Inhuur Projectsecretaris

Organisatie
Het Ministerie van Justitie en Veiligheid kent vijf directoraten-generaal met een verantwoordelijkheid voor beleidsontwikkeling en implementatie. Je werkt voor het Directoraat-generaal Rechtspleging en Rechtshandhaving (DGRR).DGRR opereert in het netwerk van organisaties belast met rechtspleging en rechtshandhaving zoals de rechterlijke macht (Openbaar ministerie, Rechtspraak), opsporingsdiensten (politie, bijzondere opsporingsdiensten, Europol, Koninklijke Marechaussee), de wereld van de juridische beroepen (notariaat, advocatuur, gerechtsdeurwaarders) en gefinancierde rechtsbijstand en de bestuurlijke wereld van gemeenten, maatschappelijke organisaties en bedrijven. De nadruk ligt op de verantwoordelijkheid voor de instandhouding van de rechtsorde en de rechtsstaat en de aanpak van maatschappelijke vraagstukken op het gebied van overlast, onveiligheid en criminaliteit. De manier van werken wordt gekarakteriseerd door multidisciplinaire samenwerking, aandacht voor beleidsmatige en operationele vraagstukken, een programmatische en fenomeengerichte aanpak en snelle interventies bij politiek gevoelige incidenten.

Afdeling
De afdeling Keteninformatievoorziening (KIV) is verantwoordelijk voor de inrichting van de informatievoorziening op ketenniveau binnen de rechtspleging en de rechtshandhaving, in het bijzonder binnen de strafrechtketen. Zo leveren we kennis en expertise op het gebied van informatievoorziening binnen het domein van de strafrechtspleging. Hiermee ondersteunt KIV de strafrechtketen bij het realiseren van de ambities, bijvoorbeeld door participatie in diverse ketenprojecten en -trajecten zoals de strafrechtketen architectuurraad en het Netwerk Datakwaliteit.

Daarnaast vervullen we de rol van opdrachtgever namens het directoraat-generaal Rechtspleging en Rechtshandhaving van de Justitiële Informatiedienst (Justid). Hiermee dragen we zorg voor een aantal belangrijke ketenvoorzieningen, zoals de Justitiële Documentatie en de Strafrechtsketendatabank.

De afdeling KIV is gepositioneerd binnen het directoraat-generaal Rechtspleging en Rechtshandhaving (DGRR).Voor de departementsleiding voeren we een aantal adviserende en beleidsmatige taken uit, die voortvloeien uit de beleidsverantwoordelijkheid van de minister voor de Wet identiteitsvaststelling verdachten, veroordeelden en getuigen (Wivvg), de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (Wjsg) en de stelselverantwoordelijkheid van de minister voor de strafrechtketen.

KIV werkt, kortom, op het snijvlak van strafrecht en ontwikkelingen op het gebied van informatieuitwisseling, zoals big data en kunstmatige intelligentie. Werken aan deze onderwerpen doen we nooit alleen, maar altijd in samenwerking met ketenpartners, andere directies en onderdelen binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid en externe organisaties.

Omschrijving van de opdracht
Wegens het stoppen van de huidige projectsecretaris is het programma Modernisering Identitietsvaststelling op zoek naar een nieuwe projectsecretaris.

Functiebenaming en beschrijving werkzaamheden
We zijn voor de afdeling Keteninformatievoorziening op zoek naar een projectsecretaris, een paar extra handen, iemand die inhoudelijk kan bijdragen, ons helpt met maken en bewaken van planningen, besluiten najaagt, afspraken vastlegt. Kortom… Een alleskunner, maar vooral iemand die in staat is professionele collega’s binnen de strafrechtketen, op een wijze waarop een goede projectsecretaris gewend is dat te doen, te ondersteunen.

De opdracht

Je opdracht bestaat uit 2 onderdelen:

1. Je ondersteunt het programma Modernisering Identiteitsvaststelling

2. Je ondersteunt de afdeling bij een aantal andere (project)activiteiten.

Programma Modernisering Identiteitsvaststelling
Het is in de strafrechtketen essentieel dat we weten met wie we te maken hebben. Zo kunnen we zien of een persoon al eerder in aanraking is geweest met justitie of niet. Soms is de controle van een identiteitsbewijs voldoende, maar vaak is daar ook een vingerafdruk, gelaatsfoto of DNA voor nodig. Veel in dit proces gaat goed, maar kan ook beter. Het ICT-landschap dat we daarvoor gebruiken is deels nieuw en deels verouderd en dringend aan vervanging toe. Al meerdere jaren staat de vernieuwing van identiteitsvaststelling in de strafrechtketen op de agenda. Vanuit de afdeling Keteninformatievoorziening is het programma modernisering identiteitsvaststelling geïnitieerd. Doel van het programma - binnen de organisatiedoelstellingen van de ketenpartners in de strafrechtketen - is verbetering van de kwaliteit van de identiteitsvaststelling, efficiëntere processen identiteitsvaststelling in strafrechtketen en modernisering van de informatievoorziening om verbetering van de kwaliteit identiteitsvaststelling en keten brede efficiëntere processen te ondersteunen of mogelijk te maken. Enkele onderdelen van het programma zijn:

• Het proces van identiteitsvaststelling en de registratie en beheer hiervan wat start bij de opsporingsorganisaties en weer eindigt wanneer rechtsopvolging afgerond is;

• De processen van inschrijving van een verdachte van een strafbaar feit in de Strafrechtketendatabase (SKDB) vanuit Politie / Kmar, CJIB en OM;

• Uitgifte en gebruik van een Strafrechtketennummer (SKN) in de strafrechtketen;

• Kwaliteitsbewaking Identiteitsvaststelling door Matching autoriteit ondergebracht bij Justid

• Vernietiging van persoonsgegevens (na de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijn) na afronding van rechtsopvolging;

• Informatievoorziening/systemen/koppelvlakken ter ondersteuning van bovengenoemde processen

Jij als projectsecretaris ondersteund dit programma als projectsecretaris in de meest brede zin, zoals verbinding maken met partners in de keten, verslaglegging, archivering, projectcontrol.

Ondersteuning overige activiteiten
Ondersteuning overige activiteiten. Binnen KIV zijn we verantwoordelijk voor het Protocol Identiteitsvaststelling. Komende tijd worden hier doorlopende activiteiten voor uitgevoerd. Professionele ondersteuning is hierbij noodzaak, zoals het creëren en bewaken van overzicht op de voortgang van verschillende activiteiten en het (inhoudelijk) voorbereiden van vergaderingen, versturen agenda en stukken voor verschillende overleggen over dit onderwerp, zorgen voor passende verslaglegging, actief bewaken voortgang uitgezette acties. Hierbij wordt niet geschroomd om ook eigen acties te benoemen en uit te voeren.

Takenpakket
De projecten worden door een aantal collega’s in gezamenlijkheid opgepakt. Het takenpakket zal er in grote lijnen als volgt uitzien:

• Meedenken over een goede projectstructuur;

• Bijdragen aan het opzetten van een planning en het bijhouden van de planning;

• Voorbereiden, organiseren en inplannen van vergaderingen (incl. afstemming over een geschikt tijdstip);

• Verslaglegging van de projectteam / programma overleggen;

• Verslaglegging van andere overleggen (binnen en buiten het bestuursdepartement);

• Bijhouden en verspreiden van de actiepuntenlijst;

• Bewaken van de voortgang;

• Archivering projectdocumentatie;

• Opstellen en bijhouden van portfolio- financiële en voortgangsrapportages en ruimte om bij te dragen op inhoudelijk vlak.

Interviewcriteria

• De aangeboden kandidaat is sensitief, kan goed inplannen/organiseren en is zich als geen ander bewust van zijn/haar omgeving.

• De aangeboden kandidaat laat zien proactief mee te willen werken binnen het project. Dit laat de kandidaat zien door tijdens het gesprek met concrete voorbeelden te komen over hoe kandidaten huidige zaken zal oplossen.

• De aangeboden kandidaat is analytisch sterk, initiatiefrijk, flexibel. Daarnaast kan de kandidaat goed samenwerken en is creatief in het vinden van oplossingen.

• De aangeboden kandidaat kan zich goed uitdrukken en is sociaal vaardig.

• De aangeboden kandidaat past binnen het team: Communicatief vaardig (ideeën en oplossingen kunnen overbrengen en klantgericht zijn), Secuur, Aanpassingsvermogen (zelfstandig en binnen team, zowel gestructureerd als improviserend kunnen werken), Stressbestendig (meerdere prioriteiten tegelijk aankunnen), Flexibel (kunnen omgaan met wijzigingen in prioriteiten)