Archiefbeheerder

Opdracht

Het archiveren van fysieke documenten heeft nu de hoogste prioriteit, zodat deze op termijn vernietigd kunnen worden of overgedragen kunnen worden naar een archiefbewaarplaats. Wij zijn daarom op zoek naar iemand met kennis en ervaring in archivering van fysieke documenten. Deze stap is nodig om de huidige wijze van archivering uit te faseren om zo de overgang te maken naar digitaal archiveren.

De werkzaamheden bestaan uit:

• Archiveren van de dagelijks aangeboden werkvoorraad;

• Splitsen van dossiers in te bewaren en te vernietigen dossiers;

• Afvoeren van de te bewaren dossiers;

• Controleren van volledigheid van de zaak en zo nodig opvragen van ontbrekende documenten;

• Controleren en zo nodig aanpassen van metadatering (terugvindbaarheid van de documenten);

• Wegwerken en scannen van achterstanden (nazending oude documenten);

• Registreren van ter archivering aangeboden ongeregistreerde documenten.

• Een aantoonbare afgeronde hbo bachelor opleiding;

• Een aantoonbare afgeronde diploma SOD1 of direct vergelijkbare informatie beheer opleiding;

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als archiefbeheerder binnen een gemeente;

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met zowel fysieke als digitale archivering en het toepassen van de selectielijst. Bepalen bewaartermijnen op procesniveau;

• Aantoonbare werkervaring met i-Navigator;

• Aantoonbare werkervaring met eDocs (DMS) en Zam.nl;

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met fysieke en digitale archivering en het toepassen van de selectielijst (40 punten)

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als archiefbeheerder (60 punten).

  • binnen een gemeente (60 punten); 

  • binnen een overheidsorganisatie (30 punten);     

  • geen (0 punten).

Competenties

• nauwkeurig, analytisch en georganiseerd

• iemand die dingen durft te betwijfelen

• in staat om details uit te zoeken

• secuur en checkt alle feiten

• iemand die prima op zichzelf werkt, maar ook graag samenwerkt met collegas

Gemeente Purmerend is volop in beweging. De laatste jaren zijn we succesvol veranderd naar een energieke organisatie met volop mogelijkheden. Wij werken volgens de Purmerendse manier, onze inwoners staan centraal. Dat betekent dat we bij alles wat we doen onszelf de vraag stellen; wat is hiervan de bijdrage aan de inwoners of bedrijven van Purmerend? Het betekent ook dat we denken in kansen en mogelijkheden. Creativiteit, een informele aanpak en in verbinding staan met de omgeving vinden we belangrijk.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 4 december 2025 van 10:00 uur tot 12:00. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 3 december 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Uitvoeringsvoorwaarde: Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente Purmerend mag geen arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de Gemeente Purmerend. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA).

Opties verlenging: 2 x 6 maand(en)

Functieschaal: Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8.

CV-eisen: Maximaal 5 pagina's, opgesteld in het Nederlands.

Werkdagen: De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg met de werkgever.

Overige informatie:

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van een externe administratieve broker. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.