Managementondersteuner

Organisatie
De gemeente Pijnacker-Nootdorp is een groeigemeente, de komende jaren neemt het inwoneraantal toe van 55.000 naar 65.000. We werken de komende jaren aan grote projecten op het gebied van woningbouw, bedrijventerreinen, infrastructuur, voorzieningen, natuur en recreatie. Het ondernemersklimaat wordt gekenmerkt door innovatieve ondernemers die vooruitlopen op het gebied van warmtetransitie en duurzaamheid. Wonen in Pijnacker-Nootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen met uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam.

De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 400 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Onze medewerkers voelen zich gewaardeerd en zijn trots op de organisatie waarvoor zij werken.

De Concernstaf van de gemeente Pijnacker-Nootdorp bestaat uit zeventien mensen en ondersteunt de directie met de volgende kerntaken: bestuurs- en managementondersteuning, concerncontrol, strategische advisering, programmamanagement, informatieveiligheid en privacy. 

Opdracht
De gemeente is tijdelijk  op zoek naar een managementondersteuner voor het Bestuurssecretariaat. Je komt te werken bij de afdeling Concernstaf.

Wat ga je doen? 
Als medewerker directie- en bestuurssecretariaat kom je te werken bij afdeling Concernstaf, waar je samen met vijf collega’s het secretariaat van de directie- en collegeleden vormt. Je ondersteunt binnen het team verschillende collega’s met het werk voor directie en wethouders.

We zoeken een representatieve, betrouwbare, flexibele en dienstverlenende medewerker, die goed kan luisteren, open communiceert, goed past in het bestaande team en een proactieve werkhouding heeft.

Je werkzaamheden bestaan onder meer uit: 

• Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de dag van de gemeentesecretaris, directeur en wethouders van A tot Z klopt; 
• Verbanden leggen tussen de e-mail en de agenda en hier naar handelen;
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door. Je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld;
• Meelezen en anticiperen op e-mail van de gemeentesecretaris, directeur en wethouders;
• Voorbereiden van overleggen, completeren vergaderstukken, attenderen op aandachtspunten; 
• Bewaken van de voortgang van inhoudelijke onderwerpen;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Alle andere voorkomende secretariële taken. 

Vereisten / knock-outcriteria
1. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
2. Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
3. Beschikbaarheid op dinsdag (6 uren), donderdag (wens circa 4 uren) en vrijdag (6 uren per dag).

Gunningscriteria (weging)
4. Minimaal een afgeronde MBO 4 opleiding in de richting van of aangevuld met een secretariële opleiding (25 punten);
5. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretariaat medewerker met ervaring in complex agendabeheer in een gemeentelijke werkomgeving (35 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met archiverings- en documentatietechnieken in software zoals het Zaaksysteem en Notubiz (20 punten totaal, 10 punten per onderdeel);
7. Selectiegesprek in de tweede beoordelingsfase (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan de genoemde criteria voldoet. Wordt aan het betreffende gunningscriterium voldaan dan wordt in de eerste beoordelingsfase het bijbehorende puntenaantal geheel toegekend. De kandidaten worden vervolgens aan de hand van de scores die op de gunningscriteria zijn behaald gerangschikt. De tien kandidaten met de hoogste score op de gunningscriteria gaan door naar de tweede beoordelingsfase. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend om door te gaan naar de tweede beoordelingsfase. De eerste beoordelingsfase wordt door Flextender uitgevoerd.

In de tweede beoordelingsfase worden de cv’s van de betreffende tien kandidaten met elkaar vergeleken op basis van de gunningscriteria door de opdrachtgever. De kandidaten die in deze vergelijking als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek, waarin wordt getoetst of de kandidaat voldoet aan de hierna te noemen competenties:

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift;
• Vaardigheid met officepakket en Office365;
• Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Vaardigheid in het aanvoelen van wat je wel/niet moet doen;
• Vaardigheid in het te woord staan van derden en het afhandelen van vragen of doorverwijzen;
• Communiceert open, kan goed luisteren en is proactief.
• Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Vaardigheid in het te woord staan van derden en het afhandelen van vragen of doorverwijzen;
• Communiceert open, kan goed luisteren en is proactief.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: woensdag, donderdag en vrijdag.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 6 december 2021 van 13:30 uur tot 17:00 uur en woensdag 8 december 2021 van 9:30 uur tot 14:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 3 december 2021 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

‘Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi)’.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 29 november 2021, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 30 november 2021 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen.
Flextender is bereikbaar op telefoonnummer  035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot donderdag 2 december 2021, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.