Projectleider ICT (Contractmanagement systeem)

Organisatie
Wij zijn een samenwerkingsverband van 14 gemeenten. Het verbinden van verschillende partijen en belangen is onze kracht. We werken aan de meest innovatieve en uitdagende projecten op het gebied van mobiliteit. Werken bij de Vervoerregio betekent hét verschil kunnen maken in de OV-keten in de Amsterdamse regio. Bij alles dat we doen, leveren wij een essentiële bijdrage en geven we richting aan het verbeteren van mobiliteit, de bereikbaarheid en leefbaarheid in de regio Amsterdam. Wil jij dat ook? Dan zijn wij op zoek naar jou! 

Opdracht

2: Functieomschrijving

• Als Projectleider ICT ben je verantwoordelijk voor de aanschaf en implementatie van een contract management system. Je stuurt op het proces en verdiept je in de materie. Je begint met een projectmandaat en gaat in gesprek met de betrokken teams, de informatiemanager en de stuurgroep over hoe je het werk dat al gedaan is kan voortzetten tot het gewenste en tijdige eindresultaat. Als kartrekker zorg je voor een plan van aanpak, bewaak je de voortgang en schakel je de betrokken inhoudelijke collega’s in om het project tot een succes te brengen.

Achtergrond:

• Meerdere teams hebben behoefte aan een contractmanagementsysteem. In het bijzonder team CC, dat het systeem wil gebruiken voor concessies en onder andere AMRI. Maar inkoop wil het systeem gebruiken voor meerdere kleine contracten, waarbij zaken als het bijhouden van einddata en budgetten van belang is. Het achterliggende doel is het professionaliseren van monitoring en contractmanagement binnen de Vervoerregio.

• In een eerder stadium zijn wensen van de teams opgehaald. Na meerdere verkennende gesprekken en presentaties is het oog gevallen op MyContractmanager van Bizaline. Op dit moment vinden verdere gesprekken plaats om geschiktheid, technische eisen en het inkoopproces inzichtelijk te krijgen. Het lijkt er daarbij op dat er geen Europese aanbesteding nodig is. Budget voor aanschaf/gebruik van het systeem moet nog worden geregeld en ondergebracht in de budgetten van team bedrijfsvoering. Dit is onderdeel van de opdracht.

• Mocht dit systeem het niet worden, verandert de opdracht en zal er waarschijnlijk wél een aanbestedingsprocedure moeten worden gevoerd.

• Team CC heeft als nadrukkelijke wens om per 1januari te kunnen starten met gebruik van het systeem voor in ieder geval de concessie Amsterdam.

Wat breng je mee?
Kennis van Microsoft Teams en Sharepoint is vereist.
Kennis van inkoop en implementatie processen van ict systemen is vereist.
Kennis van complexe (concessie) contracten en contractmanagement is een pre.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider ICT;
3. Aantoonbare werkervaring met de aanschaf van ICT systemen;
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider met de implementatie van een ICT systeem;
5. Aantoonbare werkervaring met de aanschaf en implementatie van een ICT systeem bij een overheidsinstelling;

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
6. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider met implementatie van een ICT systeem (30 punten);
7. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met de aanschaf van een ICT systeem (20 punten);
8. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met de aanschaf en implementatie van een contractmanagement systeem bij een overheidsinstelling (25 punten);
9. Uurtarief maximaal 115,- exclusief BTW / inclusief reiskosten woon-werkverkeer (10 punten)
10. Aantoonbare Kennis van Microsoft Teams en Sharepoint (5 punten);
11. Uiterlijk beschikbaar per 14 oktober 2024 voor 16 tot 20 uur per week (10 punten);

Competenties

• Procesmanagement: Beheersing van en over het project;

• Projectinitiatie: Starten met een projectmandaat en het gesprek aangaan met de betrokken collega’s die beschikbaar zijn voor het projectteam;

• Projectinrichting: Inrichten van een project inclusief planning, budget, governance en aanpak;

• Verbinden: In ieder geval de teams CC, inkoop, JZ, facilitair, informatiebeheer en financiën hebben allen belang bij het implementeren en gebruik van het systeem. De capaciteit bij de teams is beperkt. Jij formuleert de vragen die specialisten moeten beantwoorden en zorgt voor voortgang, terwijl je de inhoudelijke collega’s ontzorgd. Ook is er interactie met het project implementatie WMEBV en moet hier nog afstemming plaatsvinden over scope afbakening. Tot slot begeleid je het implementatieproces en zorg je in overleg met de leverancier voor een haalbare planning (en capaciteitsvraag) voor de teams;

• Productontwikkeling: Zorgen voor het omzetten van de wensen en eisen tot nu toe naar een werkzame inrichting van het product met efficiënte processen;

• Voortgangsbewaking en rapportage: Voortgang bewaken en rapporteren aan de stuurgroep en zorgen voor verwachtingsmanagement;

• Documentatie: Opstellen van Project Initiatie Documentatie (PID) en projectfase plannen;

• Communicatie en stakeholdercoaching: Overleg en afstemming met opdrachtgever, leverancier en gebruikers, en coachen van stakeholders. Indien nodig managen van verwachtingen;

• Advies: Adviseren over de inzet en zorgen voor inrichting van het systeem, het aanstellen van applicatie eigenaren, beheerders en overleg met collega’s;

• Projectdelivery: Realiseren van projectresultaten en bijsturen van het plan indien nodig;

• Verandermanagement: Zorgen dat het project blijvende waarde oplevert;

• Consultancy: Signaleren van kansen en ontwikkelingen buiten het project.

Functieschaal
Deze opdracht is ingedeeld in functieschaal 11/12.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op een deel van de volgende werkdagen: in overleg.
hybride werken: ja maar met enige regelmaat is aanwezigheid op locatie vereist.  

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 09 oktober 2024 van 10:00 uur tot 13:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 8 oktober 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Voor de zzp'er

• De opdrachtgever heeft er voor gekozen om Flextender als broker in te zetten. Na gunning verzorgt Flextender derhalve de contractafhandeling, urenregistratie en facturatie. Dit betekent dat u een overeenkomst afsluit met Flextender. De overeenkomsten zijn als model bijgevoegd in het reactieformulier (Model 4 in geval u een ZZP’er bent, Model 5 in geval u een Toeleverancier bent die een zzp’er aanbiedt en Model 6 in het geval u een Toeleverancier bent de Tijdelijke medewerker detacheert). U zal in casu factureren aan Flextender middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. Door in te schrijven gaat u ermee akkoord middels deze constructie de opdracht uit te voeren.

• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.

• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.