Secretaris-Officemanager Beheer, Realisatie en Onderhoud Trambedrijf

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het Trambedrijf heeft als doel “Veilig en betrouwbaar Openbaar Vervoer binnen de gestelde kaders en tegen zo laag mogelijke kosten gedurende de levenscyclus”. Het systeem bestaat uit de lijn, die loopt van Utrecht Centraal naar Nieuwegein en IJsselstein en de lijn van Utrecht Centraal naar de Uithof. Daarnaast zijn wij verantwoordelijk voor andere OV-assets zoals het Dynamische Reisinformatie Systeem (DRIS) op de bushaltes in de provincie Utrecht, de nieuwe tramremise en bus stallingen.

Omschrijving van de opdracht
Ben jij een organisatietalent, ben je accuraat, floreer je in een dynamische omgeving en houd je van veelzijdigheid? Dan is deze gecombineerde functie van secretaris én officemanager binnen het Trambedrijf iets voor jou.

Je ondersteunt zowel de teamleider (HR-verantwoordelijk) als de Strategisch Inhoudelijk Manager (SIM) binnen het Trambedrijf. Je vervult een centrale rol in de dagelijkse organisatie en bent een onmisbare schakel tussen inhoud, proces en bedrijfsvoering.

Wat je gaat doen:

• Je bent de spin in het web, vraagbaak, verbinder en organisator binnen het Trambedrijf;

• Je fungeert als radar voor het management, denkt mee en signaleert ontwikkelingen en gebeurtenissen en risico's die relevant zijn voor de organisatie;

• Je bent verantwoordelijk voor het zelfstandig voorbereiden en afhandelen van o.a. de management overleggen; de Management Tafel Tram en het Kernteam Trambedrijf en neemt actief deel aan deze overleggen. In de voorbereiding afstemming met diverse collega's in de organisatie met als doel een goede besluitvorming en bespreking te organiseren;

• Je verzorgt de verslaglegging, de archivering en bewaakt de acties;

• Je organiseert en bereidt overige bijeenkomsten voor: BBOT sessies, introductie nieuwe medewerkers en teambijeenkomsten en voert diverse office management taken uit;

• Je stelt de agenda van diverse overleggen op en notuleert deze en werkt de besprekingen uit.

Verder ben je:

• Pro-actief, zelf organiserend, daadkrachtig en alert;

• Communicatief vaardig en in staat om ingewikkelde zaken bondig te verwoorden;

• Je kunt goed plannen en organiseren en hebt een goed gevoel voor tijd en oog voor detail;

• Accuraat en bezit je goede schriftelijke vaardigheden;

• In staat om op tijd te signaleren en vooruit te denken;

• Je hebt een professionele houding met oog voor de politieke context van het Trambedrijf.

• En in het bezit van een uitstekende beheersing van de Nederlands taal in woord en geschrift.

Vereisten / knock-outcriteria

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris;

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)

4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen de overheid; (30 punten)

5. Aantoonbare werkervaring als office manager; (30 punten)

6. Maximaal tarief €90,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon- werkverkeer; (20 punten)

7. Kandidaat is beschikbaar op de maandag, dinsdag, woensdag en donderdag, waarvan de dinsdag de vaste dag op de tramremise; (10 punten);

8. Aantoonbare werkervaring met MS Office. (10 punten)

Competenties

•  Teamspeler

• Verbinder

• Procesgericht

• Prestatiegericht

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9.
Salarisrange: €80-90,- per uur, inclusief reiskosten woon-werkverkeer. 

Fee
De externe partij brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do
Is hybride werken mogelijk:  gedeeltelijk, maar altijd in overleg. De functie vereist aanwezigheid op de tramremise in Nieuwegein op dinsdag en is gewenst op maandag, woensdag en donderdag.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 2 juli 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk vrijdag 27 juni 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van de externe partij. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de provincie Utrecht mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de provincie Utrecht. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De provincie merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is"