Huisvestingsadvies Vernieuwbouw noordzijde

Aanleiding en Doelstelling
Het UMC Utrecht maakt voor haar lange termijn vernieuwbouwopgave (Masterplan Huisvesting) gebruik van diensten van adviseurs op het gebied van huisvestingsadvies. De afgelopen jaren zijn er allerlei opdrachten verstrekt aan diverse bureaus die het UMC Utrecht hebben ondersteund in o.a. het opstellen van functionele, ruimtelijke programma’s van eisen en het begeleiden van het ontwerp. Met het afronden van het Integraal Structuur Ontwerp (ISO) in september 2025 ontstaat behoefte aan dit type diensten in het voorliggende project Vernieuwbouw noordzijde. 

Doel van deze aanbesteding is een huisvestingsadviseur te contracteren die het UMC Utrecht ondersteunt in de verdere totstandkoming en realisatie van het Project.

Omschrijving van de opdracht
De Huisvestingsadviseur voert inhoudelijk de regie, bewaakt de samenhang en kaders, organiseert en begeleidt de gebruikersparticipatie. De huisvestingsadviseur vormt de verbinding tussen ontwerpers/ontwerpteam, opdrachtgever én (eind)gebruikers om tot een gedragen eindresultaat te komen. Dit doet de huisvestingsadviseur zelf of organiseert hiervan de juiste middelen en inzet van mensen. 

De huisvestingsadviseur:

• adviseert de opdrachtgever over de inhoudelijke en procesmatige ontwikkeling en realisatie van het ontwerptraject.

• stelt de inhoudelijke projectuitgangspunten en projectkaders op voor het ontwerptraject, indien deze nog niet aanwezig zijn.

• borgt de projectuitgangspunten en -kaders binnen de gebruikersorganisatie, projectorganisatie en het ontwerpteam.

• begeleidt de inhoudelijke en procesmatige ontwikkeling van de (basis- en technische) programma’s van eisen.

• ontwerpt, organiseert, bereidt voor en begeleidt de gebruikersparticipatie met de primaire eindgebruikers, gremia en adviespartijen.

• bewaakt de kaders en uitgangspunten binnen het project en stuurt bij waar nodig.

• adviseert over wensen, kaders en uitgangspunten die van invloed zijn op het ontwerptraject.

• stemt afwijkingen op de gestelde kaders af met de gebruikersorganisatie en toetst deze inhoudelijk.

• begeleidt de inhoudelijke en procesmatige ontwikkeling van het structuurplan, het schetsontwerp (SO), het voorlopig ontwerp (VO), het definitief ontwerp (DO) en het technisch ontwerp (TO).

• organiseert en begeleidt ook binnen deze ontwerpfasen de participatie van gebruikers, gremia en adviespartijen.

• bewaakt de inhoudelijke kaders en uitgangspunten gedurende het gehele ontwerpproces en stuurt bij waar nodig.

• documenteert de afspraken correct in ontwerpstukken.

• formuleert aangepaste projectuitgangspunten en kaders op basis van gewijzigde omstandigheden.

• stelt fasedocumenten op die geschikt zijn voor communicatie met interne en externe stakeholders en voor bestuurlijke besluitvorming in de fasen van programma van eisen, voorlopig ontwerp, definitief ontwerp, technisch ontwerp en prijs- en contractvorming.

• voert afstemmingsoverleggen met de gebruikersorganisatie waar nodig ten behoeve van een goed verloop van het proces.

• neemt deel aan werkgroepen en het ontwerpteam als inhoudelijk adviseur en bewaakt de vertaling van organisatie-uitgangspunten in de ontwerpen.

• licht binnen de organisatie de uitgangspunten van de planvorming toe en zorgt voor draagvlak en begrip.

In de gunningsfase wordt een planning met activiteiten, werkzaamheden en producten gedeeld op basis waarvan een inschatting en offerte kan worden opgesteld. 

In het Masterplan Huisvesting heeft het UMC Utrecht voor de periode tot 2036 acht programma’s gedefinieerd:

1. Poliklinieken en verblijfspleinen (30.000 m2 BVO)
2. Klinieken (47.000 m2 BVO)
3. Publieke- en centrale facilitaire voorzieningen (24.000 BVO)
4. Buitengebied
5. Kantoren (47.000 m2 BVO)
6. Laboratoria (31.000 m2 BVO)
7. WKZ (50.000 m2 BVO)
8. Centrale Techniek.

Aanvullend op het Masterplan wordt op dit gewerkt aan het Integraal Structuur Ontwerp (ISO).

Het ISO is een nadere uitwerking van bovengenoemd masterplan en beschrijft:

• De huidige functies en ruimtelijke invulling

• Toekomstige functies en bijbehorend ruimtebeslag

• Globaal faseringsplan

• Beschrijving van projecten op hoofdlijnen

Als uitkomst van het ISO zijn de acht genoemde programma’s gefaseerd in vijf fasen die lopen t/m 2026. Fase 1, de eerste majeure stap, betreft de renovatie en nieuwbouw van de noordzijde van het hoofdgebouw van het UMC Utrecht.

Dit betreft onder andere: 

• Entreegebieden en publieke voorzieningen 

• Poliklinieken 

• Dagbehandeling 

• Klinieken

De ontwerpopgave heeft een indicatieve omvang van 70.000m2, waarbij het eerste deel dat in uitvoering gaat een indicatieve omvang heeft van circa 40.000m2. Voor de ontwerpopgave worden tenminste volgende ontwerpkaders meegegeven die al dan niet uit gewerkt (moeten) worden tot volledige programma’s van eisen: Entreegebied, Poliklinieken, Dagbehandeling, Klinieken, poli-apotheek, KIA/KUA & garderobe faciliteiten. 

Parralel aan de afronding van het ISO wordt op dit moment de projectdefinitie van Fase 1 afgerond. Dit betekent dat in september/oktober gestart kan worden met de ontwerpfase. Voor de ontwerpfase van Fase 1 heeft UMC Utrecht behoefte aan huisvestingsadvies. Dat betreft deze uitvraag.

Eisen

1. Gegadigde dient aan te tonen over voldoende deskundigheid en ervaring te beschikken met betrekking tot de Opdracht. ?Gegadigde toont dit aan door minimaal 2 referentieopdrachten van verschillende Opdrachtgevers te overleggen.

   • De referentie betreft een opdracht die in de afgelopen tien (10) jaren tot en met de datum van Inschrijving zijn uitgevoerd. Indien gebruik wordt gemaakt van een nog niet (geheel) afgeronde opdracht, mogen alleen de werkelijk behaalde resultaten van de lopende opdracht worden opgegeven en kan niet volstaan worden met een prognose van de resultaten.

   • Gegadigde heeft de opdracht naar tevredenheid van de referent uitgevoerd. Referent is op de hoogte van het feit dat het UMC zonder tussenkomst en/of toestemming van Gegadigde zich het recht voorbehoudt om de juistheid van de referentie te verifiëren.

2. Ervaring met advieswerkzaamheden binnen het domein van (ziekenhuis)zorghuisvesting 
   Gegadigde heeft aantoonbare ervaring met (strategisch) huisvestingsadvies bij (academisch) ziekenhuizen opgedaan. Hier heeft de Gegadigde advieswerkzaamheden verricht ten behoeve van een project met een minimaal oppervlakte van 5.000 m2 bvo, waarbij meerdere behandelfuncties onderdeel waren van de scope.

   Onder advieswerkzaamheden wordt verstaan algemene huisvestingsvraagstukken, het opstellen van vraagspecificaties (o.a. programma’s van eisen), businesscases, vlekkenplannen, kostenramingen en het geven van presentaties in de betreffende overlegorganen. Er was sprake van een resultaatsinspanning van Gegadigde om het (huisvestings)programma in overleg met gebruikers en andere relevante stakeholders te vertalen naar gewenste c.q. passende huisvesting.

3. Ervaring met verandermanagement
   Gegadigde heeft ervaring met het adviseren en begeleiden van grootschalige herhuisvestingstrajecten waarin mede sprake is van verandering van werken en gebruiken van de huisvesting, vergelijkbaar met die van het UMC Utrecht.
   
   Er is sprake van ‘vergelijkbaar’ indien Gegadigde minimaal drie (3) van de onderstaande aspecten bij de referent heeft vervuld;

   • Gegadigde heeft advies gegeven over de inpassing van organisatieonderdelen in samenhang met de inrichting van het gebouw. 

   • Gegadigde heeft advies gegeven over het optimaliseren van werkprocessen en gebruik van de werkomgeving

   • Gegadigde heeft de interne klant/ opdrachtgever en haar medewerkers voorbereid op de nieuwe werksituatie door begeleiding/ coaching over de veranderende manier van werken. 

   • Gegadigde heeft advies gegeven over facilitaire services (samenhang met huisvestingsopzet/werkomgeving);

   • Gegadigde heeft advies gegeven over IT services (samenhang IT serviceconcept en huisvestingsopzet/werkomgeving).

   • Binnen het UMC Utrecht maken we onderscheid tussen zorg, kantoren en laboratoria. Gegadigde heeft advies gegeven over 2 of meer van deze ruimtecategorieën.

Gunningscriteria

4. Visie op opgave (max 2 A4)
   Opdrachtgever wenst inzicht te krijgen in de intenties van inschrijver c.q. benadering van de opdracht, de strategie t.a.v. de invulling van de opdracht en welke meerwaarde de Inschrijver inbrengt. Uit het visiedocument moeten de ideeën, de doelen en de aanpak van de Inschrijver tot uiting komen met betrekking tot de Opdracht.

5. Teamsamenstelling (incl. CV’s) en borging continuïteit, kwaliteit en ervaring (max 4 A4). 
   Het team van de functionarissen dat ingezet wordt voor deze opdracht. Beschrijving van hoe leverancier de continuïteit borgt, inclusief de aanwezige ervaring en kwaliteit van dienstverlening over de looptijd van de opdracht. Met CV’s/profielen in bijlage (max 2 A4 per stuk).

6. Plan integraal werken (max 3 A4).
   De voorgestelde aanpak en procesinrichting. De wijze waarop budget, planning, kwaliteit, organisatie en informatie wordt beheerst. De wijze waarop integratie van verschillende disciplines en de onderlinge samenwerking van partijen in het ontwerpteam plaats vindt. De wijze waarop een integrale afweging wordt gemaakt tussen diverse thema’s, waaronder: Duurzaamheid / TCO, Aansluiting oudbouw (renovatie) met nieuwbouw, Bedrijfsvoering/logistiek, Kosten. Borging van integraliteit door leverancier (de samenhang van alle relevante en benodigde processen, functies, functionarissen en afdelingen teneinde een werkend(e) (ziekenhuis)omgeving te realiseren). 

7. Honorarium
   Een ingevuld prijzenblad waarin per fase op basis van de in te zetten rollen/uren en het uurtarief inclusief btw per rol. Dit uurtarief moet ‘all-inclusive’ zijn. 

Referenties

• Gegadigde heeft aantoonbare ervaring met (strategisch) huisvestingsadvies bij (academisch) ziekenhuizen opgedaan. Hier heeft de Gegadigde advieswerkzaamheden verricht ten behoeve van een project met een minimaal oppervlakte van 5.000 m2 bvo, waarbij meerdere behandelfuncties onderdeel waren van de scope.
  
  Onder advieswerkzaamheden wordt verstaan algemene huisvestingsvraagstukken, het opstellen van vraagspecificaties (o.a. programma’s van eisen), businesscases, vlekkenplannen, kostenramingen en het geven van presentaties in de betreffende overlegorganen. Er was sprake van een resultaatsinspanning van Gegadigde om het (huisvestings)programma in overleg met gebruikers en andere relevante stakeholders te vertalen naar gewenste c.q. passende huisvesting.

  • De organisatie/sector van referentieproject betreft:

    • Academisch ziekenhuis (5 punten)

    • Ziekenhuis (2 punten)

    • Overig (0 punten)

  • Het aantal behandelfuncties in de scope van het referentieproject betreft:

    • 10 of meer (5 punten)

    • Tussen 5-10 (2 punten)

    • Minder dan 5 (0 punten)

  • De omvang van het referentieproject in m2 bvo bedraagt:

    • 20.000 m2 bvo of meer (5 Punten)

    • Tussen de 5000 en 20.000 m2 bvo (2 punten)

    • Minder dan 5000 m2 bvo (0 punten)

  • De samenwerking in het referentieproject om draagvlak te verkrijgen betreft een samenwerking met meerdere gebruikers en andere (bestuurlijke) stakeholders:

    • Raad van Bestuur, hoogleraren, managers, artsen, gebruikers etc. (5 Punten)

    • Managers/directeuren, artsen, gebruikers (2 punten)

    • Gebruikers. (0 punten)

• Gegadigde heeft ervaring met het adviseren en begeleiden van grootschalige herhuisvestingstrajecten waarin mede sprake is van verandering van werken en gebruiken van de huisvesting, vergelijkbaar met die van het UMC Utrecht.
  
  Er is sprake van ‘vergelijkbaar’ indien Gegadigde ten minste drie (3)  van de onderstaande aspecten bij de referent heeft vervuld;
  - Gegadigde heeft advies gegeven over de inpassing van organisatieonderdelen in samenhang met de inrichting van het gebouw. 
  - Gegadigde heeft advies gegeven over het optimaliseren van werkprocessen en gebruik van de werkomgeving.
  - Gegadigde heeft de interne klant/ opdrachtgever en haar medewerkers voorbereid op de nieuwe werksituatie door begeleiding/ coaching over de veranderende manier van werken. 
  - Gegadigde heeft advies gegeven over facilitaire services (samenhang met huisvestingsopzet/werkomgeving);
  - Gegadigde heeft advies gegeven over IT services (samenhang IT serviceconcept en huisvestingsopzet/werkomgeving).
  - Binnen het UMC Utrecht maken we onderscheid tussen zorg, kantoren en laboratoria. Gegadigde heeft advies gegeven over 2 of meer van deze ruimtecategorieën. 

  • Gegadigde beoordeelt referentie als volgt:

    • Binnen het veranderproject is 1-2 van de 6 genoemde aspecten van toepassing. (0 Punten)

    • Binnen het veranderproject zijn 3 van de 6 genoemde aspecten van toepassing. (2,5 Punten)

    • Binnen het veranderproject zijn 4 van de 6 genoemde aspecten van toepassing. (5 Punten)

    • Binnen het veranderproject zijn 5 van de 6 genoemde aspecten van toepassing. (7,5 Punten)

    • Binnen het veranderproject zijn alle 6 genoemde aspecten van toepassing. (10 Punten)

• Duurzaamheid in huisvestingsadvies
  UMC Utrecht heeft in de renovatieopgave naast energie/CO2-reductie ook ambities op het gebied van circulariteit, gezondheid bevorderende omgeving en klimaatadaptief bouwen. Deze thema’s kunnen elkaar versterken maar in sommige gevallen zijn ambities op deze thema’s ook tegenstrijdig. We zijn daarom op zoek naar een huisvestingsadviseur die ervaring heeft met de integrale afweging van deze thema’s om zo te komen tot een zo duurzaam mogelijk resultaat. 
  
  Beschrijf aan de hand van één of meerdere referentie(s) uw ervaring met de integrale afweging van meerdere duurzaamheidsthema’s in een huisvestingsopgave.

  • Uit de referentie/beschrijving blijkt:

    • Niet dat duurzaamheid is geïntegreerd in het project (0 Punten)

    • Dat één duurzaamheidsthema is geïntegreerd in het project (3 Punten)

    • Dat meerdere duurzaamheidsthema’s zijn geïntegreerd in het project (6 Punten)

    • Dat een integrale afweging is gemaakt tussen verschillende duurzaamheidsthema’s voor een optimaal duurzaam resultaat (10 Punten)