Projectsecretaris

Organisatie
De Thuisgevers is een samenwerkingsverband van gemeente Kampen, Protestantse kerk Nederland en het ministerie van Justitie en Veiligheid. We leveren een bijdrage aan de opvangcrisis door statushouders te huisvesten in leegstaand maatschappelijk vastgoed bij maatschappelijke initiatieven in heel Nederland. Dat doen we door publiek-private samenwerkingen te initiëren tussen gemeenten, ondernemers en maatschappelijke organisaties.

Omschrijving van de opdracht
Als Projectsecretaris ben je de verbindende schakel binnen De Thuisgevers en meerdere maatschappelijke projecten. Je werkt intensief samen met het projectteam en draagt zo inhoudelijk én organisatorisch bij aan het succes van verschillende projecten. Je hebt daarmee een grote impact op de opvangcrisis en wooncrisis binnen Nederland. In je rol houd je het overzicht over de projecten en zorg je voor structuur.

Tot je werkzaamheden behoren verder onder andere:

• Je ondersteunt de projectmanager bij de uitvoering van diverse inhoudelijke en administratieve werkzaamheden, zoals het bewaken van de agenda, het meeschrijven aan ambtelijke en bestuurlijke stukken, en het begeleiden van besluitvormingsprocessen;

• Je organiseert (project)vergaderingen en (bestuurlijke) overleggen, bereidt deze voor, verzorgt de verslaglegging en bewaakt de voortgang en afdoening van afspraken en besluiten;

• Je bent een aanspreekpunt voor het project – zowel intern als extern – en draagt bij aan het schrijven, redigeren en samenstellen van informatie- en presentatiemateriaal;

• Je geeft mede voorlichting over projectdoelstellingen, activiteiten en achtergronden, afgestemd op verschillende doelgroepen;

• Je draagt inhoudelijk en procesmatig bij aan het opstellen van offertes, projectplannen en klantpresentaties;

• Je hebt een proactieve houding in het ondersteunen van je collega’s en pakt extra werk op waar nodig;

• Je bent een kei in het zelfstandig organiseren van evenementen. Je bedenkt en voert een plan uit voor ons driejarig bestaan in oktober;

• Je werkt proactief aan onze (sociale) mediastrategie, komt zelfstandig met ideeën en weet een idee om te zetten naar uitvoering;

• Je onderhoudt contact met onze stakeholders, waaronder het nabellen van klantcontacten bij gemeenten en provincies en met Thuisgeefvrijwilligers.

Vereisten / knock-outcriteria

1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;

2. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;

3. Aantoonbare werkervaring met projectmatig werken in een omgeving waar verschillende belangen samenkomen (beschrijf separaat en beknopt een voorbeeld in het cv);

4. Aantoonbare werkervaring met het organiseren van evenementen;

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)

5. Aantoonbare werkervaring met maatschappelijke thema’s en/of projecten (20 punten);

6. Aantoonbare werkervaring met het beheer van sociale media en het opzetten van mediacampagnes (20 punten);

7. Aantoonbare werkervaring met CRM-systemen (zoals Salesforce, Microsoft Dynamics of vergelijkbaar) (25 punten);

8. Aantoonbare werkervaring in een commerciële rol, waarin targets leidend zijn (benoem dit expliciet in het cv) (35 punten);

Competenties
Als Projectsecretaris werk je zelfstandig en met lef. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende niveaus en weet structuur aan te brengen. Je voelt je thuis in een dynamisch werkveld en krijgt energie van resultaten boeken. Moeiteloos neem je het voortouw bij het organiseren van vergaderingen en events en je schuwt niet om collega’s aan te spreken op gemaakte afspraken en deadlines. Daarvoor check je geregeld in bij collega’s en vorm je zo het cement van de organisatie. Je hebt uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden – je schrijft helder, professioneel en doelgroepgericht. Tot slot heb je een sterk commercieel en procesmatig inzicht en overzie je de belangen van zowel de organisatie als de klant of opdrachtgever.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee
De externe partij brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr (vrij in te vullen)
Is hybride werken mogelijk:  ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 28 mei 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 27 mei 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De Opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• De Opdrachtgever zal om een Integriteitsverklaring / geheimhoudingsverklaring vragen.

• De Opdrachtgever zal om een Uittreksel Handelsregister (KvK) vragen.

• De Opdrachtgever zal om een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vragen.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• Voor opdrachtnemer geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan €400.000 binnen het DAS van de Talentenregio. Voor meer informatie zie: (https://talentenregiohuurtin.nl/wp-content/uploads/2024/10/SROI-bijlage-DAS-v2.pdf).

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de gemeente Kampen mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de gemeente Kampen. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is".