Projectleider

Omschrijving gewenste dienstverlening

Aanbesteding

De aanbesteding betreft een gezamenlijke aanbesteding van de 7 UMC’s in NFU verband. De projectorganisatie bestaat o.a. uit twee Leadbuyers, contractmanager NFU, licentiemanagers, Juristen en opdrachtgevers en een nog te vormen stuurgroep met de opdrachtgevers en een vertegenwoordiging uit de Directeuren inkoop.

De aanbesteding betreft:
1. Resellerdienst Standaard software en aanverwante diensten: m.a.w. aanschaf van standaard software voor alle softwaredomeinen en aanverwante diensten (waaronder implementatiediensten).
2. Adviesdiensten: waaronder de begeleiding van de samenwerking van de UMC’s en de begeleiding van de agenda’s van de UMC’s op het gebied van standaard software.

Opdracht
De opdracht betreft de invulling van projectmanagement en begeleiding, zodanig dat de door de UMC’s gezamenlijk geformuleerde doelstellingen en scope van de af te sluiten raamovereenkomst optimaal worden ingericht in dit Europese aanbestedingstraject.

Rol van de projectleider
De rol van de projectleider is 1) Projectmanagement (begeleiding project), 2 ) Marktkennis inbrengen in de voorbereiding en 3) begeleiden inkoopproces marktconsultatie, offertefase, beoordeling en contracteren.

Concreet houdt dit specifiek het volgende in:
· Projectmanagement:
o Wij zoeken een projectleider die het aanbestedingsproces kan begeleiden in de volgende fasen: voorbereiden, aanbesteden, beoordelen en contracteren.

o Aansturing en coördinatie van het project Europese aanbesteding NFU Resellerdienst Standaard software en aanverwante diensten (mogelijk 2 percelen),

o Het voorzitten van de projectgroep van deelnemers van deze Europese aanbesteding. Deze bestaat vertegenwoordigers van Inkopers, vakinhoudelijke specialisten, vertegenwoordigers van de lijnmanagement en contract- en leveranciersmanagers van de deelnemende UMC’s.

o Het organiseren van deze projectgroepbijeenkomsten en de verslaglegging van meetings, actielijsten, besluitenlijsten en issues.

o Het organiseren van de benodigde sessies met de diverse stakeholders van alle deelnemende Universitair Medische Centra (7).

· Rapportage
o Het verzorgen van periodieke voortgangrapportage (managementrapportage) aan de stuurgroep, te weten het gedelegeerde TacZie-lid, de AcZie opdrachtgever en de ICT-portefeuillehouder van de Procurementboard.

o Opdrachtnemer rapporteert eveneens (direct) aan de NFU Contract- en leveranciersmanager ICT, de heer J.C. van Alphen en de twee door de UMC’s gezamenlijk aangestelde leadbuyers, te weten de heren A. Moustapha (Amsterdam UMC) en Frank van der Ploeg (Radboud UMC)

· Op te leveren documenten:
o Een plan van aanpak, marktconsultatie (vragenlijst en verslag), adviesstukken (procedure, percelen, scope, contractduur, demarcatie SURF/zelf aanbesteden, etc.), een goedgekeurde aanbestedingsstrategie, Een programma van eisen en wensen, een Aanbestedingsleidraad incl. benodigde bijlagen, een concept overeenkomst,

nota’s van inlichtingen, gunningsadvies en/of proces-verbaal van opdrachtverlening, gunnings- en afwijzingsbrieven, en definitieve contracten.

· Transitie
o Inclusief de borging van de benodigde randvoorwaarden ten behoeve van de contractimplementatie volgend na de contractering, waaronder ook de exitstrategie van de contractlatende partij. Specifiek: Overdracht aan de regiegroep Contractmanagement.

o Inclusief de borging van de benodigde randvoorwaarden ten behoeve van de technische implementatie bij een eventuele wisseling van opdrachtnemer(s).

Competenties:
· Projectmanagement vaardigheden
· Inkoop en aanbestedingservaring
· Communicatieve vaardigheden “Softskills”:
o Het vanuit eigen expertise of vanuit het zijn/haar netwerk geven van gevraagd en ongevraagd advies inzake vraagstukken en dilemma’s die zich tijdens het project voordoen.

o Het tijdig signaleren van knelpunten en deze escaleren naar de juiste gremia, het doen van oplossingsvoorstellen en deze implementeren. Het borgen van draagvlak van de opdrachtgevers en alle deelnemende UMC’s tijdens de realisatie van de opdracht.

Projectdoelstellingen:
De projectresultaten voor de realisatie van een succesvolle Europese aanbesteding zijn;
1. Een optimale prijs/kwaliteit verhouding in de te offreren diensten.
2. Adequate raamovereenkomst(en), waarin de te leveren prestaties geen (tot minimale ruimte) biedt voor verschil van interpretatie.
3. Een raamovereenkomst(en) waarin een optimale resultaatverplichting is opgenomen, met duidelijk omschreven verplichtingen bij het niet geheel of gedeeltelijk niet nakomen van deze verplichtingen.

Planning:
Het project is reeds gestart. Er heeft inmiddels een inventarisatie plaatsgevonden, er is een formulering van de opdracht beschreven en er is juridisch advies ingewonnen. U wordt gevraagd z.s.m. te starten doch uiterlijk in Q2 2025 met een looptijd tot uiterlijk 1 juni 2026. De voorlopige planning is om op 31 oktober 2025 de aanbesteding te publiceren.