Bestuurssecretaresse

Organisatie
Gemeente Staphorst is uniek, met een eigen karakter. Bijna iedereen kent ons wel en heeft daar een beeld bij. Veelal gebaseerd op haar oorsprong, cultuurhistorie en erfgoed. Daar hechten wij zeker waarde aan. Maar Staphorst is meer: het ondernemerschap, de bedrijvigheid, een compleet voorzieningenniveau en de verrassend mooie natuur zijn ook belangrijke kenmerken. Met bijna18.000 inwoners, waarvan een derde jonger dan 20 jaar, zijn wij een jonge en dynamische gemeente.

Als gemeentelijke organisatie maken we gebruik van de kracht van die dynamische samenleving. We bewegen flexibel mee en zijn een overheid die, veel meer dan voorschrijvend en controlerend, de voorwaarden wil scheppen voor inwoners en ondernemers. We werken in het hier en nu met onze blik steeds gericht op de toekomst.

Omschrijving van de opdracht
Als ervaren secretaresse ondersteun je samen met je enthousiaste collega’s het college. Je wordt onderdeel van het team secretariaat. Je hebt als bestuurssecretaresse ruime ervaring en ook oog voor de processen rondom besluitvorming. Waar nodig breng je structuur aan. Verder is het van belang dat je in deze functie kunt prioriteren: je weet onderscheid te maken tussen belangrijke en urgente zaken en niet belangrijke en niet urgente zaken. Op deze wijze weet je ook te ondersteunen bij de planning van de werkzaamheden.

Werkzaamheden en takenpakket:

• Het ondersteunen van het college

• Complex agenda beheer

• Afspraken uitzetten, deadlines bewaken en overzichten opstellen

• Afhandelen van het telefoon- en mailverkeer en verzorgen correspondentie

• Voorbereiden en notuleren tijdens vergaderingen

• Plannen en organiseren van (digitale) vergaderingen, reserveren van vergaderruimtes en het registreren in het geautomatiseerd systeem

• Voorbereiden en organiseren van diverse bijeenkomsten

• Voorbereiden en organiseren van bezoeken bij bijzondere jubilea en representaties

• Bijdragen aan het borgen van de processen rondom besluitvorming en het bevorderen van de volledigheid en kwaliteit van de stukken

• Overige ondersteunende werkzaamheden

Vereisten / knock-outcriteria

1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;

2. Minimaal een aantoobaar afgeronde hbo bachelor opleiding in de richting van office management/ secretariële ondersteuning;

3. Minimaal 3 jaar werkervaring als bestuurssecretaresse in de afgelopen 10 jaar bij een gemeentelijke organisatie;

4. Uiterlijk 1 juni 2025 voor minimaal 24 uur per week beschikbaar;

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)

1. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met de systemen: Microsoft Office, JOIN, iBabs en Microsoft Teams, benoem waar dit is opgedaan (25 punten);

2. Minimaal 8 jaar werkervaring als bestuurssecretaresse in de afgelopen 10 jaar bij een gemeentelijke organisatie (30 punten);

   • 8 tot 3 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten);

   • 3 tot 6 jaar aantoonbare werkervaring (10 punten);

   • 6 tot 8 jaar aantoonbare werkervaring (20 punten);

   • meer dan 8 jaar aantoonbare werkervaring (30 punten);

3. Een aanvullende opleiding bestuurssecretaresse (15 punten);

4. Een maximum uurtarief van €80,- excl. btw en incl reiskosten woon-/ werkverkeer (20 punten);

5. De kandidaat is bereid om bij werkgever in dienst te treden na 12 maanden (detavast constructie) (10 punten).

Competenties

• Klant- en servicegerichtheid;

• Plannen en organiseren;

• Nauwkeurig/accuraat kunnen werken met een resultaatgerichte instelling; 

• Snel kunnen schakelen tussen de diverse werkzaamheden en daarbij houd je de voortgang van de processen/werkzaamheden nauwlettend in de gaten; 

• Kunnen improviseren;

• Systematisch kunnen denken;

• Jij bent erop gebrand om kwaliteit neer te zetten.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee
De externe partij brengt voor deze opdracht geen fee in rekening.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma-di-wo-do-vr

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland in week 18. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 25 april 2025 bericht en een link voor een assessment. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• De opdrachtgever zal om een Geheimhoudingsverklaring vragen.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• Voor opdrachtnemer geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan €400.000 binnen het DAS van de Talentenregio. Voor meer informatie zie: (https://talentenregiohuurtin.nl/wp-content/uploads/2024/10/SROI-bijlage-DAS-v2.pdf).

• De opdrachtgever zal een assessment laten uitvoeren door de professional(s) die worden uitgenodigd voor een gesprek.  De link voor het assessment zal apart verstuurd worden in een bevestigingsmail vanuit de externe partij.

Let op! “Uitvoeringsvoorwaarde:
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de gemeente Staphorst mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de gemeente Staphorst. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is".