Modern Workplace Coördinator

Opdrachtomschrijving
De opdracht betreft een tijdelijke inhuur voor het dagelijks beheer en de doorontwikkeling van de moderne werkplek binnen KVK samen met het Modern Workplace (MWP) team. Heeft hierbij als aandachtsgebied de fysieke werkplek en coördineert alle werkzaamheden inclusief de projecten van de collega's van team Hardware, met als doel dat opdrachtnemer diens specifieke expertise inzet voor complexe projecten op een ondernemende en resultaatgerichte manier te laten slagen. Hierbij worden de volgende activiteiten uitgevoerd

• Monitort vanuit dashboarding controle op individuele en overall teamkwaliteit;

• Plaatst werkzaamheden in een breder kader en legt verbanden tussen werkzaamheden en processen van team Hardware en andere relevante afdelingen/team;

• Zet zich altijd in voor het behalen of overtreffen van de overeengekomen XLA en SLA met onze klant en maakt dit inzichtelijk middels (data) analyses en rapportages;

• Coacht op de benodigde individuele en collectieve (verbeter)acties, klantwaarde en servicegerichtheid;

• Signaleert knelpunten in de dienstverlening van team Hardware en speelt hier adequaat met het team op in;

• Treedt bij hoge prioriteit verstoringen op als escalatiepunt en ondersteunt de IT incidentmanger in de organisatie en communicatie;

• Werkt samen met de scrummaster actief aan de teamcohesie;
  
  waarbij de volgende resultaten opgeleverd worden:

• Oplevering van maandelijkse dashboards en rapportages waarin individuele en teamprestaties visueel en cijfermatig inzichtelijk zijn gemaakt t.b.v. kwaliteitsbewaking;

• Aangeleverde procesanalyse waarin verbanden worden gelegd tussen werkzaamheden van team Hardware en andere teams;

• Periodieke (bijv. maandelijkse) rapportages waarin prestaties t.o.v. SLA/XLA zijn geanalyseerd, inclusief aanbevelingen voor verbetering;

• Oplevering van een kwartaalplan met individuele en teamgerichte verbeteracties (gericht op klantwaarde en servicegerichtheid), inclusief monitoring van de voortgang;

• Documentatie van gesignaleerde knelpunten in de dienstverlening en de ondernomen of voorgestelde acties om deze structureel op te lossen;

• Rapportage van de afhandeling van hoog-prioritaire incidenten waarbij als escalatiepunt is opgetreden, inclusief coördinatie en communicatie-acties ter ondersteuning van de incidentmanager;

• Aangeleverde documentatie van initiatieven en bijdragen aan de verbetering van teamcohesie in samenwerking met de scrummaster.
  
  De opdracht eindigt wanneer de gevraagde resultaten opgeleverd zijn, waarbij geldt dat uitloop mogelijk is afhankelijk van de voortgang van de beschikbaarheid.
  
  Let op: Het team is 5 dagen in de week op kantoor waarvan elke medewerker één thuiswerkdag heeft. Vanuit jouw rol wordt verwacht dat je minimaal 4 dagen per week op kantoor bent waaronder de donderdag.

Kandidaatomschrijving

Creativiteit
Bekijkt situaties vanuit verschillende invalshoeken. Kan vaststaande interpretatiekaders loslaten, komt tot alternatieve, oorspronkelijke en vernieuwende ideeën.

Resultaatgericht
Werkt doelgericht en vasthoudend naar resultaten toe en weet het resultaat op efficiënte en effectieve wijze te realiseren.

Plannen en organiseren
Vertaalt doelstellingen in concrete acties en activiteiten en organiseert middelen en werkzaamheden zodanig dat de gemaakte tijdsplanning wordt behaald.

Kwaliteitsgerichtheid
Hanteert hoge kwaliteitsnormen bij de uitvoering van het werk, bewaakt en verbetert deze waar mogelijk.

Samenwerken
Handelt vanuit het groepsbelang en levert samen met anderen een bijdrage aan het gemeenschappelijke resultaat en aan de relaties en sfeer in de groep.

De competenties worden tijdens het interview getoetst. Let op!: Voorafgaand aan de beoordeling van uw aanbieding wordt deze getoetst op volledigheid en geldigheid aan de hand van de in de uitvraag gestelde eisen en de informatie in het CV. Indien gestelde eisen niet aantoonbaar in het cv zijn te herleiden dan zal deze eis in het antwoord van uw aanbieding worden aangepast. Het resultaat daarvan is dat uw aanbieding of lager scoort in de ranking of terzijde wordt gelegd. U ontvangt hierover een gemotiveerd bericht.

Goed om te weten: screening is onderdeel van de procedure, waarbij ook een social media check plaatsvindt. Zie https://werkenbij.kvk.nl/pages/nl-nl/algemeen/privacyverklaring voor meer informatie hierover.

Interviewplanning

Start publicatie tender: 12-05-2025
Sluiting inschrijving tender: 22-05-2025
Cv beoordeling: 22-05-2025
Gesprekken: tussen 26-05-2025 en 30-05-2025
Gunningsbesluit: 30-05-2025
Voorlopige gunning: 30-05-2025
Startdatum: 01-07-2025

Dienstencategorie
Diensten voor plaatsing van personeel en personeelsverschaffing

CPV code
79620000-6 - Diensten voor de terbeschikkingstelling van personeel, met inbegrip van tijdelijk personeel

Eisen

• Kennis: Kandidaat heeft aantoonbaar hbo werk- en denkniveau en minimaal een mbo opleiding

• Kennis: Kandidaat is in bezit van een certificering voor ITIL v3 of v4

• Kennis: Kandidaat is in bezit van een certificering voor MD-102 en MS-102

• Ervaring: Kandidaat heeft actuele (in de afgelopen 7 jaar) en minimaal 5 jaar aantoonbaar ervaring als Werkplek Specialist op enterprise niveau

• Ervaring: Kandidaat heeft actuele (in de afgelopen 5 jaar) en minimaal 3 jaar aantoonbaar ervaring in het coachen van individu en team op het behalen en overtreffen van XLA & SLA

• Ervaring: Kandidaat heeft actuele (in de afgelopen 5 jaar) en minimaal 3 jaar aantoonbaar ervaring in het coördineren en uitvoering geven aan deelprojecten met signaleren van knelpunten en deze middels verbeterplannen op te lossen

• Ervaring: Kandidaat heeft actuele (in de afgelopen 5 jaar) en minimaal 3 jaar aantoonbaar ervaring met het op basis van (data) analyses en rapportages identificeren van tekortkomingen en verbeterpunten in de huidige werkwijzen, procedures, processen, systemen, methoden t.b.v. continue optimalisatie van de klanttevredenheid en de algehele dienstverlening van team Hardware

• Ervaring: Kandidaat heeft actuele (in de afgelopen 5 jaar) en minimaal 3 jaar aantoonbaar ervaring met in afstemming met anderen doen van voorstellen voor en adviseren over verbetering in processen, procedures, systemen of methoden o. a. om de flow bij team Hardware en met andere afdelingen/teams te verbeteren en implementeren, monitoren en borgen ervan

• Opdracht: Aanbieder mag maximaal 1 cv aanbieden

• Opdracht: Kandidaat dient in het Nederlands te communiceren

Gunningscriteria

Weging prijsdeel: 30 %

Opleiding
Kandidaat heeft een afgeronde opleiding Informatica (of vergelijkbaar). Weging: 16 %

Kennis
Kandidaat heeft een certificering voor Data-analyse/rapportage - Weging: 17 %

Ervaring
Kandidaat heeft ... jaar ervaring met werken bij een vergelijkbare overheidsorganisatie

• 0 tot 3 jaar (5 %)

• 3 tot 5 jaar (10 %)

• 5 jaar of meer (17 %)

Interview
Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

Het interview heeft een tweeledig doel.

Allereerst toetsen we de kennis en ervaring van de kandidaat. Basis hierin vormt het eerder ingediende CV in relatie tot de uitvraag. Een negatieve afwijking leidt tot bijstelling van de eerdere beoordeling die heeft geleidt tot de uitnodiging voor het interview en kan leiden tot uitsluiting van de verdere procedure.

Vervolgens gaan we met de kandidaat in gesprek om te toetsen hoe de benodigde competenties terugkomen in de manier hoe hij/zij binnen de opdracht het werk zal gaan doen en wat hij/zij aan vaardigheden meebrengt om dit juist te doen.

Zeer goed 20% – Naar het oordeel van het beoordelingsteam sluiten de competenties van de Kandidaat zeer goed aan in relatie tot de opdracht. Alle elementen en aspecten van de competenties zijn volledig inhoudelijk aansprekend en zeer goed beantwoord. Er worden inhoudelijke specifieke relevante bijzonderheden besproken door de Kandidaat die volledig aansluiten bij de opdracht van KVK.

Goed 10%  – Naar het oordeel van het beoordelingsteam sluiten de competenties van de Kandidaat goed aan in relatie tot de opdracht. De meeste elementen en aspecten van de competenties zijn inhoudelijk aansprekend en goed beantwoord. Er worden inhoudelijk specifieke en relevante bijzonderheden besproken door de Kandidaat die goed aansluiten bij de opdracht van KVK.

Voldoende 3% – Naar het oordeel van het beoordelingsteam sluiten de competenties van de Kandidaat voldoende aan in relatie tot de opdracht. De elementen en aspecten van de competenties zijn voldoende beantwoord. Er worden geen inhoudelijke specifieke relevante bijzonderheden besproken door de Kandidaat die duidelijk aansluiten bij de opdracht van KVK.

Onvoldoende 0%  – Naar het oordeel van het beoordelingsteam sluiten de competenties van de Kandidaat zeer beperkt aan in relatie tot de opdracht. Niet alle elementen en aspecten van de competenties zijn voldoende beantwoord. De Kandidaat geeft naar het oordeel van het beoordelingsteam te weinig of geen inhoudelijk antwoord op de gestelde vragen.

Weging: 20 %