Maatschappelijke Voorzieningen - Programmasecretaris team JZB

Opdrachtomschrijving
De directie Maatschappelijke Voorzieningen is voor het informele team Jeugd, Zorg en Basisvoorzieningen (JZB) op zoek naar een enthousiaste, flexibele en initiatiefrijke programmasecretaris (minimaal 12 maanden, 24 tot 32 uur per week, indicatief uurtarief 70/90). Het team is verantwoordelijk voor de realisatie van maatschappelijk vastgoed voor JZB-voorzieningen. 

Het team projecten Jeugd, Zorg en Basisvoorzieningen (JZB) werkt onder aansturing van de opdrachtgevers van de afdeling Opdrachten en Realisatie binnen de directie Maatschappelijke Voorzieningen en is verantwoordelijk voor de realisatie van zo'n 70  maatschappelijke voorzieningen in Amsterdam en Weesp. Deze voorzieningen zijn nodig zodat de stad leefbaar, compleet en inclusief is en blijft. Zo creëren we met elkaar een stad waar iedereen de kans krijgt om mee te doen en zich kan ontwikkelen. Dit team bestaat uit opdrachtgevers, adviseurs, projectmanagers,  bouwmanagers en de toekomstig eigenaar van het vastgoed. Zij komen allemaal vanuit verschillende directies. Goede onderlinge samenwerking is daarom essentieel. Om die samenwerking te versterken vinden er verschillende samenwerkingsoverleggen plaats en worden er gezamenlijke bijeenkomsten georganiseerd. Als programmasecretaris heb je hier een centrale rol in. Zo ben je een natuurtalent als het gaat om plannen en organiseren van die werkzaamheden. Alsof je in een cockpit zit, houd jij het overzicht. Als rechterhand van de ambtelijke opdrachtgevers denk je graag actief mee en voorruit, eigenlijk heb je al iets in werking gezet voordat er iemand er om heeft hoeven te vragen. Je haalt plezier uit het scheppen van orde in de chaos en hebt een opgewekte hands-on mentaliteit.  Je laat je niet afschrikken door diverse automatiseringssystemen en kan je dit snel eigen maken. Sinds kort zijn we gaan werken in MS-Teams. Om de samenwerking hierin optimaal te laten verlopen is de nodige structuur nodig. Ook moet hier nog een inhaalslag gemaakt worden om alle documenten in de nieuwe structuur te plaatsen. Daarnaast zijn we onze werkprocessen aan het door ontwikkelen die geborgd moeten worden. Je bent van betekenisvolle waarde voor zowel het bouwen van de structuur als het borgen van de processen. 

Verder is binnen het werkpakket voldoende ruimte om het initiatief te nemen en om werkzaamheden naar je toe te trekken.  

Wij vragen je om minimaal 2 dagen fysiek aanwezig te zijn op kantoor, waarbij de dinsdag op Weesperplein 8 en de maandag of donderdag op Amstel 1. 

Werkzaamheden

In aanvulling op de opdrachtformulering bestaan de klussen op hoofdlijnen uit: 

• Voorbereiden van overleggen van onder meer de stuurgroep. Je stelt hiervoor de agenda op, maakt verslag en zet de acties uit en bewaakt deze 

• Coördineren van rapportages en bestuurlijke besluitvorming voor directie en bestuur en stelt de bijbehorende voordrachten op in samenspraak met de opdrachtgevers 

• Bewaken van deadlines en planningen 

• Coördinerende rol voor het structureren en vormen van werkdossiers in MS Teams 

• Borging werkprocessen 

• Organiseren van themabijeenkomsten en presentaties 

• Faciliteren van de ambtelijke opdrachtgevers bij onder meer overleggen, verbetering van werkprocessen 

Je rapporteert over de voortgang van je inzet aan een van de ambtelijk opdrachtgevers JZB. Dit doe je op eigen initiatief en je zorgt dat je tenminste tweewekelijks elkaar treft om de voortgang te bespreken. Benoem vooraf schriftelijk de bespreekpunten en bevestig achteraf tenminste de besproken risico’s per email. Je neemt verantwoordelijkheid om te zorgen dat de betrokkenen op elk niveau telkens tijdig en volledig zijn geïnformeerd.  

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

De opdrachtgever(s)
De directie MV zorgt samen met haar partners in het sociale en fysieke domein voor het inzichtelijk maken van de opgave, om op de juiste plekken in de stad voorzieningen te realiseren en te exploiteren. De Directie is bij de ontwikkeling van gebieden het eerste aanspreekpunt voor de projectteams voor alle maatschappelijke voorzieningen en werkt daarbij in opdracht van de beleidsdirecties Onderwijs, Jeugd en Zorg, Stadsdelen, Kunst en Cultuur, Sport en Bos, WPI en GGD. Door de bundeling van verschillende expertises en de focus op ontwikkelvraagstukken is directie MV een dynamische club professionals, gericht op het handen en voeten geven aan de Amsterdamse ambities voor een inclusieve, leefbare en gezonde stad. De directie Maatschappelijke Voorzieningen bestaat uit de teams Onderwijshuisvesting, Stad en gebied, Projecten.

Eis - Draaideurconstructie
Is de aangeboden kandidaat in de afgelopen 2 jaar in loondienst geweest bij de gemeente Amsterdam?

Let op antwoordmogelijkheden:
Nee, kandidaat is in de afgelopen 2 jaar niet in loondienst geweest bij de gemeente Amsterdam.
Ja, kandidaat is in de afgelopen 2 jaar wel in loondienst geweest bij de gemeente Amsterdam. (KO)

Eis - Eigen Verklaring Arbeidsovereenkomst tussen Inschrijver en Kandidaat

De kandidaat van de voorlopig winnende Inschrijver (voornemen tot gunnen opdracht) moet op het moment van de start van de opdracht in loondienst zijn van de Inschrijver voor minimaal het aantal uren en de looptijd van de opdracht (incl. eventuele verlengingen).

De voorlopig winnende Inschrijver levert binnen 2 werkdagen na het bericht van het voornemen tot gunning via Mercell deze, door de voorlopig winnende Inschrijver en aangeboden kandidaat getekende versie van de Eigen Verklaring aan.

Als dit document niet tijdig is aangeleverd wordt de Inschrijving terzijde gelegd.

De gemeente is gerechtigd eventueel aanvullende stukken op te vragen ter onderbouwing van de eis.

Let op antwoordmogelijkheden:
Ja, kandidaat is in loondienst van Inschrijver.
Nee, kandidaat is niet in loondienst van Inschrijver. (KO)

Kennis

• Eis - CV toevoegen
  U voegt het cv toe van de kandidaat. Het cv is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 5 A4 groot.
  Als een cv meer dan 5 A4 omvat worden alleen de eerste 5 A4 meegenomen in de beoordeling.
  Het cv dient enkel en alleen ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Als het cv niet overeenkomt met de door u gegeven antwoorden kan de gemeente Amsterdam besluiten uw offerte af te wijzen.

• Eis - Werk- en denkniveau
  De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een hbo werk- en denkniveau.

• Eis - Opleiding
  De aangeboden kandidaat is in het bezit van een erkende hbo diploma.

• Eis - Toevoegen motivatie
  Geef in maximaal 1 A4 aan waarom uw kandidaat de meest geschikte is voor deze opdracht.

Ervaring

• Eis - Werkervaring
  De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar werkervaring als project-/programma secretaris.

• Eis - Werkervaring
  De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar kennis en ervaring met het werken binnen de applicatie MSTeams.

• Wens - Werkervaring
  De aangeboden kandidaat heeft  minimaal 1 jaar werkervaring in een grote gemeentelijke organisatie op het gebied van projectmanagement.

• Wens - Werkervaring
  De aangeboden kandidaat heeft  minimaal 1 jaar werkervaring werkervaring opgedaan in een coördinerende rol.

• Wens - Werkervaring
  De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van verandermanagement.