Management assistent

Organisatie
Wat leuk dat je geïnteresseerd bent in de gemeente Rhenen!
Rhenen is een prachtige historische vestingstad, gelegen op het uiterste zuidoosten van de provincie Utrecht. Met de Nederrijn aan je voeten en de groene bossen van de Utrechtse Heuvelrug om je heen, is het hier heerlijk wonen en werken. Gemeente Rhenen staat bekend om Ouwehands Dierenpark, de Grebbeberg en natuurlijk de gezellige Rijnweek.

De gemeente heeft veel te bieden: prachtige monumentale natuur, uitgebreide wandel- en fietsroutes en mooie ruiterpaden. Of je nu door de stad Rhenen zelf wandelt of de kernen Elst en Achterberg ontdekt, in Rhenen beleef je zowel rust als avontuur! Rhenen is goed bereikbaar met trein, bus en auto en vervult een belangrijke toeristische rol. Meer informatie over de gemeente Rhenen vind je via www.rhenen.nl.

We werken waarderend en vanuit de bedoeling
In Rhenen werken we voortdurend aan het verbeteren van onze dienstverlening en het versterken van onze rol in de regio. We streven er naar om een aantrekkelijke werkgever te zijn en te blijven, met een stevig fundament van flexibiliteit, vertrouwen, samenwerking en verantwoordelijkheid. We werken vanuit de bedoeling en op een waarderende manier, wat dagelijks zichtbaar is in ons werk. We denken in mogelijkheden, leveren maatwerk en doen dit voor zowel onze inwoners als medewerkers. We geven ruimte voor talent, stimuleren samenwerking en werken resultaatgericht. We ontwikkelen ons richting zelforganisatie. Zo maken we het verschil voor Rhenen en voegen we echte waarde toe!

Kom jij ons versterken? We kijken ernaar uit om je te leren kennen!

Het team
Je wordt tijdelijk onderdeel van het team Integrale Ondersteuning. Dit team bestaat naast jou uit nog twee Management Assistenten en twee Bestuurssecretaresses. Het team Integrale Ondersteuning valt onder het domein Bedrijfsvoering. In dit domein werken we voor de interne organisatie.

Omschrijving van de opdracht
De Management Assistent ondersteunt de manager Bedrijfsvoering. Je beheert de agenda en de mailbox van de manager. Je organiseert bijeenkomsten en trainingen. Je ondersteunt bij projectgroepen van het domein Bedrijfsvoering en notuleert incidenteel. Je verzorgt het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers en regelt de administratie en benodigde faciliteiten voor inhuur. Verder voer je veel ondersteunende en administratieve werkzaamheden uit die bijdragen aan een soepele bedrijfsvoering.

Kandidaat omschrijving

• Je hebt een relevante opleiding gericht op de functie;

• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie;

• Je bent zeer vaardig met Microsoft Office;

• Je hebt uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden;

• Je bent integer en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie;

• Je kunt goed coördineren en organiseren.

• Je hebt een hands-on mentaliteit. Je bent praktisch ingesteld en houdt van aanpakken.

• Je bent proactief en nauwkeurig en je zorgt dat niets over het hoofd wordt gezien en herinnert anderen aan belangrijke zaken.

• Je zorgt dat je je afspraken nakomt en zaken goed regelen is voor jou vanzelfsprekend.

• Je komt terecht in een organisatie waar we elkaar helpen en samen zorgen dat alles soepel verloopt.

Vereisten / knock-outcriteria

1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;

2. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;

3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als managementassistent of secretaresse;

4. Aantoonbare werkervaring met agendabeheer, inwerkprogramma’s, notuleren, organisatie bijeenkomsten;

5. Aantoonbare werkervaring met Microsoft office (Outlook, Word, Excel, Teams) (benoem dit duidelijk in het cv;

Selectiecriteria

6. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in administratieve of secretariële richting (25 punten);

7. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als managementassistent of secretaresse (45 punten);

8. Een door de kandidaat zelf geschreven motivatiebrief (15 punten);

9. Aantoonbare werkervaring in samenwerking met teams (10 punten);

10. Uiterlijk beschikbaar per 12 mei 2025 (5 punten).

Competenties

• Plannen en organiseren

• Zorgvuldigheid / nauwkeurigheid

• Zelfstandigheid

• Samenwerken

• Dienstverlenend

• Integriteit

• Proactiviteit

• Oplossingsgerichtheid

Vaardigheden

• Energieke persoonlijkheid (hands-on mentaliteit, proactief, aanpakken)

• Flexibel, open houding (snel schakelen tussen werkzaamheden, wisselende prioriteiten)

• Vermogen om verbinding te maken (samenwerken binnen het team en de organisatie)

• Organiserend vermogen (bijv. het organiseren van bijeenkomsten, beheren van meerdere agenda’s)

• Sterk communicatief (duidelijke afstemming met manager, collega's en externe partijen)

• Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr

Planning
De gesprekken bij de gemeente worden gepland in overleg. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Fee
De externe partij brengt voor deze opdracht een fee van €2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van de externe partij. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

• De uitbetaling van de factuur zal plaatsvinden op de G-rekening (60%) en rekeningnummer leverancier (40%). Niet van toepassing voor ZZP’ers.

• Alleen maandelijkse facturatie vereist (geen 4 weken)

Update vragen:
Vraag: Is hybride werken mogelijk
Antwoord: Onze voorkeur gaat uit naar iemand die volledig op locatie kan werken.

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente Rhenen mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de Gemeente Rhenen. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is.”