Inhuur informatie- en archiefcontrole

Werkzaamheden

- Plan van aanpak om te komen tot voorstel voor nieuwe manier van informatie- en archiefcontrole

- Voorstel maken voor nieuwe manier van uitvoeren informatie- en archiefcontrole

- Stakeholderanalyse en afstemmingsproces proceseigenaren en andere betrokkenen

- Sturen op voortgang gesprekken met proceseigenaren en waar nodig zelf gesprekken voeren

- Afstemming met o.a. opdrachtgever

- Uitvoering geven aan de eerste controles

- Uitvoeren van voorkomende werkzaamheden bij projecten informatiehuishouding

Opdrachtomschrijving

De RDW zoekt tijdelijke ondersteuning voor invoering van nieuwe manier van informatie- en archiefcontroles en andere projecten/taken. Opdracht is gevolg van tijdelijke onderbezetting van het team Informatie- en Archiefmanagement (IAM).

Hoofdtaak is het vormgeven van een nieuwe manier van informatie- en archiefcontroles en te starten met de uitvoering van die controles. Het doel is om de bestaande manier van Informatie- en archiefcontroles (IAC’s) te vervangen door een nieuwe manier. Eén die minder capaciteit vraagt van het team IAM en de verantwoordelijkheid meer bij de proceseigenaren legt. Om tot een nieuwe manier van controleren te komen is zowel afstemming binnen als buiten het team IAM noodzakelijk.

Achtergrond

In het verleden heeft IAM reeds Informatie- en Archiefcontroles (IAC’s) uitgevoerd. Hiermee is het tijdelijk gestopt vanwege de implementatie van een organisatiebreed DMS (Corsa).

In maart en april 2025 heeft de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed onderzocht in hoeverre de RDW de voornaamste bepalingen uit de Archiefwet 1995 naleeft. Bevindingen waren o.a:

• er geen overzicht is van alle overheidsinformatie;

• niet alle overheidsinformatie wordt voorzien van de juiste metadata en gekoppeld aan een ordening;

• niet alle overheidsinformatie wordt tijdig vernietigd conform de bewaartermijnen van de selectielijst;

• niet alle overheidsinformatie wordt tijdig in beheer, met name uit e-mailboxen, Teams, shares en OneDrive.

Ook is er geen periodieke toetsing op de kwaliteit van de gehele informatiehuishouding waarin alle normen van de Archiefwet in de kwaliteitseisen worden meegenomen.

De RDW beschikt nog niet over een kwaliteitssysteem waarmee de gehele informatiehuishouding van de RDW periodiek wordt getoetst en waarbij alle normen vanuit de Archiefwet- en regelgeving worden meegenomen.

Kennis- en vaardigheden

- Je hebt aantoonbare ervaring met informatie- en archiefcontrole in de afgelopen 3 jaar

- Je beschikt over specifieke kennis van informatiebeheer en van controles

- Je beschikt over sterke analytische vaardigheden om gegevens te verzamelen, te analyseren en te interpreteren

- Je bent omgevingssensitief

- Je hebt een onderzoekende houding en beschikt over probleemoplossend vermogen

- Je werkt planmatig effectief om resultaat te kunnen bereiken

- Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk

RDW werken aan een nieuwe tijd

De ontwikkelingen in mobiliteit gaan steeds sneller. Bij de RDW kun je de nieuwe innovaties niet afwachten; van een RDW’er wordt verwacht dat je vooruitdenkt en anticipeert op de ontwikkelingen. Zeker in deze tijd, met nieuwe uitdagingen en nieuwe vraagstukken. Dit is hét moment om in te stappen. Want bij de RDW kijk je niet toe, maar draag je actief bij aan het mogelijk maken van nieuwe ontwikkelingen, de verkeersveiligheid en het efficiënt inzetten van voertuigen en alternatieve brandstoffen.