Omschrijving van de opdracht

Beschrijving directie/afdeling

Je komt te werken bij de Informatievoorziening Openbaar Ministerie. Als OM hebben we behoefte aan een toekomstbestendige en duurzame ICT en Informatievoorziening. Dit brengt veel uitdagingen met zich mee, daarom is in 2021 het nieuwe OM-onderdeel Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM) opgericht. Centraal in de opgave van IVOM staan drie strategische pijlers. We richten ons de komende jaren op het verbeteren van de performance en stabiliteit van de huidige systemen, het professionaliseren van de IV-organisatie en het vernieuwen van de werkprocessen en het ICT-landschap. Dit doen we met meer dan 200 professionals, die zorgen dat onze ruim 5.000 OM collega’s probleemloos kunnen werken, elke dag opnieuw. Vanuit de afdeling Bedrijfsvoering worden de organisatie, processen en medewerkers ondersteund bij de realisatie van organisatie- en persoonlijke doelstellingen. De afdeling is samengesteld uit de clusters Directie- en managementondersteuning, Communicatie, Personeel en Organisatie, Besturing en Control en Operationele Ondersteuning.

Functiebenaming en beschrijving werkzaamheden

Voor de ondersteuning van het bestuur van IVOM zijn we op zoek naar een tijdelijke vervanger van onze bestuurssecretaris die vanwege ziekte langdurig afwezig is. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda van het MT, het maken van het verslag, uitwerken van notities, bijwerken van de besluiten en actielijsten en het organiseren van heisessies. De secretaris wordt geacht om van een complex bestuurlijk overleg een begrijpelijk en overzichtelijk verslag te maken. Hierbij is het belangrijk dat de hoofdzaken van de bijzaken worden onderscheiden. Daarnaast ondersteunt de bestuurssecretaris het volledige medezeggenschapsproces. Je plant de vergaderingen in, bereidt deze voor en zorgt voor de verslaglegging. Je bent de schakel tussen de OR en het bestuur en zorgt ervoor dat de samenwerking zo soepel mogelijk verloopt. Je legt de gemaakte afspraken tussen de OR en het bestuur vast, bewaakt de voortgang en attendeert hen daarop. In je functie heb je rechtstreeks contact met alle leden van de OR en met het bestuur. Je bereidt (inhoudelijk) de adviezen en instemmingen voor en zorgt voor de archivering van de besluitvorming. Tenslotte geef je vorm en uitvoering aan de communicatie naar de achterban en andere belanghebbenden.

De Eisen

• Minimaal een afgeronde WO-opleiding ( of WO-starter), bij voorkeur in de richting van bestuurskunde.

• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als (bestuurs)secretaris.

• 2 relevante referenties, die de volgende gegevens bevatten: naam referent, functie, organisatie, e-mailadres en/of telefoonnummer.

De Wensen

• Inschrijver vult hieronder de naam van de Kandidaat in en het telefoonnummer voor het maken van een eventuele afspraak voor een Interview.

• Inschrijver vult hieronder de NAAM en Functie in van de persoon die de eventuele overeenkomst ondertekent. Dit is de rechtsgeldig tekenbevoegde wat blijkt/volgt uit het uittreksel van de KvK of een door deze rechtsgeldig tekenbevoegde gevolmachtigd persoon. Indien een volmacht van toepassing is dient deze in de map bij deze vraag te worden gevoegd.

• De kandidaat is beschikbaar binnen x-aantal weken na gunning:

• De kandidaat heeft x-aantal soortgelijke opdrachten uitgevoerd bij (meedere) organisaties, toegepast op bestuur ondersteuning:

• De kandidaat heeft o.b.v. cv aantoonbare affiniteit/werkervaring met ondersteuning bestuur op het gebied van ICT en informatievoorziening:

• De kandidaat heeft o.b.v. cv aantoonbare kennis van, inzicht in en ervaring met het werken in een complex politiek en bestuurlijk krachtenveld en je snapt als geen ander de verschillende belangen en durft hier ook keuzes te maken: