Medewerker Inhuur

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
Als Medewerker Inhuur ben je verantwoordelijk voor alle administratieve handelingen rondom het inhuurtraject. Concreet bewaak je het proces van inhuur van tijdelijke professionals van de capaciteitsvraag tot aan de opdracht.

Binnen de provincie Utrecht is de Adviseur Werving & Selectie het eerste aanspreekpunt voor alle capaciteitsaanvragen (zowel tijdelijk als vast). Zij zijn verantwoordelijk voor het afstemmen en goedkeuren van tijdelijke inhuur en voor het aanleveren van de opdrachten aan Flextender. Jij houdt vanuit de provincie Utrecht bij welke aanvragen er binnenkomen, bewaakt de planningen en monitort (bij gunning) de dossiervorming. Verder:

• Pak je indexeringsverzoeken (i.o.m. de aanbestedingsjurist) op en communiceer je de uitkomst aan Flextender

• Vang je binnenkomende mails af en archiveer je deze in de daartoe bestemde mappen

• Stem je met de ondersteuning af over het aanmaken/verlengen van accounts

• Stem je met de adviseurs af over specifieke vragen

• Indien nodig kan je ook worden ingezet op het verplichtingenloket

Je hebt wekelijks overleg met een contactpersoon van Flextender om o.a. de voortgang te bespreken.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als administratieve medewerker en contactpersoon op het gebeid van HR en of werving;
3. Aantoonbare werkervaring met het borgen en bijhouden van informatie in systemen;

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
4. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als administratief medewerker HR en/of werving en selectie binnen een overheidsinstelling; (25 punten)
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als administratieve medewerker en contactpersoon op het gebeid van HR en/of werving; (35 punten)
6. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau in de richting van administratie en of HR; (20 punten)
7. Aantoonbare werkervaring met het verwerken en bijhouden van emails en planningen. (20 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Accuraat

• Klantgericht

• Proactief

• Plannen en organiseren (voortgangscontrole)

• Flexibel en oplossingsgericht

• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk

Beoordeling

Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria te beoordelen in Stap 2”. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

- Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
- Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
xxx (Geef aantal in te huren professionals aan voor deze opdracht]

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja/nee

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland via teams op woensdag 28 februari 2024 van 09:00 uur tot 12:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 27 februari 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 15 februari 2024, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 16 februari 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 22 februari 2024, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.