Strategisch coordinator griffie

De organisatie
De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!    

In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.   

Team
De griffie bestaat uit een klein team (8 personen) dat werkt in een hectische en dynamische omgeving. Achter de schermen regelen we alles wat de raad nodig heeft om zijn werk goed te kunnen doen. Dat is heel breed en loopt van facilitaire ondersteuning tot (politieke) advisering en coaching. Daarnaast zijn we ook ambitieus om het functioneren van de lokale democratie te versterken en verder te ontwikkelen. Bijvoorbeeld door het ondersteunen van inwoners die een burgeramendement in willen dienen (een experiment van de gemeenteraad). En ook door het ontvangen van schoolklassen die meer willen weten over de werking van de lokale democratie.

Door recente uitbreidingen en pensionering zijn veel medewerkers nog nieuw bij de griffie. De griffie is daarmee een team in ontwikkeling. Dat zorgt voor uitdagingen en biedt tegelijkertijd kansen om te bouwen aan een nieuw, bevlogen griffie-team, dat werkt aan verdere professionalisering van de raad en de raadsondersteuning. De strategische coördinator is: 

Verantwoordelijk voor de transitie naar een strategische griffie:

• Uitwerking en verder invulling visie strategische griffie Zeist;
• Vertaalslag van visie naar het opstellen van een roadmap voor de weg van nu naar die visie;.
• Actief betrekken medewerkers griffie bij de transitie en mee laten werken aan de uitvoering;.
• Samen met P&O-adviseur of andere deskundige plan maken en uitvoeren voor teamvorming en structurele teambuilding borgen.

Aanjager en rechterhand van de griffier voor inrichting dagelijkse werkprocessen:

• Omslag bewerkstelligen van ad hoc-werken naar een balans met ook langetermijndoelen;.
• Werkplan opstellen hoe te komen tot een gevuld ‘handboek griffie’, waarin de werkprocessen en taken beschreven staan;.
• Coördineren van intern werkoverleg;.
• Coördineren van de verdeling van verantwoordelijkheden en werkzaamheden, passend bij ieders functie.

Opstellen van een griffie-agenda en vervolgens coördineren en stimuleren van de uitvoering van projecten, zoals.:

• Automatische koppeling tussen raadsinformatiesysteem en zaaksysteem;
• Digitaal ondertekenen;
• Werving nieuwe griffier;
• Afscheid huidige griffier;
• Voorbereiding gemeenteraadsverkiezingen  2026;
• Verdere uitwerking beschrijvingen werkprocessen;
• Actualiseren Reglement van Orde en andere verordeningen;
• Actieve rol van de griffie in de Onboarding Zeist en periodiek via Zeist Academie over rol van de raad.

In de praktijk:

• Is de strategisch coördinator aanwezig op de werkvloer op in elk geval dinsdag en donderdag.;
• Werkt de strategisch coördinator bij de start zo’n 24 uur per week voor de griffie, na verloop van tijd (bij verlenging) kan het aantal uren naar beneden worden aangepast. Naar verwachting zal de opdracht doorlopen tot de start van de nieuwe griffier (laatste kwartaal 2026);
• Houdt de strategisch coördinator afstand tot het politieke proces, deze persoon heeft daar geen rol in (uitzonderingen daargelaten).

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau;
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als griffier / raadsadviseur in de afgelopen 10 jaar;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten en coördineren van veranderingsprocessen;
4. Minimaal 3 jaar aantoonbaar werkervaring als leidinggevende

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
5. Aantoonbare werkervaring met veranderingsprocessen, bijvoorbeeld als programmamanager/projectleider binnen een gemeente (20 punten);
6. Minimaal 3 jaar aantoonbaar werkervaring als leidinggevende  voor een team groter dan 5 medewerkers (benoem dit duidelijk in het cv) (40 punten);
7. Aantoonbare werkervaring in het strategisch adviseren van de raad / gemeente / griffie team (30 punten);
8. Uurtarief maximaal €130,- exclusief btw / inclusief reiskosten woon-werk en fee Flextender (10 punten);

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
Daadkracht, organisatiesensitiviteit, strategisch inzicht, communicatieve vaardigheden

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie Alle cv's CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De Alle cv's kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties).

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 13. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 19 december 2024, avanaf 14:15 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 18 december 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Overige informatie

• De gemeente stelt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht. De VOG moet binnen 4 weken na de start worden aangeleverd bij Flextender.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 11 december 2024, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 13 december 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot maanda 16 december 2024, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.