Facilitair Coordinator

Organisatie
Gemeente Hilversum, mediastad in het groen
Zorgen voor nu en werken aan morgen
Met bovenstaand motto leggen we de verbinding tussen onze ambities voor Hilversum in de toekomst en de wensen en behoeftes die op dit moment bij de Hilversummers leven.

De afgelopen jaren is gewerkt aan een fundament waar we Hilversum verder op uitbouwen. Naar elkaar omkijken, goed bereikbare voorzieningen voor inwoners die dat nodig hebben, en veilige buurten vinden wij belangrijk. Het is onze wens dat inwoners voor elkaar zorgen en dat mensen zaken in hun eigen buurt of wijk kunnen regelen. En als het nodig is bieden we zorg of ondersteuning. Maar er is meer: ook toekomstbestendige werkgelegenheid, bereikbare woningen, een duurzame leefomgeving en voorzieningen op het gebied van sport, kunst en cultuur staan hoog op onze agenda.

Als gemeente willen we ín de maatschappij staan, niet ernaast. Hilversum moet een leefbare en veilige stad zijn, waar iedereen zich thuis voelt, waar inwoners zich gewaardeerd voelen en waar mensen zich in hun werk en vrije tijd kunnen ontplooien. Om samen met de Hilversummers op te trekken, blijven we in contact met inwoners, bedrijven en organisaties. Op die manier komen hun zorgen, ideeën en wensen rechtstreeks bij ons terecht.

Op maandag 7 maart 2022 hebben de 25 veiligheidsregio’s in Nederland opdracht gekregen van de landelijke overheid om per direct de opvang voor 50.000 Oekraïense vluchtelingen te organiseren en uit te voeren. Gemeente Hilversum heeft hierbij de vraag ontvangen om 2.000 vluchtelingen op te vangen. Op dit moment wordt vanuit het programma team opvang: Oekraïense vluchtelingen opvang verzorgd in twee gebouwen die voor opvang van vluchtelingen geschikt gemaakt zijn. Dit betreft ongeveer 400 vluchtelingen op het Thebepand (Thebe 22). Het gebouw is gehuurd voor de duur van 5 jaar tot april 2027. Op de Philipslocatie worden ongeveer 500 vluchtelingen opgevangen. Deze locatie is voor 3 jaar gehuurd. Het dagelijks beheer (1e lijn) wordt op het Thebepand verzorgt door het Leger des Heils en op de Philipslocatie wordt deze door Vizion verzorgt. Beide beheerders  hebben een vaste huismeester op locatie die de dagelijkse facilitaire dienstverlening op locatie begeleiden, vastleggen in een systeem en op basis daarvan acties uitzetten naar leveranciers. Alle grote facilitaire contracten zijn aanbesteed en de leveranciers verlenen hun dagelijkse dienstverlening.

Omschrijving van de opdracht
De komende maanden dient een stabiele facilitaire dienstverlening op de locaties verder te worden ingericht. Op de afgesloten contracten dient contractmanagement uitgevoerd te worden op basis van de afgesloten SLA’s. Gemeente Hilversum maakt hierbij gebruik van de Cats CM methodiek. Wij zijn op zoek naar een Facilitair Coördinator die samen met de Programmamanager Opvanglocaties het contractmanagement en dagelijks beheer (2e-lijns werkzaamheden) voor de gebouwen verder kan optimaliseren / begeleiden.

Facilitair Coördinator vluchtelingenopvang locaties

Functieomschrijving:

• De Facilitair Coördinator is verantwoordelijk voor het beheer, inrichting en contracmanagement van de vluchtelingenlocaties binnen de gemeente Hilversum. Hij of zij is een verbinder die contacten onderhoud met het programmateam, locatiemanagement, de leveranciers, de huismeesters en de collega’s uit het facilitaire team van de gemeente. Hij of zij is verantwoordelijk voor de (facilitaire) contracten ten behoeve van de vluchtelingen opvanglocaties (o.a. beveiliging, schoonmaak, catering);

• herkent de behoefte vanuit het locatiemanagement en hoe de leveranciers daaraan kunnen bijdragen, zorgt ervoor dat de lopende contracten goed blijven aansluiten bij de gebruikersbehoefte;

• is verantwoordelijk voor het vormgeven van en toezien op een juiste implementatie van de in de inkooptrajecten afgesproken dienstverlening;

• bewaakt, analyseert en bestuurt de dienstverlening van de leverancier. Hij of zij verricht hiertoe onder andere leveranciersbeoordelingen en voorziet leveranciers en interne klanten van informatie en feedback;

• lost operationele/tactische knelpunten op, past contracten zo nodig aan, verzorgt verlengingen en levert rapportages op aan de programma organisatie.

Vereisten / knock-outcriteria

1. Afgeronde HBO opleiding in de richting van Facilitair Management of Hotelschool;

2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het opstellen van facilitaire contracten in de afgelopen 5 jaar (benoem dit duidelijk in het cv);

3. Aantoonbare werkervaring met het inrichten van een facilitaire contractenadministratie in de afgelopen 3 jaar (benoem dit duidelijk in het cv);

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)

4. Uiterlijk beschikbaar per maandag 2 juni 2025 voor minimaal 24 uur per week (20 punten);

5. Aantoonbare werkervaring met het coördineren van 2e-lijns facilitaire dienstverlening in de afgelopen 2 jaar (Benoem dit duidelijk in het cv) (30 punten);

6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van de contractmanagementcyclus zowel op het gebied van hard- als soft services (benoem dit duidelijk in het cv) (10 punten);

7. Aantoonbare werkervaring met het inrichten van een facilitaire contractenadministratie in de afgelopen 5 jaar, blijkend uit minimaal 2 referentie-projecten (benoem dit duidelijk op een aparte pagina in het cv) (30 punten);

8. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen een gemeentelijke of overheidsinstelling (10 punten).

Competenties

• In het bezit van een HBO opleiding in de richting van Facilitair Management, Hotelschool of gelijksoortige opleiding;

• Enkele jaren ervaring als Facilitair Coördinator;

• Heeft kennis van zowel hard- als softservices;

• Heeft kennis van de CATS CM-methodiek;

• Bekend met werken voor een non-profit organisatie;

• Bekend met begeleiden van Europese aanbestedingstrajecten;

• Werken vanuit een brede scope, bijvoorbeeld bereid zijn om werkzaamheden over te nemen van een collega binnen het facilitaire team of binnen het programma vluchtelingen

• Goed ontwikkeld beoordelingsvermogen en organisatiebewustzijn;

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee
De externe partij brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr/ in overleg,

Planning
De gesprekken bij de gemeente worden gepland in overleg met de best passende kandidaten. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Voor de ZZP'er

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). De kosten hiervan zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van de externe partij. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

• We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van de externe partij wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het formulier ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’.

• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).