Coordinator Europese Subsidie Fonds (ESF)

Om de lange termijn ambities van de gemeente te realiseren, wil de gemeente Leidschendam-Voorburg gebruikmaken van externe financieringsmogelijkheden, zoals subsidies vanuit het Europese Subsidie Fonds welke in nauwe samenwerking met omliggende gemeenten wordt uitgevoerd. Hierbij is professioneel subsidieadvies en projectbeheersing dan ook onmisbaar om de kans op een succesvolle aanvraag te vergroten en succesvol af te ronden.

Taken en werkzaamheden

De subsidiecoordinator ESF houdt zich bezig met:

• Op basis van de kansrijke projecten en een afweging van de kosten en baten beslissen over subsidieverwerving en beheersing van ESF voor de gemeente Leidschendam-Voorburg;
• Overleg met de regionale gemeentelijke ESF-coordinator over het monitoren en uitvoering van de ESF- subsidies belegd als onderdeel bij de gemeente Leidschendam-Voorburg;
• Overleg met het de teamleider Financiele Administratie van afdeling Bedrijfsvoering over de mogelijke administratie van subsidies in samenwerking met 2 collegas die op administratief gebied ondersteunen;
• De samenwerking regelt tussen alle betrokken partijen zoals de subsidieadviseur van Leidschendam-Voorburg, de inhoudelijke budgetverantwoordelijke van de vakafdeling en team F-administratie;
• Borgt de gehele uitvoering van processen op gebied van ESF qua aanvraag, ondersteuning en verantwoording met als doel het zo hoog mogelijk binnenhalen van ESF subsidie.

• Bring your own device is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop (geen iPad); de werkplekken van de gemeente Leidschendam-Voorburg zijn voorzien van USB-C (Thunderbolt) docking beeldschermen;
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met ESF subsidiemogelijkheden voor gemeentelijke organisaties;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met de begeleiding van de uitvoering en monitoring van (ESF) subsidies;
• Beschikbaar per 21 juli 2025, voor gemiddeld 8 uur per week.

Wensen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar met ESF subsidiemogelijkheden voor gemeentelijke organisaties (30 punten);
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met de procesgang m.b.t. aanvragen van subsidies, uitvoering en verantwoording, benoem duidelijk waar dit is opgedaan (20 punten);
• Minimaal 3 jaar werkervaring in de afgelopen 5 jaar met de begeleiding van de uitvoering en monitoring van (ESF) subsidies (35 punten)
• Een afgeronde cursus subsidierecht op academisch niveau (5 punten);
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring op subsidie vlak binnen een overheidsinstelling, licht dit duidelijk toe in het cv aan de hand van minimaal 2 voorbeelden (10 punten).

Competenties

• Samenwerken in de rol van coordinator;
• Communicatieve vaardigheden;
• Netwerken;
• Luisteren;
• Schriftelijke vaardigheden;
• Secuur;
• Resultaatgericht;
• Creativiteit.

Organisatie

Een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. Hier werken we samen met 650 collegas aan de best mogelijke dienstverlening voor inwoners, bedrijven en instellingen. De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. Onder het motto: vertrouwen, verbinden en verantwoordelijkheid.

Over de afdeling Bedrijfsvoering (BV)

Werken voor Bedrijfsvoering is werken voor de motor van de gemeente. Bij elke ontwikkeling of ieder proces is deze afdeling betrokken. Hier werken adviseurs en ondersteuners die collegas helpen hun werk te doen. Bij BV vind je HR, financien, communicatie, inkoop, informatiemanagement, onderzoek, IT, facilitaire zaken, bestuursadvisering en juridische zaken. Kortom, grote afwisseling in collegas en in het werk.

Beoordelingsprocedure

Stap 1: Beoordeling CVs op knock-outcriteria Flextender beoordeelt de CVs op de knock-outcriteria die in de marktplaatsuitvraag worden omgeschreven. Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie CVs Flextender beoordeelt de CVs van de kandidaten die voldoen aan de knockoutcriteria in onderlinge vergelijking op de gunningscriteria uit de marktplaatsuitvraag. De (maximaal) tien kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek Leidschendam-Voorburg beoordeelt de CVs van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze criteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek In het selectiegesprek wordt nader getoetst in hoeverre de geselecteerde kandidaten voldoen aan de competenties uit de marktplaatsuitvraag. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort kan stap drie van de beoordeling worden herhaald. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar ons oordeel het beste voldoet aan het gevraagde profiel in de marktplaatsuitvraag. Alle overige kandidaten worden geinformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Leidschendam-Voorburg behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen.

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 15 juli 2025 tussen 09:00 uur en 12:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 14 juli 2025 bericht. De overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

CV-eisen

Maximaal 5 paginas, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg

Overige informatie

De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken. Bring your own device is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad.

Meer informatie

Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 8 juli 2025, 09:00 uur . De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 9 juli 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777. De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot vrijdag 11 juli 2025, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10.

Fee Flextender

Flextender brengt voor deze opdracht 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.