Projectleider aanbesteding/implementatie financieel pakket

Organisatie
Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Als afdeling Financiën willen we maximaal bijdragen aan de Nieuwegeinse samenleving. Dat doen we door met onze processen en systemen de organisatie zo goed mogelijk te faciliteren. Kernbegrippen in onze ambitie zijn: up-to-date en betrouwbare financiële administratie, digitale gegevensinput en -verwerking, actuele rapportages. Wij zoeken een financieel pakket dat ons maximaal kan ondersteunen in deze ambitie.

Opdracht
Voor de aanbesteding en implementatie van ons financieel pakket zoeken wij een projectleider. Ons doel is om per 1 januari 2027 te gaan werken met het nieuwe financieel pakket.

We zoeken een expert die met onze input het programma van eisen opstelt, en de aanbesteding begeleidt (van publicatie t/m definitieve gunning). Je pakt onder meer de volgende taken op:

• Opstellen van een gedetailleerd projectplan, inclusief afstemming in de diverse gremia (projectteam, stuurgroep, Financiën, ICT);
• Opstellen programma van eisen met input vanuit de organisatie;
• Samen met leden van het projectteam beantwoorden van vragen middels Nota van Inlichtingen en beoordelen van inschrijvingen.

Afhankelijk van de uitkomst van de aanbesteding zorg je vervolgens in afstemming met de gegunde partij voor een goede implementatie. Je pakt onder meer de volgende taken op:

• Afstemmen implementatieplan met de gegunde partij;
• Monitoren van de (voortgang van de) implementatie, testen en opleiden van gebruikers;
• Begeleiden van ingebruikname van het nieuwe pakket, beschikbaar houden van het oude pakket en nazorg.

In dit alles vervul je de rol van projectleider. Je coordineert daarmee ook de inzet vanuit de organisatie en bewaakt de samenhang met andere projecten. Je geeft leiding aan het projectteam en zit vergaderingen van de stuurgroep voor. Je stuurt werkgroepen aan en adviseert/rapporteert gevraagd en ongevraagd vanuit je expertise aan je opdrachtgever en de stuurgroep. In overleg met jou zorgen we voor een projectondersteuner die je administratieve taken (notuleren van vergaderingen, agendabeheer etc) uit handen kan nemen. We horen graag hoe je zelf denkt je rol als expert/projectleider het beste te kunnen invullen.

Op basis van de inschrijvingen zullen wij maximaal 3 kandidaten uitnodigen voor een persoonlijk gesprek. Aan hen vragen we om een compact plan van aanpak (maximaal 3 A4) aan te leveren en te presenteren, waarin wordt beschreven:

• Jouw aanpak en wat jou kenmerkt in je rol als projectleider/expert;
• De verwachte inzet in uren en het verloop daarvan tijdens het project van jou als projectleider;
• De benodigde capaciteiten en rollen vanuit onze organisatie met een indicatie van de ureninzet in de verschillende fasen van het project;
• De gewenste inzet in uren van de projectondersteuner en wat je van deze persoon verwacht;
• Minimaal 2 referenties van soortgelijke opdrachten;
• De wijze waarin is voorzien in vervanging wanneer de professional wegens onvoorziene omstandigheden (tijdelijk) niet beschikbaar is.
  
  

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in het werkgebied van ICT/Financiën;
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij een decentrale overheid;

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
4. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider met het aanbesteden en implementeren van financiële pakketten (30 punten);
5. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider en/of in een soortgelijke rol met de aanbesteding en implementatie van financiële pakketten bij decentrale overheden (20 punten);
6. Beschikbaar per uiterlijk 11 augustus 2025 (30 punten);
7. Beschikbaarheid voor de totale projectduur, tot en met 1^e kwartaal 2027 (20 punten);

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

 Competenties

• Deskundig;
• Teamspeler
• Pragmatisch;
• oplossingsgericht;
• In staat te schakelen op verschillende niveaus,

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg.

Planning
De fysieke gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 7 juli 2025 en/of woensdag 9 juli 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 4 juli 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De aanbestedende dienst vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Akkoord met een SROI regeling in de overeenkomst m.b.t. Social Return.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.
  • Indien u beschikt over een G-rekening, zal 25% op deze rekening worden gestort. Indien u geen SNA certificaat kunt overleggen zal er 55% op de G-rekening worden gestort.
  • Indien u niet beschikt over een G-rekening, moet er per kwartaal een verklaring van betalingsgedrag van de Belastingdienst worden overlegt.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 30 juni 2025, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 2 juli 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot donderdag 3 juli 2025, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.