Communicatieadviseur Kansenmakers Asiel en Statushouders

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de provincie Utrecht mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de provincie Utrecht. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De provincie merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Elk jaar 10.000 nieuwe woningen erbij. Waarvan tweederde in het sociale en middensegment. Een enorme opgave waar de provincie Utrecht zich de komende jaren in het coalitieakkoord aan gecommitteerd heeft.

De provincie Utrecht heeft de taak om samen met de 26 gemeenten in haar provincie zorg te dragen voor (de locaties voor) reguliere opvang, noodopvang van asielzoekers, opvang van alleenstaande minderjarige vreemdelingen (AMV) en de huisvesting van statushouders. Een andere belangrijke taak is het verzorgen van (locaties voor) crisisnoodopvang (CNO) en de opvang van Oekraïense ontheemden.

Middels de Utrechtse Provinciale Regietafel Migratie & Integratie (PRT) waar alle 26 Utrechtse gemeenten en de provincie aan deelnemen, bieden gemeenten en provincie deze opgaven gezamenlijk het hoofd. De PRT Utrecht werkt in de breedte aan deze opgaven, gezien vanuit de asielketen, aan voorzieningen van opvang. De PRT Utrecht kijkt niet alleen naar kwantiteit, maar wil kwalitatief goede opvang leveren. Goed contact met de omwonenden vindt de PRT Utrecht heel belangrijk. Daarvoor is het ‘Communicatienetwerk Asielopvanglocaties’ opgericht en uitgebouwd. Dit netwerk bestaat uit circa 26 communicatieadviseurs van de Utrechtse gemeenten en het COA.

Resultaatopdracht

1. Realisatie van een versterkt Communicatienetwerk Asielopvanglocaties
2. Uitvoering van het communicatieplan Kansenmakers.

Hoe ga je dat doen?

Het Communicatienetwerk Asielopvanglocaties heeft als doel het delen van kennis, voorbeelden & best practices en onderling verbinding leggen over actuele gebeurtenissen, zoals het proces van de Spreidingswet en aanverwante kabinetsbesluiten.   Je gaat dit netwerk verder versterken, door ontwikkelen, voeden met informatie en stimuleren in kennisdeling en samenwerking. Dat betekent dat je gaat coördineren, beheren, faciliteren en actualiseren, om het netwerk actief en voortdurend up to date te hebben. Doel is dat alle gemeenten en het COA met elkaar weten wat er speelt, wat er nodig is en plaats vindt in de communicatie.

Je geeft daarnaast advies op maat aan communicatieadviseurs van de Utrechtse gemeenten. In het huidige politieke klimaat zien we bij sommige gemeenten een verharding in opstelling en gedrag van een (klein) deel van de omgeving. Uitspraken van verschillende politici dragen bij aan verhoogde polarisatie. Het is een onderwerp waar betrokkenen lijnrecht tegenover elkaar kunnen komen te staan. Gemeenten vragen in toenemende mate jouw advies over effectieve communicatie.

De Provinciale Regietafel voorzie je van communicatieadvies en informatie over het Communicatienetwerk. Je bent daarmee voor gemeenten een verbinder en aanjager voor de afstemming over de organisatie van de communicatie. Je verzamelt en deelt informatie, kennis en ervaring over dossiers die spelen of gaan spelen voor asielopvang. Je blijft scherp op de rollen en taken in de communicatie, zodat duidelijk is wat de provincie doet, wat gemeenten doen, wat het COA (Centraal Orgaan opgaven asielzoekers) doet en wat de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) eventueel doet.

Binnen de organisatie van de provincie zorg je dat betrokken collega’s over de inhoudelijke opgave geïnformeerd en betrokken zijn, dat doe je in samenspraak met de Kansenmakers van het Kansenmakersteam Utrecht, die de samenwerking en afstemming in de provincie met gemeenten coördineert. Je stemt intern af en werkt samen met de provinciale woordvoerders die bij het onderwerp asielopvang-locaties zijn betrokken als woordvoerder over de regietaak van de provincie.

Je bent verantwoordelijk voor onder andere de volgende werkzaamheden:

• Je legt in samenwerking met betrokken communicatiecollega’s van gemeenten helder onderbouwd advies over de communicatie voor aan de Utrechtse Provinciale Regietafel Migratie & Integratie (PRT)
• Je versterkt, beheert en ontwikkelt het ‘Communicatienetwerk Asielopvanglocaties’ binnen de provincie Utrecht: hierin nemen gemeentelijke communicatieadviseurs deel die adviseren onderwerpen met betrekking tot asielopvang in hun gemeente.
• Je bent coördinator van het Communicatienetwerk asielopvang Utrecht. Daarin bepaal je samen met alle betrokken gemeentelijke communicatiecollega’s de prioritering, samenhang en aanpak van de communicatie.
• Je geeft advies op maat aan gemeenten die zich bevinden in het proces van haalbaarheidsonderzoeken en besluitvorming voor concrete locaties.
• Je ontwikkelt en beheert nieuwe communicatiemiddelen die nodig zijn naar aanleiding van nieuw of veranderend beleid van provincie Utrecht en gemeenten.
• In het verlengde van dit opgebouwde communicatienetwerk ga je mogelijk aan de slag met raakvlakken met het programma Volkshuisvesting. Hierin faciliteer je verbinding, samenwerking en uitwisseling binnen Team Volkshuisvesting waar het Kansenmakersteam een onderdeel van vormt.

Voor deze opdracht is belangrijk dat de aangeboden kandidaat ervaring heeft met het onderwerp asielopvang en  inzicht heeft in de gevoeligheden die kunnen spelen, met name bij de communicatie met inwoners. Je bent bekend met de dynamiek van weerstand en polarisatie. Je hebt ervaring met participatie bij gevoelige onderwerpen. Je kent de rollen die provincies, gemeenten en het rijk vervullen. Je bent een samenwerker en netwerker ‘pur sang’. Je weet mensen aan je te binden en hebt een natuurlijke overtuigingskracht die enthousiasme bij collega’s opwekt. Je bent analytisch, maakt je complexe materie snel eigen, komt met goed onderbouwde adviezen. Je hebt een goed ontwikkelde bestuurlijke antenne.

Je bent in staat rolzuiver te werken in de samenwerking met gemeenten en andere partners, zodat iedereen in zijn kracht zijn eigen verantwoordelijkheid kan nemen. Je bent vanuit je overkoepelende blik in staat te anticiperen op wat komen gaat en in staat om in samenwerking met betrokken communicatiecollega’s heldere communicatieadviezen voor te leggen aan de Utrechtse Provinciale Regietafel Migratie & Integratie (PRT).

Je bent sensitief op organisatie en omgeving en hebt een goed gevoel voor timing, tone of voice. Je beschikt over sterke mondelinge en schriftelijke overtuigingskracht en bent aantoonbaar in staat tot het geven van goede adviezen en de realisatie ervan. Je bent hands-on, flexibel en draait waar nodig mee onder hoge druk. Op de juiste momenten kun je afstand nemen, de grote lijnen bepalen en verbindingen leggen.

Competenties
- Je bent in staat mensen aan je te binden en samen te werken, je laat mensen in hun waarde en bent flexibel;
- Je bent in staat om rolzuiver te werken en anderen in de samenwerking, zoals gemeenten, daarbij op weg te helpen;
- Je kunt vanuit een probleemanalyse een gedegen strategisch advies en scenario’s opstellen;
- Je bent omgevingsbewust en hebt een goed ontwikkelde politiek/bestuurlijke antenne;
- Je kunt je inleven buiten je eigen ‘bubbel’ - Je weet op een creatieve, innovatieve manier de juiste mensen met elkaar in contact te brengen;
- Je kunt goed netwerken, plannen en organiseren;
- Je volgt de ontwikkelingen van omgevingscommunicatie,  participatie en polarisatie.

Toevoeging

Voor het uitoefenen van de opdracht wordt vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de opdrachtnemer haar eigen (ICT)middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra bedrijfsmiddelen nodig zijn om het product of dienst te kunnen leveren/verlenen, dan zal opdrachtnemer deze zelf bekostigen.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als communicatieadviseur;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met omgevingscommunicatie en participatie, benoemd dit duidelijk in het CV;
4. Aantoonbare werkervaring met strategische communicatie in complexe asielopvang dossiers bij gemeenten en/of provincies in de afgelopen 5 jaar;
5. Een maximaal uurtarief van €100,- euro exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon-werk verkeer en parkeerkosten;

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
6. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal Wo bachelor niveau (10 punten);
7. Minimaal 10 jaar aantoonbare werkervaring als communicatieadviseur (20 punten);
8. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met omgevingscommunicatie, benoem dit duidelijk in het CV (20 punten);
9. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met ‘participatie’ bij gevoelige onderwerpen, issues- of crisiscommunicatie, binnen de overheid (15 punten);
10. Aantoonbare werkervaring in het afgelopen jaar aan asielopvang vraagstukken (25 punten);
11. Beschikbaar per 1 juli 2025 voor 20 uur per week (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen

De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (5) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria te beoordelen in Stap 2”. De tien (5) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (5) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

- Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
- Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, (minimaal 2 referenties).

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Do of Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja, in overleg.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 16 juni 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 5 juni 2025, 9.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 6 juni 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot dinsdag 10 juni 2025, 9.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.