Projectondersteuning JTF projecten

Projectondersteuning JTF projecten
Startdatum: zsm na definitieve gunning
Gemiddeld aantal uren per week: 32
Initiële looptijd: 6 maanden

De inzet is een raming. Er wordt geen garantie gegeven op daadwerkelijke afname. Facturatie vindt plaats op basis van daadwerkelijk gerealiseerde uren.

Context JTF Zuid-Limburg
Het Just Transition Fund (JTF) is een Europese subsidie om over te gaan naar een klimaatneutraal Europa rond 2050. De Europese Unie heeft hiervoor 623 miljoen euro beschikbaar gesteld. Het voornaamste doel van het fonds is om de transitie op een rechtvaardige manier te laten verlopen in regio’s die sociaal economisch sterk afhankelijk zijn van fossiele industrie. Zuid-Limburg is één van deze regio’s.

De transitie heeft veel gevolgen. Niet op de laatste plaats voor werkgelegenheid, banen en vooral werkenden, werkzoekenden en scholieren. Om de transitie op een eerlijke en inclusieve manier te laten verlopen, is het belangrijk dat iedereen mee kan doen in de transitie naar een duurzame toekomst.

De Coöperatie Leo Loopbaan U.A. is penvoerder van 2 JTF-projecten in Zuid-Limburg. Meer informatie over deze projecten is te vinden op:
Future Proof Human Capital: https://jtf-humancapital-zl.nl/fphc/
Future Proof Talent Development: https://jtf-humancapital-zl.nl/fptd/

Daarnaast is de coöperatie ook nog projectpartner in een tweetal andere JTF-projecten.

Omschrijving van de opdracht
De taken behorende bij deze uitvraag zijn als volgt:

Hoofdactiviteiten:

• Projectadministratie en voortgangsbewaking

  • Bijhouden van projectdocumentatie, actielijsten en deadlines.

  • Ondersteunen bij het opstellen van voortgangsrapportages en samenvattingen.

  • Verwerken en bewaken van planningen en deliverables per werkpakket.

  • Bijhouden van KPI’s en mijlpalen in overzichtelijke formats of dashboards.

• Organisatie van bijeenkomsten en overleggen

  • Plannen en voorbereiden van overleggen met projectleiders, partners en stakeholders.

  • Verzorgen van verslaglegging (notulen, actielijsten, opvolging).

  • Regelen van locaties, catering en benodigde middelen bij fysieke bijeenkomsten.

  • Beheren van (digitale) overlegstructuren zoals Teams, SharePoint of andere platforms.

• Communicatie en interne afstemming

  • Fungeren als eerste aanspreekpunt voor praktische vragen vanuit partners en collega’s.

  • Ondersteunen in het voorbereiden en redigeren van communicatie-uitingen (zoals mails, nieuwsbrieven, uitnodigingen).

  • Onderhouden van contact met betrokken uitvoerende partijen, onder regie van de projectleider.

• Financiële en administratieve ondersteuning

  • Verzamelen en ordenen van onderbouwing voor declaraties en rapportages.

  • Ondersteunen bij het opstellen van budgetoverzichten, urenregistraties en uitgavenmonitoring.

• Ondersteuning bij uitvoering van activiteiten

  • Meehelpen bij de organisatie van workshops, events en andere programmadagen.

  • Praktische ondersteuning bij de communicatie en uitvoering van trajecten (werkpakketten als experiences, alumni, communityvorming (zoals inschrijving, bevestigingen, locatie-afspraken).

  • Ondersteunen bij dataverzameling, zoals deelnemerslijsten, feedbackformulieren en evaluaties.

• Informatiebeheer en systeemondersteuning

  • Up-to-date houden van projectbestanden in gedeelde mappen (zoals SharePoint, Teams, OneDrive).

  • Ordenen en archiveren van relevante documenten (projectplannen, overeenkomsten, communicatie-uitingen).

  • Ondersteunen bij gebruik van projecttools en monitoringsystemen.

Focus van de rol:
De projectondersteuner zorgt voor structuur, overzicht en soepele uitvoering binnen werkpakketten. Door praktische en administratieve ondersteuning ontlast deze rol de projectleiders, zodat zij zich kunnen richten op inhoud, sturing en projectleiding.

Looptijd
De beschreven rol wordt uitgeoefend in de periode t/m november 2026. In eerste instantie zal worden gestart met een overeenkomst voor 6 maanden. Vervolgens worden telkens verlengingsopties met leverancier besproken (maximaal 2 verlengingen). Leo Loopbaan behoudt zich tevens het recht voor om (bij extreme wijzigingen in het project of disfunctioneren) een opdracht tussentijds te beëindigen.

Omvang
De opdracht betreft een inzet van een gemiddeld aantal uren per week gedurende de eerste 6 maanden. Vervolgens wordt in het gesprek over verlenging vastgesteld hoeveel uur zullen worden ingezet in de eventueel volgende periode.

Transparantie
Wij hechten veel waarde aan openheid en transparantie. Daarom eisen we van onze leveranciers doorlopend inzage in een urenregistratiesysteem. Facturen dienen altijd voorzien te zijn van een aansluitende urenrapportage.

Flexibiliteit
Van de aan te bieden kandidaat wordt veel flexibiliteit geëist. 

• Uitvoering van de opdracht vindt op wisselende dagen in de week plaats;

• Uitvoering van de opdracht dient grotendeels op locatie in Elsloo te gebeuren; 

• Schakelt zelfstandig met de relevante stakeholders;

• Het aantal uren per dag/week kan variëren.

Eisen

1. Het CV dient opgesteld te zijn in het Nederlands en maximaal 2 pagina's groot te zijn.

2. De aangeboden beschikt aantoonbaar over een afgeronde hbo opleiding of hbo werk- en denkniveau. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.

Wensen
Alleen verwijzen naar het cv levert geen punten op.

3. Geef aan hoeveel jaren relevante werkervaring de kandidaat heeft.
   Het aantal jaren ervaring dient duidelijk zichtbaar in het CV te staan.

   • < 5 jaar (0 punten)

   • 5 t/m 9 jaar (10 punten)

   • Minimaal 10 jaar (20 punten)

4. Van de kandidaat wordt verwacht dat deze aantoonbare werkervaring heeft in een rol als projectondersteuner binnen complexe projecten of programma’s.
   Beschrijf concreet welke projecten dit betrof, welke taken werden uitgevoerd, en waarom dit relevant is voor deze opdracht.
   20 punten

5. De kandidaat beschikt over ervaring met het opstellen, verwerken en/of beheren van projectdocumentatie, rapportages en planningen.
   Beschrijf voorbeelden waarin dit is toegepast en hoe dit bijdroeg aan het succes van een project.
   10 punten

6. Van de kandidaat wordt verwacht dat deze aantoonbare ervaring heeft met het plannen en organiseren van projectbijeenkomsten (zoals overleggen, werksessies, events) en het verzorgen van bijbehorende communicatie.
   Beschrijf wat de rol van de kandidaat hierin was en welke competenties dit laat zien.
   15 punten

7. De kandidaat is vaardig in het werken met systemen zoals Microsoft Office, Teams, SharePoint.
   Beschrijf welke tools en systemen de kandidaat beheerst en hoe deze ervaring relevant is.
   10 punten

8. Gezien de dynamiek van de projecten wordt van de kandidaat verwacht dat deze flexibel inzetbaar is, proactief communiceert en zelfstandig prioriteiten kan stellen.
   Beschrijf voorbeelden waarin de kandidaat deze kwaliteiten heeft laten zien.
   15 punten

9. Van de kandidaat wordt verwacht dat deze ruime aantoonbare werkervaring heeft in complexe omgevingen waarbij er geschakeld en rekening moet worden gehouden met diverse partners en stakeholders. Beschrijf waaruit deze ervaring bestaat en waaruit blijkt dat dit dit relevant is. Hieruit moet naar voren komen dat er bekendheid is met de specifieke dynamiek in dergelijke omgevingen.
   20 punten

10. Het is een pré als de kandidaat ervaring heeft opgedaan in projecten of programma’s op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs, of regionale samenwerking.
    Beschrijf wat de rol was, welke context dit betrof, en hoe dit relevant is.
    10 punten

11. Uurtarief weging
    15 punten

Let op!:
Voor deze uitvraag is het niet toegestaan om als ZZP-er in te schrijven of een ZZP-er aan te bieden.