Projectleider Procesoptimalisatie Inkoop en contractmanagement

Organisatie
Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden zorgt voor veilige dijken, schoon water en droge voeten in het zuidelijk deel van de provincie Utrecht en een klein deel van Zuid-Holland. Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden is één van de 21 waterschappen in Nederland. Het waterschap is, net als een gemeente, een lokale overheid. Het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (HDSR) bestaat uit een algemeen bestuur, een college van Dijkgraaf en Hoogheemraden en meer dan 550 medewerkers.

HDSR is in transitie om voorbereid te zijn op de veranderende opgaves die van buitenaf op haar af komen. HDSR staat voor een grote opgave: in de komende jaren zal zij een forse inspanning doen en bijdragen aan het Hoog Water Beschermingsprogramma. Dit maakt dat er aanzienlijke projecten gestart zijn en worden.

Neem eens een kijkje in onze keuken: Werken bij HDSR

Opdracht
De opdracht betreft het leiden van het project ‘Procesoptimalisatie inkoop en contractmanagement’. Er werken ongeveer 20 mensen aan verbeteracties die in het kader van dit project zijn benoemd. Jij als projectleider houdt overzicht over alle acties en zorgt ervoor dat het project wordt afgerond.

Context en doel van het project
In het voorjaar van 2020 is gestart met een onderzoek naar het herinrichten en optimaliseren van de processen rondom inkopen, contracten en facturen. Doel hiervan is mensen en middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten, onrechtmatigheden te voorkomen en de grip en controle op de uitgaande geldstroom te verhogen. Dit gaat leiden tot een verdere professionalisering van de hele keten van Inkoop en contractmanagement. 

We werken met de slogan: Samen beter inkopen, contracten managen en facturen betalen.

Een goed projectmanagement is een randvoorwaarde om de gewenste resultaten te bereiken:

• Inkoop en contractmanagement slim en slagvaardig inrichten, borgen en uitvoeren.
• HDSR-breed gelijke werkprocessen waar dat kan, maatwerk waar het moet.
• Een intensieve samenwerking met marktpartijen om de HDSR-doelen te bereiken.
• Efficiënt organiseren van onze bedrijfsvoering.

De eerste resultaten zijn zichtbaar, vooral op het tactisch niveau: HDSR heeft een flink aantal extra (Europese) aanbestedingen uitgevoerd. Op het strategisch niveau (o.a. spendanalyses, jaarplannen, aanbestedingskalender) en het operationeel niveau (efficiënter proces van bestellen tot betalen, invoeren prestatieverklaring en ontwikkelen contractbeheer) zijn we flinke stappen aan het maken.

Wat jij gaat doen:

• Sturing
  Als Projectleider ben jij de sturende persoon in het project. We werken er met een groot aantal betrokken collega’s aan, maar sturing op de grote lijnen en de voortgang kan beter. Als projectleider houd je de teamleden betrokken en op de hoogte, haalt deelresultaten op en vlecht deze in elkaar tot grotere eindresultaten.
• Communicatie
  Je communiceert binnen het team en HDSR over het project en bedenkt strategieën om de veranderingen of optimalisaties in werkwijze over te brengen aan en in het DNA te krijgen van HDSR-collega’s. Je denkt daarbij ook na over stakeholdermanagement.
• Samenwerking
  Je bevordert het samen werken aan het resultaat, weet te verbinden, draagvlak te creëren en kunt omgaan met weerstand.
• Besluitvorming
  Je weet de (deel) resultaten te behalen. Kunt deze presenteren aan zowel management als inhoudelijk professionals. Je weet de besluitvorming op het juiste moment te organiseren en formele en informele momenten te benutten hiervoor.
• Implementatie
  Je begeleidt de implementatie en borging van de resultaten van de acties binnen HDSR, waarbij je ook de ontwikkelingen op de langere termijn in beeld houdt.
• Planning en voortgang van het project
  Je werkt actief aan de actuele planning en adequate voortgangsbewaking. Je voert de regie over het volledige project. Je kunt snel en effectief inspelen op projectmatige issues en prioriteert waar nodig.

Minimumeisen / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Beschikbaar voor 16-20 uur per week;
3. Beschikbaarheid op minimaal 1 dag uit maandag, dinsdag en/of donderdag. Ook ben je beschikbaar voor bijeenkomsten op de andere dagen, mits tijdig afgestemd;
4. Uiterlijke startdatum 15 februari 2022 voor 50% van de uren en 1 maart 100% van de uren;
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met het leiden van soortgelijke projecten in de bedrijfsvoering;
6. Een maximum uurtarief van €100,- exclusief BTW / inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee Flextender.

Gunningscriteria (weging)
7. Een afgeronde bedrijfskundige opleiding en/of training(en) (25 punten);
8. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider binnen de overheid/non profit (25 punten);
9. Aantoonbare resultaten als projectleider op het gebied van procesoptimalisaties in bedrijfsvoering, overheidsinkoop, contractmanagement en/of financiële processen (HDSR werkt met Oracle) (benoem deze resultaten duidelijk in het cv.) (35 punten);
a. Aantoonbare resultaten met 1 van bovengenoemde punten (5 punten);
b. Aantoonbare resultaten met 2 van bovengenoemde punten (15 punten);
c. Aantoonbare resultaten met 3 van bovengenoemde punten (25 punten);
d. Aantoonbare resultaten met 4 van bovengenoemde punten (35 punten);
e. Aantoonbare resultaten met geen van bovengenoemde punten (0 punten);
10. Een maximum uurtarief van €95,- exclusief BTW / inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee Flextender (15 punten);
a. Een maximum uurtarief van €90,- of lager exclusief BTW / inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee Flextender (15 punten);
b. Een maximum uurtarief tussen €90,01,- en €95,- exclusief BTW / inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee Flextender (10 punten);
c. Een maximum uurtarief hoger dan €95,01,- exclusief BTW / inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee Flextender (0 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
Je bent een sparringpartner met goede communicatieve vaardigheden in woord en schrift en je bent in staat complexe zaken helder uit te leggen. Je werkhouding en werkwijze is open en geïnteresseerd. Je (h)erkent de verschillende belangen die spelen binnen het project en weet op een verbindende wijze met die belangen om te gaan. Je blijft de grote lijnen zien met betrekking tot het project. Je kunt goed schakelen tussen inhoudelijke- en managementvraagstukken op alle niveaus. Je beweegt je soepel als netwerker in de organisatie. Je bent een positief ingestelde betrokken persoon met een resultaatgerichte instelling. Je hebt een verbindende, doelgerichte en bedrijfskundige blik. Ook heb je affiniteit met processen met betrekking tot bedrijfsvoering, overheidsinkoop, contractmanagement en financiële processen.

• Je kunt goed samenwerken;
• Je hebt een heldere en overtuigende communicatie- en schrijfstijl;
• Je bent resultaatgericht;
• Je bent analytisch en (organisatie)sensitief).

Beoordelingssystematiek
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen/knock-outcriteria in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht een fee in rekening bij de winnende leverancier van €2,50 per gewerkt uur.  

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Beschikbaarheid op minimaal 1 dag uit maandag, dinsdag en/of donderdag. Ook ben je beschikbaar voor bijeenkomsten op de andere dagen, mits tijdig afgestemd.

Planning
De gesprekken bij de HDSR zijn digitaal gepland op donderdag 20 januari 2022 tussen 12.30 en 15.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 18 januari 2022 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie
VOG en geheimhoudingsverklaring zijn verplicht.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 12 januari 2022, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 13 januari 2022 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De uiterste reactietermijn van deze inhuuropdracht is maandag 17 januari 2022, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.