Projectsecretaris

Type inzet
Het betreft tijdelijke invulling van een reguliere functie bij de gemeente die normaliter door werknemers wordt ingevuld. De opdracht leent zich daarom niet voor invulling op zzp-basis. Eventueel geïnteresseerde zzp'ers kunnen zich op detachering- of uitzendbasis laten aanbieden door een bureau. Doorleenconstructies zijn nadrukkelijk niet toegestaan.

Projectsecretaris Gebiedsontwikkeling (28u)

Waar kom je te werken
Gemeente Urk met ruim 22.000 inwoners groeit hard, heeft veel ambities en is volop in ontwikkeling. De focus van de gemeente Urk ligt op groei waarin wonen, werken en recreëren centraal staan.

De gemeente Urk werkt hard aan een aantal ontwikkelingen waaronder: de  “Zeeheldenwijk”, een  woonwijk met 1.600 woningen. “Port of Urk”, een nieuw bedrijventerrein van 90 ha aansluitend aan de nieuwe servicehaven die door de Provincie Flevoland wordt gerealiseerd. Daarnaast de herontwikkeling van bedrijventerreinen zoals “Lemsterhoek” en “Westgat” maar ook herontwikkeling van diverse woningbouwlocaties zoals “Noorderzand”.

Met 214 collega’s werken we samen in een informele en pragmatische werkomgeving, waar waarden als verbinden, verantwoordelijkheid en vertrouwen belangrijk zijn. Het cultuurhistorisch centrum, winkels, scholen, de haven, bos en IJsselmeer zijn allemaal op loopafstand. De omgeving is prachtig.

Opdrachtomschrijving voor de kandidaat:
Je bent als projectsecretaris de rechterhand van de programmamanager Gebieds-ontwikkeling. Samen zijn jullie de spil van de projecten: Lemsterhoek, Spuiweg (dit is een provinciaal project waarbij jullie de Urker inbreng verzorgen) en de nieuwe locatie voor wonen en werken. Je bent het aanspreekpunt binnen het project voor alle betrokken personen en partijen over de voortgang van het proces. Je zorgt voor het actueel houden/bijwerken en archiveren van producten van de aan de projecten gekoppelde producten, waaronder de voortgangsrapportage, projectplan, bestuursopdrachten, planningen etc. Je coördineert de communicatie en/of participatietrajecten. Je coördineert, organiseert en structureert de uitvoering van activiteiten gerelateerd aan het planvormingsproces en de beheermiddelen. Je bent de ‘spin in het web’ van de informatievoorziening. Je coördineert de klachtenbehandeling en -afhandeling en bewaakt het proces. Je zorgt voor opvolging van gemaakte afspraken en bewaakt actielijsten en spreekt actoren aan op de door hen uit te voeren actie. Je bent verantwoordelijk voor de organisatie rondom de vastgestelde projectorganisatie. Je verricht secretariële werkzaamheden zoals het maken van notulen, agenda en voert acties uit. Je brengt onderwerpen in procedure naar de ambtelijke en bestuurlijke organisatie. Je bewaakt de voortgang van de werkzaamheden, signaleert knelpunten en onderneemt actie. Je verzamelt en borgt proces-/projectinformatie, analyseert en verwerkt deze, rapporteert bevindingen en onderneemt actie en/of geeft aanbevelingen aan de programmamanager. Je bent verantwoordelijk voor de archivering van interne en externe stukken, namens de projectleider en overige senior vakspecialisten voor de geproduceerde producten. Je beheert en bewaakt offertes en maakt opdrachtbrieven.

Eisen aan de kandidaat:

• In het bezit zijn van ten minste een afgeronde relevante Mbo-opleiding, bij voorkeur in de richting van projectmanagement.

• In de afgelopen 5 jaar minimaal 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie.

Competenties

• plannen en organiseren

• communicatief vaardig 

• resultaat –en servicegericht 

• overtuigingskracht 

• politieke sensitiviteit 

• flexibel en stressbestendig