Adviseur Bedrijfsvoering Zuid-Limburg Bereikbaar

Omschrijving van de opdracht
Binnen ZLB is per 1 oktober 2024 de functie van Adviseur bedrijfsvoering beschikbaar. Van de inschrijvende partij wordt verwacht dat één (1) kandidaat wordt aangeboden welke ingezet zal worden voor de uitvoering van de onderhavige opdracht en de functie van Adviseur bedrijfsvoering. Het werkgebied is Zuid-Limburg, maar kan eventueel worden uitgebreid naar de provincie Limburg met mogelijk een toekomstige verschuiving naar de Euregio. Daarbij worden ervaringen en kennis breed gedeeld en wordt, waar mogelijk, op provinciaal en op landsdeel Zuid-niveau samengewerkt met vergelijkbare programma’s, zoals bijvoorbeeld Midden-Limburg Bereikbaar.

De adviseur bedrijfsvoering is, samen met de rest van het team bedrijfsvoering, de motor van het programmabureau. Zonder solide basis en zorgvuldige processen op het gebied van o.a. financiën, inkoop en aanbestedingen, HRM en juridische en fiscale borging kan de uitvoeringsorganisatie in de huidige omvang en mate van slagvaardigheid niet opereren. Naast de adviseur bedrijfsvoering bestaat het team Bedrijfsvoering uit de manager bedrijfsvoering, de officemanager en de financieel adviseur.

Specifiek voor de rol van adviseur bedrijfsvoering is het van belang goed te weten hoe alle bedrijfsvoeringprocessen lopen en al doende wordt er kennis opgebouwd die integraal en breed kan worden toegepast. Er wordt van de kandidaat verwacht een integraal overzicht te hebben van de lopende projecten van het jaarplan van ZLB om optimaal te kunnen adviseren en te bewaken dat de bedrijfsvoering processen goed verlopen. De adviseur bedrijfsvoering is op het gebied van de bedrijfsvoeringactiviteiten de rechterhand van de manager bedrijfsvoering.

De adviseur bedrijfsvoering richt zich o.a. op het ontwikkelen, faciliteren en beheren van een prettige werkomgeving (zowel op locatie als digitaal). De rol vraagt om een groot verantwoordelijkheidsgevoel, een effectieve en efficiënte aanpak voor tal van taken, een hands-on mentaliteit gesterkt door een proactieve houding en uiteraard sociale vaardigheden waarbij gepaste humor van belang is. De adviseur bedrijfsvoering is een daadkrachtig, empathisch en betrouwbaar persoon die energie haalt uit een breed takenpakket met de daarbij behorende verantwoordelijkheden. Binnen de organisatie levert de adviseur bedrijfsvoering dan ook een zeer belangrijke bijdrage aan het team bedrijfsvoering en aan ZLB in het geheel.

Naast het uitvoeren van de taken omtrent deze reguliere bedrijfsvoering processen voor het lopend programma is het ook van belang dat de adviseur bedrijfsvoering de manager bedrijfsvoering ondersteunt bij o.a. de (jaarlijkse) programmering van het programmabureau en de formatieplanning (cijfermatige kant van P&O). Het werkpakket van de adviseur bedrijfsvoering bestaat onder andere uit werkzaamheden binnen de volgende taakvelden binnen bedrijfsvoering:

Financiële verantwoording

• Inrichten en bewaken van de begroting en zorgt, eventueel met hulp van overige leden van team bedrijfsvoering, voor een actueel bijgewerkt overzicht op het gebied van opdrachten en bestedingen per project.

• Zorgt in gezamenlijkheid met team bedrijfsvoering voor een correct verloop van de accountantscontrole. Draagt ervoor zorg, mede in afstemming met de financieel adviseur, dat alle financiële processen goed en rechtmatig verlopen gedurende het jaar. Schaalt indien nodig tijdig op naar de manager bedrijfsvoering.

• Maken van financiële management overzichten per project en programma (1x per kwartaal). Adviseren van de manager bedrijfsvoering over het verloop van de bestedingen en verplichtingen in relatie tot het budget. Aansluitend wordt er per project aan de projectleider een financieel overzicht verstrekt.

• Actief ondersteunen en adviseren in de programmering van een nieuw (jaar)programma.

ICT/ Systemen (software en hardware):

• Adviseert de manager bedrijfsvoering als er op basis van o.a. de interne wensen en behoeften, wettelijke eisen, doelmatigheid en marktontwikkelingen (ICT) systemen dienen te worden aangepast. Alvorens er een advies wordt gegeven wordt er eerst een afwegingskader opgesteld in afstemming met de manager bedrijfsvoering. Indien er door het management wordt besloten te veranderen van systeem, draagt de adviseur bedrijfsvoering zorg voor een goede begeleiding van de migratie.

• Draagt zorg dat alle (ICT) apparatuur op kantoor van ZLB goed en veilig wordt opgeborgen.

• Bewaakt alle acties van de ICT-dienstverlener en borgt de kwaliteit die onder contract staat bij ZLB.

• Draagt zorg dat alle ICT gerelateerde zaken worden uitgevoerd binnen het gestelde jaarlijkse budget.

HRM/personeel:

• Uitzendkrachten

• Contractmanagement uitzendkrachten. Controleren en signaleren van ontwikkelingen en wijzigingen met betrekking tot arbeidsovereenkomsten. Definitieve onderhandelingen over contracten en tarieven in samenspraak met de manager bedrijfsvoering.

Functioneringsgesprekken

• Structureel inplannen en houden van gesprekken, mogelijk in aanwezigheid van een manager van ZLB.

• Overige medewerkers van het programmabureau ? Zorgdragen dat de medewerker in zijn/haar juiste kracht en energie zit. Adviseert manager bedrijfsvoering over mogelijke gewenste verandering.

Inkoop en aanbestedingen

• Begeleiden en ondersteunen bij het schrijven van aanbestedingsdocumenten.

• Het aanbestedingsdossier op een juiste en volledige manier archiveren in de daarvoor bestemde systemen voor de accountantscontrole.

• Contractmanagement lopende opdrachten; tijdig signaleren van verlengingsmogelijkheden dan wel start nieuwe aanbesteding. Juridisch / Fiscaal / Privacy

• Ondersteunen van het proces omtrent juridische-, fiscale-, of privacyvraagstukken, inhoudelijke expertise is niet direct gevraagd, er dient wel een signaleringsfunctie te zijn aangaande het uitvoeringsprogramma ZLB. Het is de bedoeling dat binnen ZLB dit soort vraagstukken worden gemeld bij de manager bedrijfsvoering en/of adviseur bedrijfsvoering. Beide bespreken samen de vraagstukken en schakelen, indien nodig, een (externe) jurist/advocaat in.

• In het kader van het voldoen aan de normen van de AVG dient er extra alertheid te zijn op het gebied van informatiebeveiliging in de (interne) processen. Van de kandidaat wordt extra inzet verwacht door bijv. het team alert te maken op bepaalde grondbeginselen van informatiebeveiliging en o.a. het actualiseren van het verwerkersregister.

Voor de inzet van deze rol hanteren we een bandbreedte van 12-36 uur per week op werkdagen van maandag t/m vrijdag. Voor de periode van 1 oktober 2024 t/m 31 december 2024 verwachten wij een gemiddelde inzet van 32 uur per week, graag verwijzen wij tevens naar de voorwaarden in paragraaf 4. Facturatie zal geschieden op basis van nacalculatie van de daadwerkelijk gemaakte uren eenmaal per maand. Er mag niet meer dan het aantal overeengekomen uren per week worden gedeclareerd. Overuren worden niet vergoed en maken deel uit van het geoffreerde tarief.

De kandidaat kan zowel vanuit een eigen locatie (kantoor-thuis) werkzaamheden voor Zuid-Limburg Bereikbaar uitvoeren, als op kantoor van Zuid-Limburg Bereikbaar. De kandidaat dient, indien deze (niet) werkzaam is op kantoor van Zuid-Limburg Bereikbaar;

• Zelf zorg te dragen voor een veilige en gezonde werkplek.

• Te beschikken over een computer/laptop (minimaal softwareversie Microsoft Office 365 of macOS 14.3).

• Te beschikken over een telefoon.

• Te beschikken over een veilig werkende internetverbinding.

Overleggen vinden veelal plaats op het kantoor van Zuid-Limburg Bereikbaar. We gaan uit van een aanwezigheid op kantoor van ongeveer 50% van de gewerkte uren.

Duur overeenkomst
De overeenkomst vanuit deze uitvraag zal worden aangegaan met één (1) opdrachtnemer. De beoogde ingangsdatum is gesteld op 1 oktober 2024 (of in nadere afstemming met de opdrachtgever) en loopt tot en met 31 december 2024. Opdrachtgever kan, in overeenstemming met de opdrachtnemer, de overeenkomst vijfmaal (5) verlengen voor de duur van twaalf (12) maanden (48 effectieve werkweken). Opdrachtgever geeft uiterlijk een (1) maand voor het einde van de looptijd schriftelijk aan of de overeenkomst wordt verlengd. Opdrachtgever houdt zich het recht voor om het aantal uren van deze opdracht gedurende de looptijd aan te passen mede als gevolg van politieke besluiten welke directe gevolgen hebben voor de scope en de omvang het actuele jaarplan van Zuid-Limburg Bereikbaar. Indien er door onvoorziene ontwikkelingen een minder omvangrijk programma uit te voeren is kunnen de werkzaamheden naast bedrijfsvoering ook ondersteunend voor de projecten zijn.

Knock-out criteria

• Prijs: Het minimum uurtarief is € 65,- per uur exclusief btw en inclusief reis-, verblijf- en alle andere overige kosten. Het maximum uurtarief is € 85,- per uur exclusief btw en inclusief reis-, verblijf- en alle andere overige kosten. Wanneer wordt ingeschreven met een uurtarief lager dan € 65, - danwel hoger dan € 85,- zal de inschrijving ter zijde worden gelegd en zal er geen verdere beoordeling plaatsvinden.

• Verklaring Omtrent Gedrag: De opdrachtnemer moet een geldige verklaring omtrent gedrag van de kandidaat kunnen aanleveren. De opdrachtnemer dient bij aanvang van de werkzaamheden of indien dit redelijkheid niet mogelijk is, binnen uiterlijk vier (4) weken na aanvang van de bij de opdrachtgever te verrichten werkzaamheden, een toepasselijke verklaring omtrent gedrag van de kandidaat te overleggen.

• Afgeronde opleiding: De kandidaat die wordt voorgesteld en ook daadwerkelijk de opdracht zal uitvoeren dient minimaal een hbo bacheloropleiding volledig te hebben afgerond en met succes het diploma te hebben behaald. Het Cv van uw kandidaat dient bijgevoegd te zijn bij uw inschrijving waaruit blijkt dat de kandidaat minimaal deze opleiding heeft afgerond. Indien uw inschrijving niet is voorzien van het Cv van uw kandidaat en/of dat hieruit niet blijkt dat kandidaat over de vereiste opleiding beschikt valt uw inschrijving af en zal niet verder worden beoordeeld. Het staat de aanbestedende dienst vrij om nadere bewijsmiddelen te vragen zoals het daadwerkelijk overleggen van de diploma’s.

• Ervaring: Onderstaande minimale eisen zijn van toepassing:

  • Ervaring I - De kandidaat dient in de afgelopen vijf (5) jaar teruggerekend vanaf de inschrijfdatum minimaal twee (2) ervaringsjaren te hebben met het inrichten, uitvoeren en bewaken van de financiële verantwoording van een project en/of programma. Uitgaande van de terugkijkperiode van vijf (5) jaar dienen de ervaringsjaren gerealiseerd te zijn in de periode vanaf 12 september 2019.

  • Ervaring II De kandidaat dient in de afgelopen vijf (5) jaar minimaal twee (2) jaar ervaring te hebben met contractmanagement, inkoop en/of aanbestedingen binnen een programma of bedrijf. Uitgaande van de terugkijkperiode van vijf (5) jaar dienen de ervaringsjaren gerealiseerd te zijn in de periode vanaf 12 september 2019.