jaar ervaring als senior contractbeheerder, met het organiseren en inrichten van contractbeheer, binnen een of meerdere zaaksystemen.
Aantoonbaar ervaring met de inrichting van contractbeheer-, en zaaksystemen en de bijbehorende werkprocessen binnen een grotere, bij voorkeur G4, gemeente.
Je bent flexibel en werkt zorgvuldig.

Goed om te weten:
Gesprekken zijn gepland in de week van 17 april. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Een deta-vast constructie kan, indien dit gewenst is door de Gemeente Utrecht, aanbieder en kandidaat, tot de mogelijkheden behoren.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beeindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.