Procesmanager huisvesting culturele instellingen

Aanleiding
We zijn op zoek naar een stevige procesmanager voor de huisvesting van culturele instellingen. Hieronder vindt u de beschrijving van de opdracht.

Aanleiding
Leiden is uniek: de hoge concentratie van cultuur en historie heeft een grote aantrekkingskracht op jong en oud, zowel in binnen- als buitenland. We brengen bij de huisvesting van culturele instellingen de basis op orde. Daarom maken we geld vrij voor het onderhoud van de gebouwen. Ook maken we afspraken met de instellingen hoe we de huisvesting op peil houden voor de toekomst. We maken onder meer afspraken over een betrokken en professionele aansturing. Daarnaast kijken we naar effectief en efficiënt gebruik van de beschikbare gebouwen en ruimtes (Beleidsakkoord 2022).

Doel

• Per instelling is een maatwerkoplossing gemaakt om toe te groeien naar een financiële gezonde organisatie. Daarbij is een transparant onderscheid gemaakt tussen kosten:

  • Organisatiekosten.

  • Kosten voor het realiseren van beleidsdoelen (culturele programmering). o Kosten huisvesting. Die kosten zijn uitgesplitst in:

• Huurprijs (gemeentelijke verhuurder en overig)

• evt. leningsaflossing naar gemeente voor verbouwing

• Gas, water en licht, verzekeringspremies, schoonmaakkosten, onroerendzaakbelastingen en dergelijke

• Dagelijkse kosten reparatie en onderhoud

• Planmatige onderhoud (deel huurder)

• Inrichtingskosten of vervangingskosten inrichting, zoals vloerbedekking, bureau(s) en specifieke theater of cultuurinrichting.

• Die maatwerk oplossing wordt opgeleverd vooral leculturele instellingen waarmee we op dit moment in gesprek zijn over vastgoed.

• Die maatwerk oplossingen zijn intern (en bestuurlijk)vastgesteld en met de instellingen vast gelegd.

• Die maatwerk oplossingen jagen de instellingen aan om efficiënt gebruik te maken van panden.

• Gebruik maken van best practices: Er zijn ook andere gemeenten met culturele instellingen in historische

  panden – op welke manier hebben zij het georganiseerd? Betrek dat bij de maatwerkoplossingen.

• Je zorgt voor een heldere rol beschrijvingen werkafspraken tussen de accounthouder van de instelling (collega cultuur), de afdeling vastgoed, finance over de onderlinge afstemming en communicatie richting de instellingen. Deze rolbeschrijving en werkafspraken zijn gezamenlijk met hen opgesteld en intern vastgesteld (MT SO / directieteam gemeente Leiden). Ook zijn deze werkafspraken met de culturele instellingen bevestigd.

Op te leveren producten

1. De maatwerkoplossingen met de instellingen – met iedere instelling wordt een afzonderlijke oplossing vastgelegd/getekend.

2. Collegebesluit (met evt. Raadsvoorstel) maatwerkoplossingen huisvesting culturele instellingen – het besluit zelf, het doorlopen van het interne besluitvormingsproces (afstemming en ophalen akkoorden) en de externe afstemming (met de culturele instellingen). Eventueel met een presentatie aan college en Raad

3. Als de oplossing voor BplusC onverhoopt niet kan meelopen met de totale set aan maatwerkoplossingen is hiervoor nog een afzonderlijk collegebesluit noodzakelijk (inclusief ook het interne besluitvormingsproces en de externe afstemming)

4. Een set van afspraken over ‘De regels en rekenmethodiek bij veranderingen in de huisvesting’. Hier is een memo met allerlei praktijkvoorbeelden voor opgesteld die vastgesteld dient te worden in de regiegroep. Als dit ook bestuurlijk geborgd moet worden, wordt hiervoor een collegebesluit opgesteld (evt. als onderdeel van het besluit over de maatwerkoplossingen).

5. Borging van de werkwijze. Tussen de culturele instelling, team Cultuur en team Vastgoed zijn goede afspraken gemaakt over de rolverdeling en het uitvoeren van de afspraken uit de maatwerkoplossing.

6. Inbreng op het proces kaderbrief:

1. T.b.v. de kaderbrief wordt er een aantal scenario’s opgesteld voor het herschikken van

   middelen binnen de cultuurbegroting. Binnen die scenario’s zitten mogelijk ook een of meerdere varianten die van invloed zijn op de culturele instellingen waarmee we nu de maatwerkoplossingen aan het maken zijn. Het is dus van belang om de afstemming hiermee te hebben.

2. De 3.5 ton voor de maatwerkoplossingen uit het beleidsakkoord is het uitgangspunt. Indien er onverhoopt structureel of incidenteel een aanvulling noodzakelijk is, moet dat onderdeel zijn van het bredere proces voor de kaderbrief – onderdeel cultuur.

Aandachtspunten

• Het programma is strategisch van aard en heeft een hoge politieke,financiële en maatschappelijke impact.

• Het is een dynamisch krachtenveld met stevige spelers,zowel intern als extern. Je bent daarom een

  stevige gesprekspartner.

• De gemeente heeft verschillende rollen – er dient integraal gewerkt te worden met oog voor die

  verschillende rollen (en belangen), waaronder subsidieverlener en verhuurder.

• Deze extra opgave en de ‘going concern’ zijn heel sterk met elkaar verbonden en dienen daarom in nauwe

  samenwerking plaats te vinden. Dat doe je door proactief de samenwerking te zoeken met de collega’s

  cultuur en vastgoed.

• De inhoudelijk procesmanager kan ondersteund worden door een coördinator op het proces.

Meer informatie
Voor vragen omtrent de inschrijfprocedure en verdere afhandeling, bekijk de footer van deze pagina of ga naar onze Hoe Werkt Het-pagina. Toch nog vragen? Neem direct contact op met Jan de Vries via 06 - 365 104 90 of per mail via jan.devries@kbenp.nl.

Tot uiterlijk 1 werkdag voor de sluitingsdatum is het mogelijk om te reageren op deze inhuuropdracht.