Adviseur ondersteuning Implementatieproces Nieuw Pakket

Organisatie
Een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. Hier werken we samen met 650 collega’s aan de best mogelijke dienstverlening voor inwoners, bedrijven en instellingen. De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. Onder het motto: vertrouwen, verbinden en verantwoordelijkheid.

Afdeling
Over de afdeling Bedrijfsvoering (BV)
Werken voor Bedrijfsvoering is werken voor de motor van de gemeente. Bij elke ontwikkeling of ieder proces is deze afdeling betrokken. Hier werken adviseurs en ondersteuners die collega’s helpen hun werk te doen. Bij BV vind je HR, financiën, communicatie, inkoop, informatiemanagement, onderzoek, IT, facilitaire zaken, bestuursadvisering en juridische zaken. Kortom, grote afwisseling in collega’s én in het werk.

Opdracht
Proces Ondersteuner Implementatietraject Nieuw Financieel Pakket (Unix4- ERPx)  (20 u/pw)
Bij de gemeente Leidschendam-Voorburg wordt momenteel hard gewerkt aan de implementatie van een nieuw financieel (ERPx van Unit4),  met als doelstelling om ingaande boekjaar 2024 de financiële verantwoording vanuit het nieuwe pakket uit te voeren.  Hiervoor is een interne projectgroep  verantwoordelijk voor de uitvoering onder leiding van een projectleider en in opdracht van de teamleider van de Financiële Administratie.

Voor de ondersteuning van dit proces is de gemeente op zoek naar een financieel ondersteuner die de verbinding kan leggen tussen de gewenste verandering op financiële processen en de (nieuw) in te richten processen. De implementatie vindt plaats op basis van de “Best Practise” en de inrichting van de verschillende werkprocessen hebben we inmiddels vastgelegd in Solution Design Documents (SDD’s)

De komend periode zullen we, ter voorbereiding op een eerste testfase, starten met het opleiden van de werkgroepleden. Er wordt van alle projectleden een grote inspanning gevraagd gedurende de testfase en verwerken van testresultaten.

Als deelnemer van de projectgroep ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen op het gehele implementatietraject inclusief de ingebruikname en de nazorgfase. Je helpt met het verder uitwerken van mogelijke inrichtingsvraagstukken, het gemeente breed borgen van kennis, het verfijnen van standaard handleidingen en schakelt tussen financieel advies, de financiële administratie en de financiële inrichting ERPx i.r.t. het boekjaar 2024.

Je speelt een grote rol in de juiste uitvoering op het implementatieplan samen met de opdrachtgever, projectleider en de werkgroepleden. Doelstelling is dat het vastgestelde implementatieplan ERPx de komende maanden verder getest wordt en wordt uitgerold organisatie breed.  

Van belang hierbij is jouw ondersteuning van de projectleden op de proceskant en op de kwaliteitskant. Tevens borg je en ben je mede verantwoordelijk dat dit traject gereed is om op 1 november 2023 “live” te gaan voor dienstjaar 2024.

Je zal geplaats worden als externe medewerker bij het team Financiële Administratie,  teamleider Dhr. Peter Boelens.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 5 jaar ervaring in een coachend en leidinggevende rol bij een administratief en/of adviserend financieel team bij een gemeente;
2. Aantoonbare kennis van specialistische gemeentelijke wetgeving op juridisch- en administratief gebied (o.a. BBV);
3. Aantoonbare kennis van én werkervaring met het werken met verander- en inrichtingsvraagstukken op gemeentelijke financiële software;
4. Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten.
    Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.

Gunningscriteria (weging)
5. Minimaal 3 jaar als verander/projectmanager op  financiële gemeentelijke processen ( 25 punten);
6. Inhoudelijke kennis van financiële (gemeentelijke) wetgeving en richtlijnen (25 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met het coachen van (gemeentelijke) medewerkers binnen verandertrajecten (15 punten);
8. Technische ICT  kennis op gemeentelijke pakketten i.c.m. financiële AO/IC processen, zoals decade en Lias. (15 punten);
9. Aantoonbare werkervaring in verandertrajecten bij gemeentelijke instellingen op P&C (20 punten).

Competenties
- Creativiteit
- Verantwoordelijk
- Coachen
- Klantgericht
- Regisseren
- Schriftelijke communicatie
- Plannen en organiseren
- Overtuigingskracht
- Daadkracht

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling CV’s op knock-outcriteria 
Flextender beoordeelt de CV’s op de knock-outcriteria die in de marktplaatsuitvraag worden omgeschreven. Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. 

Stap 2: Selectie CV’s 
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de knockoutcriteria in onderlinge vergelijking op de gunningscriteria uit de marktplaatsuitvraag. De (maximaal) tien kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek 
Leidschendam-Voorburg beoordeelt de CV’s van vijf  geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. 

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten in veranderprocessen.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die op basis van deze criteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. 

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt nader getoetst in hoeverre de geselecteerde kandidaten voldoen aan de competenties uit de marktplaatsuitvraag. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort kan stap drie van de beoordeling worden herhaald. 

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar ons oordeel het beste voldoet aan het gevraagde profiel in de marktplaatsuitvraag. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund.

Leidschendam-Voorburg behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. 

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 12.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: geheel in overleg met opdrachtgever.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op 31 mei 2023 van 9.00 tot 10.00 en van 13.00 tot 15.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op 30 mei 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie
De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 25 mei 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 26 mei 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot dinsdag 30 mei 2023, 09.00 uur Tot die tijd kunt u reageren.