Projectleider Migratie en informatievoorziening inbesteding ketenpartner schuldhulpverlening en Allegro basis op orde

Werk en Inkomen biedt onder andere schuldhulp aan inwoners om hen te helpen financieel zelfredzaam te worden. Binnen het al lopende programma Doorontwikkeling Schuldhulpverlening waarin deze dienstverlening op verschillende onderdelen wordt doorontwikkeld zoeken we een vervangende gedreven IT Projectleider die verantwoordelijk wordt voor het verder brengen van de 4 al lopende deelprojecten. Er is daarmee ook al een bestaand projectplan. De 4 deelprojecten zijn:

1. Datamigraties van taakapplicatie en documentsysteem van ketenpartner naar Gemeente Utrecht (Allegro en Zaaksysteem xxllnc zaken) en bijbehorende informatievoorziening

2. Doorontwikkeling van taakapplicatie Allegro

3. Datakwaliteit en sturingsinformatie uit taakapplicatie Allegro verbeteren

4. Aansluiting zoeken op DDAS (Data Delen Armoede en Schulden)

De datamigraties hebben de hoogste prioriteit en is een migratie waarbij 2 systemen (taakapplicatie en documentsysteem) van een ketenpartner gemigreerd moeten worden naar de 2 andere systemen van gemeente Utrecht. Bij de migratie zijn 3 externe partijen betrokken en DomstadIT als interne partij wat het een complex speelveld maakt.

De doorontwikkeling van Allegro richt zich op verschillende aspecten, zoals: trajecten opnieuw inrichten rekening houdend met de behoefte aan data en sturingsinformatie, werkprocessen optimaliseren, het in gebruik nemen van extra modules en het onderzoeken en inrichten van directe archivering in het systeem van archiefwaardige documentatie.

De kwaliteit van ingevoerde data in de taakapplicatie moet verbeterd worden, aangezien dit momenteel zorgt voor onvoldoende betrouwbare sturingsinformatie. Hierbij moet de vertaling naar het datawarehouse worden gemaakt.

DDAS (Data Delen Armoede en Schulden) is een initiatief waarbij verschillende organisaties, zoals het CBS, Divosa, NVVK en de VNG, samenwerken om gestandaardiseerde gegevens over armoede en schulden te verzamelen en te delen. Het op orde krijgen van de data en het automatisch delen van die data aan dit initiatief is van belang om vervolgens meer inzicht te krijgen hoe verschillende gemeenten het doen op schuldhulpverlening.

Je taken zijn:

• Het waar nodig actualiseren van het bestaande projectplan.

• Het bewaken van de voortgang en kwaliteit van de 4 deelprojecten.

• Het organiseren van een succesvolle en tijdige migratie van de taakapplicatie en het documentsysteem van de ketenpartner naar de taakapplicatie en het documentsysteem van gemeente Utrecht.

• Het zijn van inhoudelijke en technische gesprekspartner om de migraties inhoudelijk verder te brengen.

• Het implementeren van het uitgebreide postproces vanuit de ketenpartner.

• Het inrichten van managementinformatie voor het nieuwe team vanuit de ketenpartner.

• Het sturen op een betere inrichting van Allegro, met geoptimaliseerde werkprocessen met een verbeterde datakwaliteit.

• Het organiseren van een aansluiting op DDAS met het geautomatiseerd delen van delen met dit initiatief.

• Het aansturen van een multidisciplinair team wat onder andere bestaat uit informatiebeheerders, een testcoordinator, beleidsmedewerkers en nauwe samenwerking met de uitvoering van schuldhulpverlening.

• Het onderhouden van contacten met verschillende leveranciers en DomstadIT om resultaten te bereiken.

Resultaat van de opdracht

De projectleider realiseert een succesvolle migratie van de taakapplicatie en het documentsysteem van de ketenpartner naar de systemen van de gemeente Utrecht (Allegro en Zaaksysteem xxllnc zaken), inclusief het implementeren van het uitgebreide postproces en het inrichten van managementinformatie voor het nieuwe team. Hij/zij bewaakt de voortgang en kwaliteit van de vier deelprojecten binnen het programma Doorontwikkeling Schuldhulpverlening, stuurt op een betere inrichting van Allegro met geoptimaliseerde werkprocessen en verbeterde datakwaliteit, en organiseert de aansluiting op DDAS (Data Delen Armoede en Schulden) met geautomatiseerde datadeling. De projectleider werkt effectief samen met het multidisciplinaire team, leveranciers, DomstadIT en andere stakeholders en zorgt voor tijdige en inhoudelijke terugkoppeling aan de stuurgroep. Het resultaat is een stabiele, toekomstbestendige informatievoorziening en geborgde projectresultaten.

• Je beschikt over een WO werk- en denkniveau
• Je hebt minimaal 10 jaar ervaring met het leiden van projecten met een hoog ICT-gehalte.
• Je hebt eerder vergelijkbare opdrachten ingevuld bij de overheid, bij voorkeur bij een grote gemeente of G4 gemeente.
• Kennis en ervaring bij de Gemeente Utrecht, bij voorkeur binnen Werk en Inkomen, is een pre.

Wensen

• Kennis en ervaring bij de Gemeente Utrecht, bij voorkeur binnen Werk en Inkomen, is een pre.

Competenties

• Je weet welke technische en organisatorische stappen er gezet moeten worden bij migraties.
• Je bent technisch onderlegd.
• Je bent goed in stakeholdersmanagement.
• Je kunt goed omgaan met weerstand bij veranderingen en verschillende belangen in de samenwerking met externe partijen.
• Je bent besluitvaardig, communicatief sterk en in staat invloed uit te oefenen.
• Je maakt heldere planningen en stuurt op het behalen van de afgesproken resultaten.
• Je bent in staat de stuurgroep op tijd van de juiste informatie te voorzien zodat tijdig bijgestuurd kan worden indien nodig.
• Je ziet niet alleen het belang van een goede projectvoering, maar ook de borging van de resultaten en werkwijze vind je belangrijk.

Werk en Inkomen biedt onder andere schuldhulp aan inwoners om hen te helpen financieel zelfredzaam te worden. Binnen het al lopende programma Doorontwikkeling Schuldhulpverlening waarin deze dienstverlening op verschillende onderdelen wordt doorontwikkeld zoeken we een vervangende gedreven IT Projectleider die verantwoordelijk wordt voor het verder brengen van de 4 al lopende deelprojecten. Er is daarmee ook al een bestaand projectplan. Het aansturen van een multidisciplinair team wat onder andere bestaat uit informatiebeheerders, een testcoordinator, beleidsmedewerkers en nauwe samenwerking met de uitvoering van schuldhulpverlening.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor mee innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beeindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

Gemeente Utrecht heeft het voornemen om per mei 2026 gebruik te maken van een broker. Indien dit voornemen wordt gerealiseerd, zullen de overeenkomsten die doorlopen na 1 november 2026 via de broker worden gehercontracteerd. De hercontractering zal in dat geval plaatsvinden in oktober/november 2026. Bij deze hercontractering blijven de inhuurtermijn en het tarief ongewijzigd.