Administratief Medewerker Subsidiebureau

Organisatie
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling
Het Subsidiebureau is verantwoordelijk voor de administratieve en procesmatige uitvoering van het gemeentelijke subsidieproces. De afdeling verzorgt de administratieve verwerking van uitgaande subsidies, ondersteunt beleidsafdelingen en waarborgt de voortgang en volledigheid van het proces – van aanvraag tot en met verantwoording.

Het team bestaat uit drie administratief medewerkers en een coördinator.

Omschrijving van de opdracht
Deze tijdelijke opdracht betreft hoofdzakelijk de uitvoering van een specifiek onderdeel binnen het subsidieproces. In de periode juni tot en met augustus ontvangt de gemeente een verhoogd aantal subsidieaanvragen. Het is van belang dat deze aanvragen tijdig en correct worden verwerkt.

De medewerker richt zich primair op het administratief inboeken van subsidieaanvragen in het geautomatiseerde systeem, zodat de verdere behandeling door de backoffice efficiënt kan verlopen. Daarnaast worden enkele aanvullende administratieve werkzaamheden verricht, zoals het doorzetten van tussentijdse rapportages.

Het inboeken vereist een kritische en nauwkeurige werkwijze. Een juiste eerste verwerking is essentieel voor een correct en voortvarend vervolgtraject en voorkomt onnodige vertraging.

Hoofdtaken:

• Inboeken van aanvragen in applicatie;

• Bijhouden lijstwerk in Microsoft Excel;

• Duidelijke communicatie met teamleden, coördinator en andere collega’s in het Subsidieproces.

De opdracht loopt van 7 juli 2025 tot en met 30 december 2025. Binnen het team wordt actief kennis gedeeld en wordt samengewerkt in een collegiale werksfeer.

Vereisten / knock-out criteria

1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;

2. De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden geen 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende instantie.);

3. Minimaal een afgeronde mbo4 opleiding;

4. Aantoonbare werkervaring met het verzorgen van de administratieve afhandeling van subsidieaanvragen binnen een gemeentelijke organisatie;

5. Per 7 juli 2025 beschikbaar voor 16 tot 24 uur per week voor de gehele duur van de opdracht, inclusief verlengingsopties;

6. Beschikbaar om op maandag én dinsdag fysiek aanwezig te zijn op het gemeentehuis (de resterende uren zijn in goed overleg af te stemmen).

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)

7. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een ondersteunende of administratieve functie met subsidieverstrekkingen binnen een gemeentelijke organisatie (45 punten);

8. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het werken in teamverband in een digitale omgeving met MS Teams. Benoem duidelijk in het cv waar deze werkervaring is opgedaan (20 punten);

9. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar in een administratieve/ondersteunende rol binnen een gemeente (20 punten);

10. Minimaal een afgeronde mbo4-opleiding in juridisch of financiële richting (15 punten).

Competenties

• Initiatiefrijke houding;

• Klantgerichtheid;

• Samenwerken;

• Analytisch;

• Resultaatgerichtheid.

Schaal
Deze opdracht is ingedeeld in Schaal 08 (nieuwe structuur).

Fee
De externe partij brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen: maandag en dinsdag (verplicht). Overige uren in overleg in te vullen.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 23 juni 2025 tussen 09:00 uur en 17:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 20 juni 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste;

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van de externe partij. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en gemeente Zoetermeer mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de gemeente Zoetermeer. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is.
Conform de aangepaste afspraken rondom payrolling voor gemeenten, is het niet mogelijk op te reageren via een payroll constructie.