Ambtelijk secretaris OR

Organisatie
Je komt te werken voor een kleine bijzondere gemeente. Een uniek stukje Nederland, waar zo’n 27.000 mensen wonen. Wassenaar ligt midden in het groen aan de Zuid-Hollandse kust, direct naast de bestuurlijke hoofdstad Den Haag met een diverse bevolking; één op de 5 inwoners heeft bijvoorbeeld een internationale achtergrond. Wassenaar is een heel gevarieerde gemeente; met prachtige landgoederen, strand, natuur- en waterwingebied, residenties en de ambassade van de Verenigde Staten.

Spreekt onze werkcultuur met de kernwaarden respectvol, verantwoordelijk en omgevingsgericht jou aan? Als het antwoord ‘ja’ is dan kijken we uit naar jouw reactie. Laat ons weten waarom jíj een aanwinst bent voor Wassenaar.

Opdracht
Als ambtelijk secretaris zorg jij voor alle inkomende en uitgaande correspondentie. Vergaderingen organiseren, notuleren en verslaglegging zijn voor jou geen probleem. Daarnaast regel jij de planning en zorg je ervoor dat alle betrokken partijen op de hoogte zijn, zodat alle actiepunten worden afgehandeld. Je hebt ervaring in het opstellen van onder meer conceptadviezen en adviseren over communicatie met de achterban. Verder is het voor jou geen probleem om het archief te beheren en hieruit de benodigde informatie te vinden en te delen. Jij bewaakt de naleving van de wetten, procedures en afspraken m.b.t. de medezeggenschap.

Daarnaast help je de raden bij het opbouwen en continueren van in- en externe contacten, waaronder die met de gesprekspartner.

Je adviseert bij inhoudelijke meningsvorming bij de behandeling van onder meer advies- en instemmingsaanvragen. Je bent alert op medezeggenschap gerelateerde ontwikkelingen binnen- en buiten de organisatie en weet deze ontwikkelingen te vertalen naar gevolgen voor de medezeggenschap. Tenslotte ben je sparringpartner voor het dagelijks bestuur en andere stakeholders binnen de medezeggenschap.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als ambtelijk secretaris van een ondernemingsraad;
2. Uurtarief maximaal € 70,- exclusief btw/ inclusief reiskosten woon-werk en Fee Flextender.
3. Uiterlijk per 1 december 2024 beschikbaar voor 8 uur per week voor de volledige duur van de opdracht;
4. Minimaal een afgeronde hbo-bachelor opleiding (20 punten);

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
5. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als ambtelijk secretaris van een ondernemingsraad (40 punten);
6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het bieden van secretariële en beleidsmatige ondersteuning aan OR-leden in de afgelopen 5 jaar (30 punten).
7. Aantoonbare werkervaring met het adviseren van bestuurders, benoem waar deze is opgedaan (20 punten)
8. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente. (10 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
- Je bent flexibel;
- Je bent empathisch;
- Je denkt in oplossingen;
- Je bent communicatief en schriftelijk vaardig;
- Je beschikt over bestuurlijke sensitiviteit;
- Je voelt goed aan wat er leeft in de organisatie.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort kan stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag t/m vrijdag.

Planning
De gesprekken bij de gemeente Wassenaar zijn gepland tussen woensdag 13 november 2024 en vrijdag 15 november 2024. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 12 november 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie
- Wassenaar zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.
- Een harde vereiste is dat de opdrachtnemer niet meer dan twee opdrachten, waar deze huidige opdracht tevens onder valt, gedurende de inhuurperiode heeft lopen. Geacht wordt om de uren genoemd in de arbeidstijdenwet te handhaven.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 5 november 2024, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 6 november 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot donderdag 7 november 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.