Adviseur / Coördinator verstrekkende Subsidies

Gemeente Hilversum, een uitdagende werkgever in de Mediastad in het groen
De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen. Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 600 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega's die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega's die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen - binnen en buiten de organisatie - stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega's die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving.

Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.

Opdracht
Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie op het subsidieproces. Je bent het eerste aanspreekpunt voor zowel accounthouders, ondersteuners als aanvragers en treedt op als vraagbaak voor alle subsidievragen. Je voert regie op verbeteringen in het subsidieproces en begeleidt verbeterinitiatieven. Tegelijkertijd stuur je op tijdige besluitvorming en beoordeel je de kwaliteit van beschikkingen, zowel juridisch (op grond van de subsidieverordening) en op taalgebruik. Bij deze functie hoort ook de verantwoordelijkheid voor de input van bestuurlijke producten (informeren portefeuillehouder, maken van collegevoorstellen, informatie avonden voor de Raad). Recent is een overstap gemaakt naar het werken in een nieuw zaaksysteem. Het initiëren en realiseren van continue procesverbetering binnen dit zaaksysteem hoort ook bij je functie.
Je ziet het belang van goede subsidieverstrekking, draagt dit uit binnen de organisatie en deelt graag je kennis.

Wat ga je concreet doen?
Strategisch Adviseur

• Je geeft advies over subsidievraagstukken en over nieuwe subsidieregelingen;
• Je stelt beleidsdocumenten op inzake het subsidieproces en voert regie op (politieke) besluitvorming;
• Je volgt wet- en regelgeving op het gebied van subsidies op de voet en vertaalt deze in acties waar nodig;
• Je signaleert veranderingen in de organisatie en/of problemen in het proces en adviseert het MT over de impact die het heeft op het subsidieproces.

Coördinator

• Je wijst subsidieaanvragen toe;
• Je zet periodieke interne controles op en voert deze ook uit;
• Je stuurt op tijdigheid en kwaliteit van besluiten op subsidie aanvragen;
• Je stelt werkinstructies voor het subsidieproces op maar ook formats voor beschikkingen, beoordeling en aanvraagformulieren;
• Verder ben je verantwoordelijk voor content op de subsidiepagina op www.hilversum.nl;
• Je ontwikkelt en analyseert sturingsinformatie en genereert inzichten;
• Je houdt zicht op het volledige traject van aanvraag tot vaststelling van subsidies en analyseert wat goed gaat en welke verbeteringen mogelijk zijn.

Hoe ziet je toekomstige team eruit?
Je komt te werken in het team Juridische Zaken, Inkoop en Subsidies (JIS) van de afdeling Interne Advisering.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal Hbo-niveau;
2. Beschikbaar per 3 januari 2022;
3. Ervaring met het strategisch adviseren en coördineren van verstrekkende subsidies.

Gunningscriteria
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als subsidie coördinator binnen een overheidsinstelling (30 punten);
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als strategisch adviseur voor (verstrekkende) subsidies (25 punten);
6. Minimaal 3 jaar aantoonbare kennis van en werkervaring met het algemeen bestuursrecht in de afgelopen 5 jaar (benoem dit duidelijk in het cv) (20 punten);
7. Aantoonbare actuele kennis van de procesgang en procesinrichting m.b.t. verstrekken van subsidies (25 punten). 

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• pro-actief en resultaatgericht;
• Analytisch sterk (probleemoplossend);
• Accuraat;
• Verbinder en motivator;
• Sociaal vaardig en omgevingsbewust;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden / gesprekstechnieken. 

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg. 

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 30 november 2021. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 29 november 2021, na 15:00 uur bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 23 november 2021. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 24 november 2021 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot maandag 29 november 2021, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.