Financieel Administratief Medewerker

Organisatie
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling
De opdracht wordt uitgevoerd binnen het team Administratie van de afdeling Financiën en Control (F&C). Het team Administratie bestaat uit circa 25 FTE en vormt samen met de teams Advies en Expertise de afdeling F&C. Het team is verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de vakafdelingen. Dit omvat onder andere het beheer van debiteuren en crediteuren, het grootboek, koppelingen met subadministraties en het opstellen van de jaarrekening.

Missie en visie van team Administratie: ’’Wij zorgen samen voor een moderne administratie die voldoet aan actuele wet- en regelgeving. Een moderne administratie draagt bij aan de verdere optimalisering van werkprocessen, innovatieve verbeteringen en het continu verhogen van de kwaliteit van onze dienstverlening.”

Binnen het team werk je aan een toekomstgerichte administratie. Je denkt actief mee over het optimaliseren van werkprocessen en komt in aanraking met innovaties zoals e-facturatie, digitalisering en geautomatiseerde systemen. Wij zoeken een proactieve, collegiale collega met een goed gevoel voor humor, financieel inzicht en affiniteit met ICT.

Omschrijving van de opdracht
Als financieel administratief medewerker ben je verantwoordelijk voor een correcte en volledige verwerking van de financiële administratie. Je controleert gegevens op juistheid en volledigheid en verstrekt waar nodig informatie aan collega’s of externe partijen.

Tot je taken behoren onder andere:

• Het registreren en coderen van facturen voor verschillende afdelingen;

• Het aanmaken van verplichtingen en het boeken van crediteuren;

• Het uitvoeren van diverse overige administratieve werkzaamheden.

Daarnaast verwerk je debiteuren in een apart systeem en neem je deel aan een roulatieschema waarbij je samen met collega’s verantwoordelijk bent voor het beheren van de administratiemailboxen. Hierin komen facturen en vragen van leveranciers binnen. Je handelt aanmaningen af en stuurt facturen retour wanneer dat nodig is.

Vereisten / knock-out criteria

1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;

2. De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden geen 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende instantie;

3. Minimaal een afgeronde mbo4 opleiding;

4. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het registreren en coderen van facturen;

5. Aantoonbare werkervaring met Key2Financiën binnen een gemeentelijke organisatie, benoem waar dit is opgedaan.

Gunningscriteria

6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het registreren van facturen binnen een gemeentelijke organisatie (30 punten);

7. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het coderen van facturen binnen een gemeentelijke organisatie (25 punten);

8. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met het werken in een verplichtingenadministratie binnen een gemeentelijke organisatie (20 punten);

9. Minimaal een afgeronde mbo4 opleiding bedrijfseconomie/bedrijfsadministratie (15 punten);

10. Beschikbaar per 7 juli 2025 voor 32 tot 36 uur per week voor de gehele duur van de opdracht inclusief verlengingsopties (10 punten).

Competenties

• Secuur;

• Integer;

• Klantgericht;

• Teamplayer.

Schaal
Deze opdracht is ingedeeld in Schaal 07 (nieuwe structuur).

Fee
De externe partij brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen: maandag t/m vrijdag.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op vrijdag 20 juni 2025 tussen 09:00 uur en 13:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen woensdag 18 juni 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van de externe partij. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en gemeente Zoetermeer mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de gemeente Zoetermeer. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is.
Conform de aangepaste afspraken rondom payrolling voor gemeenten, is het niet mogelijk op te reageren via een payroll constructie.