Contractmanager

Organisatie
In Flevoland ligt circa 200 Km. vaarten. Deze vaarten hebben een belangrijke functie. Ze zorgen dat de provincie bereikbaar is via het water. De oevers van de vaarten spelen een cruciale rol in het waarborgen van een veilige scheepvaart, de doorstroming van het water en de bescherming van het achterland. Het overgrote deel van de oeverbeschermingsconstructies is in de jaren ’60 en ’70 van de vorige eeuw aangelegd. Deze constructies bereiken inmiddels het eind van hun technische levensduur.

Op basis van een inventarisatie van alle vaarten in de provincie is besloten de vaarten gefaseerd en risico gestuurd aan te pakken middels het meerjarenprogramma (MJP) Oeverbescherming. Dit programma heeft tot doel op een zo effectief en efficiënt mogelijke manier grootschalig onderhoud en waar nodig vervanging te realiseren. Vanuit de afdeling Infra is het IPM-team van het MJP Oeverbescherming de voorbereiding van het eerste project gestart. Het programma is momenteel bezig om ook het tweede project op te starten.

Opdracht
Ter opvolging van onze huidige contractmanager is het programma op zoek naar een contractmanager. De contractmanager is verantwoordelijk voor de beheersing van het gehele proces van contractvoorbereiding, aanbesteding en uitvoering. Hij is eerste aanspreekpunt voor marktpartijen. De contractmanager is verantwoordelijk voor –onder meer- het opstellen van een inkoopplan met aanbestedingsstrategie en contractvorm, het opstellen van de aanbestedingsstukken en het contract, de begeleiding van de aanbesteding, de contractering en het opstellen en uitvoeren van het contractbeheersingsplan. Mocht de keuze voor de contractvorm resulteren in een RAW-bestek dan is de contractmanager samen met de directie UAV verantwoordelijk voor de directievoering. 

Soepele en nauwe samenwerking met de andere IPM managers binnen het project is essentieel.

Benodigd aantal professionals
1.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende dagen: In de oneven weken op maandag en elke week dinsdag fysiek aanwezig op het kantoor van de provincie in Lelystad. De overige uren zijn flexibel.

De opdracht zal worden uitgevoerd gedurende een periode van 48 weken. Gedurende deze periode wordt rekening gehouden met een verlofperiode van 4 weken waarin de Opdrachtnemer niet actief zal zijn. Voor eventuele verlengingen van de opdracht zal een periode van 24 weken worden aangehouden, waarin 2 weken verlof zijn opgenomen."

 Minimumeisen/ knock-outcriteria
1. Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking;
2. Een maximum uurtarief van € 112,25,- exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon- werkverkeer en fee Flextender;
3. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van civiele techniek of bedrijfskunde;
4. Aanwezigheid in ieder geval op maandag in de oneven weken en elke week op dinsdag, overige uren zijn in overleg;
5. Beschikbaar per 1 juli 2024 voor 28 uren per week gedurende de looptijd van de opdracht.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
6. Minimaal 10 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van contractmanagement, contractvoorbereiding én aanbestedingsbegeleiding (10 punten);
7. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een IPM-rol (20 punten);
8. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring (in dienst of gedetacheerd) bij een lagere overheid (te weten: een provincie of een gemeente) in de afgelopen 5 jaar (15 punten);
9. Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in meerjarenprogramma’s als opdrachtgever (20 punten);
10. Bij tenminste 2 projecten als opdrachtgever deelgenomen aan een bouwteam (benoem dit duidelijk in het cv.) (15 punten);
11. Aantoonbare ervaring met het inkopen van ingenieursdiensten (10 punten);
12. Aantoonbare ervaring met oever vervangingsprojecten, aangetoond met tenminste 2 projecten in de afgelopen 10 jaar (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/ de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Leidinggeven/sturen

• Proactief;

• Teamspeler;

• Gestructureerd;

• Nauwgezet.

Cv-richtlijnen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Uit het cv dient duidelijk naar voren te komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze functie.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen/ knock-outcriteria in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. Inschrijvingen met een lager uurtarief krijgen in dat geval de voorkeur boven inschrijvingen met een hoger uurtarief. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.

2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). In principe worden de beste drie kandidaten uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de provincie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn van 10 dagen gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Overige informatie

• De provincie kan verzoeken tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;

• Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding;

• Er wordt voor zakelijke ritten een reiskostenvergoeding gehanteerd. Dienstreizen worden bij voorkeur met het openbaar vervoer gemaakt. De kosten hiervoor kunnen worden gedeclareerd. Is de plaats van bestemming alleen per auto bereikbaar, dan wordt een kilometervergoeding van €0,37 gehanteerd. Is de bestemming wel bereikbaar met openbaar vervoer, maar wordt er toch met de eigen auto gereisd, dan is de kilometervergoeding €0,14. De basis voor de uitbetaling van het aantal kilometers is de snelste reisafstand vanaf je standplaats, gemeten via routenet.nl. Reis je vanaf je huisadres rechtstreeks naar een bestemming en is die afstand korter dan vanaf je standplaats? Dan krijg je een volledige vergoeding op basis van deze kortere afstand. Reis je naar een bestemming waarbij je je standplaats passeert? Dan kun je alleen de afstand vanaf je standplaats naar de bestemming declareren;

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);

• De Verwerkersovereenkomst kan onderdeel uitmaken van de opdracht welke is te vinden onder de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Provincie Flevoland.

• De provincie Flevoland is niet verplicht de Opdracht te gunnen.

De provincie Flevoland behoudt zich het recht voor het aanbestedingsproces geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of volledig, stop te zetten en/of de Opdracht niet te gunnen.

Door deel te nemen aan of in te schrijven op deze aanbestedingsprocedure stemt deelnemer in met alle voorwaarden van deze uitvraag.

Planning en meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 5 juni 2024, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 6 juni 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De gesprekken bij de provincie zijn gepland op dinsdag 18 juni 2024 tussen 11.00 en 15.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk vrijdag 14 juni 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de uitkomst van de procedure.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 10 juni 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.