Specialist werkplek hardware

Het Kenniscentrum Inkoop is recent gestart met een aanbestedingsproject voor de verwerving van aan de werkplek gerelateerde hardware.

Momenteel wordt onderzocht welke hardware hier exact onder valt, maar vooralsnog wordt gekeken naar de volgende producten:

• Vaste werkplekken (desktop PC’s);

• Mobiele werkplekken (laptops);

• Tablets;

• Smartphones;

• Randapparatuur/accessoires (beeldscherm, toetsenbord, muis, lokale printer/scanner, speakers, headset, camera/webcam, etc.).

Daarnaast is ook behoefte om aan deze hardware gerelateerde dienstverlening te verwerven.

Hierbij wordt op dit moment gedacht aan:

• Advisering over in te zetten producten.

• Fijnmazige distributie van producten, bijvoorbeeld ook naar huisadressen.

• Installatie/configuratie van producten op basis van gemeente specifieke wensen.

• Stickeren en registeren (bijhouden CMDB) van producten.

• Refurbishen apparatuur en aanbieden (intern en extern) van refurbished apparaten.

• Afvoeren/recyclen van producten.

Het Kenniscentrum Inkoop van VNG Realisatie is op zoek naar een specialist die een diepgaande (technische) kennis heeft over deze producten, die weet welke dienstverlening organisaties nodig hebben voor een professionele inzet en exploitatie van deze producten, die de markt voor de levering van dit type producten en dienstverlening kent en die in staat is zelfstandig deze kennis helder te beschrijven in programma’s van eisen waar marktpartijen op kunnen offreren.

De specialist werkplek hardware moet tevens in staat zijn om zijn/haar ideeën te presenteren aan zowel kleinere als grote groepen afgevaardigden van in de aanbesteding geïnteresseerde gemeenten en moet deze gemeenten kunnen overtuigen van de juistheid van de keuzen en de koers die hij/zij samen met het aanbestedingsteam uitzet. Het is wenselijk als de specialist ervaring heeft met het doorlopen van één of meer Europese aanbestedingstrajecten.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden:

• Opleveren van documenten met specificaties van de te verwerven producten, geschikt voor formele opname in aanbestedingsstukken;

• Opleveren van documenten met specificaties van de te verwerven diensten, afgestemd op de behoeften van de betrokken gemeenten;

• Opleveren van documenten waarin de serviceniveaus van de te verwerven producten en diensten zijn gespecificeerd;

• Opleveren van documenten waarin de marktconformiteit (functioneel en financieel) gedurende de looptijd van de overeenkomsten wordt geborgd;

• Opleveren van documenten waarin de vereiste voor rapportage over de te leveren producten en diensten helder zijn vastgelegd;

• Verzorgen van presentaties van de opgeleverde documenten/resultaten aan diverse groepen (voornamelijk gebruiksgroepen) en verkrijgen van instemming of akkoord;

• Leveren van inhoudelijke bijdragen aan de wervingsstrategie op basis van actuele materie- en marktkennis;

• Opleveren van aanvullende bijdragen aan projectresultaten indien relevent, in afstemming met het projectteam.

De documenten die de specialist oplevert worden opgenomen in de te sluiten overeenkomsten. Dit betekent dat specificaties en beschrijvingen helder en ondubbelzinnig (niet voor meerdere uitleg vatbaar) moeten zijn.

Resultaat van de opdracht

Voor de te verwerven producten en diensten worden, in nauwe samenwerking met gebruikersvertegenwoordigers, de volgende documenten opgesteld en geaccordeerd:

• Programma’s van eisen, geschikt voor formele aanbesteding;

• Documenten met duidelijke beschrijvingen van serviceniveaus, marktconformiteitsinstrumenten en rapportagevereisten;

• Doelgroepgerichte PowerPointpresentaties ter toelichting en onderbouwing van de gemaakte keuzes, gericht op het verkrijgen van draagvlak en formele goedkeuring.

Planning
De voorbereiding van de aanbesteding start in het vierde kwartaal van 2025 en loopt door tot eind 2025.

Het vervolgtraject ziet er als volgt uit:

• Q1 – Q2 2026: Opstellen van de bestekken;

• Q2 – Q3 2026: Uitvoering van de aanbestedingsprocedure;

• Q3 – Q4 2026: Beoordeling van de inschrijvingen en gunning van de opdracht;

• Q4 2026: Contractering van de geselecteerde leverancier(s);

• Q4 2026 – Q1 2027: Overdracht naar beheer en implementatie;

• Q1 2027: Afsluiting van het project en nazorgfase.

Uit het cv en of de aangeleverde motivatiebrief blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (door opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten et cetera.) beschikt over:

• Maximaal uurtarief: € 125,-

• Minimaal een afgeronde HBO opleiding op het gebied van ICT;

• Minimaal vijf jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van het beschrijven van ICT hardware specificaties;

• Minimaal vijf jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van het beschrijven van dienstverlening gerelateerd aan de levering en inzet van ICT hardware;

• Minimaal vijf jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van het presenteren en succesvol verdedigen van opgeleverde resultaten.

Wensen

• Geef aan hoeveel jaren de aangeboden kandidaat werkzaam is geweest in functies waarin de levering van werkplek hardware en daaraan gerelateerde dienstverlening centraal stond. Dit betreft de levering van producten en diensten binnen dezelfde organisatie als de organisatie waarvoor de kandidaat werkzaam is/was;

  • Geen ervaring = 0 punten

  • Tussen 1 en 2 jaar ervaring = 5 punten

  • Tussen 2 en 3 jaar ervaring = 10 punten

  • Tussen 3 en 4 jaar ervaring = 15 punten

  • Tussen 4 en 5 jaar ervaring = 20 punten

  • 5 jaar of meer = 25 punten

• Geef aan hoeveel jaren de aangeboden kandidaat bij een in de markt opererende leverancier van werkplek hardware en daaraan gerelateerde diensten werkzaam is geweest, in functies die direct zijn gerelateerd aan de leveringen van de producten en diensten;

  • Geen ervaring = 0 punten

  • Tussen 1 en 2 jaar ervaring = 4 punten

  • Tussen 2 en 3 jaar ervaring = 8 punten

  • Tussen 3 en 4 jaar ervaring = 10 punten

  • Tussen 4 en 5 jaar ervaring = 12 punten

  • 5 jaar of meer = 15 punten

• Geef aan in hoeveel projecten de kandidaat zelfstandig programma’s van eisen heeft opgesteld voor de levering van werkplek hardware en daaraan gerelateerde dienstverlening;

  • Geen referenties = 0 punten

  • 1 referentie = 5 punten

  • 2 referenties = 10 punten

  • 3 referenties = 15 punten

  • 4 referenties = 20 punten

  • 5 referenties = 25 punten

• Geef aan hoeveel projecten de kandidaat heeft meegewerkt waarin sprake was van een Europese aanbesteding, blijkend uit minimaal één en maximaal drie referentieprojecten;

  • Geen referenties = 0 punten

  • 1 referentie = 5 punten

  • 2 referenties = 10 punten

  • 3 referenties = 15 punten

  • 4 referenties = 20 punten

  • 5 referenties = 25 punten

• Prijs
  De score op prijs telt voor 10% mee. Dat wordt als volgt bepaald:
  De inschrijver met het laagste uurtarief krijgt het maximaal aantal punten. Alle overige inschrijvers worden gerelateerd aan de inschrijving met de laagste prijs via de volgende formule:

  ("uurtarief laagste inschrijving" / "uurtarief uw inschrijving") x "maximaal aantal punten"

Competenties

• Creativiteit;

• Initiatiefrijk;

• Overtuigingskracht;

• Visie;

• Omgevingsbewust;

• Zorgvuldig;

• Communicatief vaardig, schriftelijk en mondeling.

VNG Realisatie

De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal en doet dit onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.

VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein.

• Verbeteren van de dienstverlening.

• Efficiënter en wendbaarder maken van de organisatie.

• Anticiperen op de toekomst.

Kenniscentrum Inkoop

Het Kenniscentrum Inkoop is onderdeel van VNG Realisatie en heeft zowel een adviserende als uitvoerende rol op inkoopgebied. Gemeenten (en VNG collega’s) kunnen in brede zin advies vragen aan het kenniscentrum over door hen zelf ingezette of in te zetten inkooptrajecten, maar kunnen het kenniscentrum ook vragen om namens hen complete inkooptrajecten uit te voeren. De inkooptrajecten die het kenniscentrum zelf uitvoert zijn in de meeste gevallen aanbestedingen die voor een collectief van gemeenten (en aan gemeenten gelieerde organisaties) in de markt worden gezet.

Geplande datum eerste gesprek
Maandag 8 september 2025, van 13.00 tot 17.00 uur.

Op locatie in Den Haag, VNG, Willemshof, Nassaulaan 12.

Gesprek
In dit gesprek wordt de kandidaat beoordeeld op werk- en opdrachtinhoudelijke aspecten, de match met de organisatie en de benodigde competenties. Op basis van de uitkomst van deze gesprekken vindt gunning van de opdracht plaats en/of wordt een kandidaat geselecteerd voor een eventueel tweede gesprek.

Als uit het gesprek blijkt dat aan één of meer eisen niet wordt voldaan, behoudt VNG (Realisatie) zich het recht voor om de kandidaat alsnog uit te sluiten van de verdere procedure en de betrokken aanbieder uit de database van het desbetreffende perceel te verwijderen. Indien een kandidaat wordt uitgesloten staat het de opdrachtgever vrij de eerstvolgende kandidaat uit te nodigen.

Documenten bij gunning
Iedere in te huren medewerker dient voorafgaand aan de start van de werkzaamheden de volgende documenten aan te leveren:

• Persoonsgegevens;

• Ondertekende geheimhoudingsverklaring.

Aanvullende informatie

• Plaats tewerkstelling: 
  Hybride

• Mogelijke contractduur en aantal contracturen: 
  Eerste contract is tot 31 december 2026.

  Daarna is in overleg verlenging mogelijk. De uiteindelijke duur is afhankelijk van de specifieke opdracht en invulling daarvan, maar op basis van de condities in deze uitvraag uiterlijk 36 maanden.

  Het aantal uren in het eerste contract is gelijk aan het opgegeven aantal in deze uitvraag. Bij een eventuele verlenging kan het aantal uren worden aangepast. Leverancier blijft vrij wel of niet in te stemmen met een verlenging.

• Gemiddeld aantal uren per week: 
  Gemiddeld 16 uren per week. Dat is maximaal 1034 uur voor de initiële contractperiode.

  De maximale geschatte opdrachtwaarde bedraagt 2256 uur over een periode van 36 maanden.

• De opdrachtnemer dient zelf te beschikken over laptop en telefoon om de werkzaamheden uit te voeren.

Let op!:
De gunning van de opdracht mag niet leiden tot een totstandkoming van een dienstbetrekking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. In dat verband dienen ZZP-inschrijvers de volledig ingevulde en ondertekende ZZP-verklaring met bijlage, bij hun inschrijving te overleggen. Het niet indienen van het ingevulde en ondertekende formulier leidt tot uitsluiting. Indien uit de aangeleverde gegevens volgt dat gunning van de opdracht aan inschrijver leidt tot (een (verhoging van het) risico op) schijnzelfstandigheid, dan kan dit reden zijn voor uitsluiting op basis van een wettelijke verplichting.