Programmaondersteuner

Organisatie
We werken voor Hilversum, de mediastad van Nederland
Een groene tuinstad, met rijke historie, waar meer dan 93.000 unieke inwoners hun leven op eigen wijze vormgeven. Voor hen zijn we de meest nabije overheid; bereikbaar en toegankelijk. Open en nieuwsgierig, geven altijd antwoord en doen wat nodig is.

We zijn toegankelijk en betrouwbaar, transparant en realistisch in de afspraken die we maken. In onze werkwijzen zoeken we de balans tussen maatwerk en eenvoud. Maken slim gebruik van technologie, data en stellen dit zoveel mogelijk beschikbaar.

Bovenal doen we het samen, sluiten aan op wat er in de stad en in de regio gebeurt en zoeken de dialoog en de samenwerking. Met ons vakmanschap zijn we een betrouwbare partner.

Onze kernwaarden zijn dan ook Vertrouwen, Eenvoud, Betrokkenheid, Professioneel, Inclusief en Duurzaam.

We willen blijven leren en innoveren met het vizier op de stad.
Elke dag willen we dit waarmaken.
En als dat een keer niet lukt, spreek ons er dan op aan.

Als je bij ons werkt, kun je zijn wie je bent, ongeacht je achtergrond, hoe je eruitziet en van wie je houdt.

Omschrijving van de opdracht
Op 27 maart 2025 hebben Hilversum en Wijdemeren besloten tot bestuurlijke samenvoeging van beide gemeenten. Eerder is al besloten om de ambtelijke organisaties van Wijdemeren en Hilversum per 1 januari 2026 samen te voegen.

De komende periode wordt gewerkt aan de ambtelijke samenvoeging en de bestuurlijke samenvoeging. Voor de programmaorganisatie zijn de gemeenten per 1 juni 2025 op zoek naar een programmaondersteuner. In de rol van programmaondersteuner ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van dit project in de breedste zin van het woord en specifiek voor de twee programmamanagers.

Als programmaondersteuner ben je de rechterhand van de programmamanagers en ondersteun je de projectleiders in het programma. Samen creëren en houden jullie overzicht over de voortgang van het programma.

De belangrijkste toegevoegde waarde lever je door:

• Goed agendabeheer van programmanagers, projectleiders en het maken van afspraken met opdrachtgevers en bestuurders in beide gemeenten.

• Het opstellen van agenda’s en verslaglegging van overleggen binnen het programma.

• Het op orde houden van de programma-administratie.

Je thuis voelen in MS Teams en het meebrengen van goede contacten binnen Hilversum en Wijdemeren zijn belangrijke vereisten.

In de rol van programmaondersteuner ben je verantwoordelijk voor:

• Sparringspartner voor de programmamanagers: meedenken met/adviseren van de programmamanagers over te organiseren overleggen/afspraken en het bijhouden van de projectadministratie, knelpunten signaleren en ondersteuner in de breedste zin van het woord.

• Plannen en organiseren van vergaderingen voor projectteam en projectleider: voorbereiden van agenda’s voor overleggen en vastleggen van actie- en besluitenlijsten;

• Voorbereiding ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsproces: samenstellen van agenda’s;

• Bewaken planning: zicht houden op de deadlines, herinneren van teamleden aan acties, overzicht houden op gemaakte afspraken;

• Administratie en archivering: aanmaken van verplichtingen, afhandelen van facturen, bijhouden van stukkenstroom in iBabs (programma waarmee de gemeente werkt) voor bestuurlijke overleggen; verzorgen van een goede archivering.

• Faciliteren en organiseren bijeenkomsten: voor kleine en grote bijeenkomsten met collega’s.

Het programmateam, waar de programmamanagers en programmaondersteuner onderdeel van uit maken, is divers samengesteld met zowel medewerkers van de gemeente Hilversum als medewerkers van de gemeente Wijdemeren. Daarnaast wordt het projectteam aangevuld door expertise vanuit o.a. communicatie en financiën.

Van de programmaondersteuner wordt regelmatige aanwezigheid in Wijdemeren en Hilversum bij fysieke overleggen verwacht.

Vereisten/ knock-outcriteria

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;

2. Aantoonbare werkervaring met MS Office en MS-Teams (maak dit duidelijk aantoonbaar in het cv);

3. Aantoonbare werkervaring bij een gemeentelijke overheidsinstelling;

4. Aantoonbare werkervaring met Ibabs (maak dit duidelijk aantoonbaar in het cv);

5. Bereid om op locatie te werken minimaal 24 uur;

6. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als managementondersteuner of programmasecretaris binnen een overheidsinstelling;

7. Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer.

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)

8. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau (30 punten);

9. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als project- /programmasecretaris of ondersteuner van het bestuur/college van een gemeentelijke organisatie (30 punten);

10. Aantoonbare werkervaring met het plannen, organiseren én voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten (15 punten);

11. Uiterlijk beschikbaar per maandag 15 juni 2025 voor minimaal 32 uur gedurende de hele opdracht, inclusief verleggingen (15 punten);

12. Kandidaat beschikt aantoonbaar over een netwerk in Wijdemeren of Hilversum (10 punten).

Competenties

• Overzicht en structuur;

• Oog voor detail;

• Flexibiliteit;

• Communicatief sterk (mondeling en schriftelijk);

• Proactief;

• Creatief;

• Samenwerkingsgericht.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee
De externe partij brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag en donderdag andere dagen in overleg.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever worden gepland op een later moment. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo spoedig mogelijk. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Voor de ZZP'er

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Er wordt een VOG screening uitgevoerd conform de VOG screening van de gemeente Hilversum. De verwerkingstijd is maximaal 4 weken, en bij VOG-P screening maximaal 8 weken. De kosten van de VOG zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van de externe partij. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

• We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van de externe partij wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’.

• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).