Opdracht: procesgericht werken, denken, handelen en sturen

De gemeente Hilversum heeft als doel om op basis van deze uitvraag via Flextender een opdracht Procesmatig werken en procesverbetering uit te zetten voor 1 aanbieder die samen met medewerkers van het Sociaal Domein aan de slag gaat met optimalisatie, training, vastlegging van processen en advisering op het gebied van procesmatig werken voor nu en in de toekomst.

De inzet van de professionals vindt in overleg plaats en is in ieder geval nodig op training en coaching van medewerkers en MT-leden, advisering rond randvoorwaarden voor procesmatig werken, begeleiding van procesoptimalisaties en implementatie van taal, werkwijze/methodiek voor procesmatig werken, waarbij de gemeente per onderdeel of moment van inzet in samenspraak met de aanbieder bepaalt welke aangeboden professionals worden ingezet. Hierbij wordt gekeken naar expertise, ervaring en beschikbaarheid. Er wordt geen minimaal aantal uren per maand gegarandeerd in verband met de flexibele planning van lopende projecten en programmas. De voorkeur gaat uit naar het inzetten van zo min mogelijk verschillende professionals die, afhankelijk van de expertise en benodigde inzet, voor langere periode worden ingezet op deze opdracht.

Achtergrond: Combinatie fusie, programma integrale dienstverlening en concernopgave procesgericht werken
De gemeenteraden van Hilversum en Wijdemeren hebben in maart 2025 besloten om per 1 januari 2027 de gemeente Wijdemeren bij de gemeente Hilversum te voegen. De ambtelijke organisatie van Wijdemeren integreert al per 1 januari 2026 in de ambtelijke organisatie van Hilversum. Binnen het Sociaal Domein kennen we vanaf 1 januari 2026 twee afdelingen: afdeling Werk, Re-integratie & Inkomen en de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling. In het programma Aan de slag met Dienstverlening hebben de twee afdelingen de ambitie bepaald dat de dienstverlening richting inwoners vanuit de twee afdelingen integraal en wijkgericht wordt ingericht. De doelstelling van het programma is het, op basis van de uitgangspunten en ontwerpcriteria van de dienstverlening, werkend maken van deze ambitie. Momenteel zijn de processen binnen Hilversum veelal niet beschreven, vindbaar en bekend. Dit zou volgens een bekend model over procesvolwassenheid van een organisatie, CMMI (Capability Maturity Model Integration), betekenen dat we in de eerste stap van volwassenheid acteren, het zogenaamde Initiele niveau, waarbij er ook processen zijn die op een hoger niveau acteren. De gemeente heeft de wens om te groeien naar een hoger niveau. De Gemeente Hilversum heeft een nieuwe Visie Sociaal Domein en een routekaart voor implementatie opgesteld. Kernwoorden hieruit zijn: integraal werken, regievoeren en nabijheid. Belangrijke onderdelen zijn het vormen van een integraal toegangsteam en integraal, wijk- en buurtgericht werken. De implementatie van de visie is erop gericht om de inwoner in de eigen omgeving eenvoudig hulp te laten vinden, waar mogelijk te activeren en zich gezien te laten voelen als mens. Inmiddels is op basis hiervan een Service Blueprint uitgewerkt. Dit is een visualisatie van het dienstverleningsproces bij complexe en/of meervoudige aanvragen, vanuit het perspectief van de inwoner. Deze geeft de interne processen schematisch weer, die nodig zijn om de optimale inwonerervaring te kunnen bieden. Op basis van de Service Blueprint is een vertaling naar processen, een impactanalyse en een lijst met geprioriteerde processen opgeleverd.

Opdracht: procesgericht werken, denken, handelen en sturen
Op basis van de Service Blueprint moeten processen binnen het Sociaal Domein worden geoptimaliseerd en vastgesteld (o.a. Jeugd, Wmo, Werk & Inkomen, re-integratie, Schuldhulpverlening, BBZ, regie, toegang). Het uitgewerkte dienstverleningsconcept, de processen en het procesgericht werken, inclusief sturing, moeten daarnaast worden ingericht met een stevige basis voor de toekomst.

Doel van deze opdracht is de eerste set aan processen in te richten en te implementeren en de basis te leggen voor procesgericht werken en de implementatie ervan.
Deze opdracht bevat de volgende onderdelen: Opleveren van een praktisch advies om procesmatig werken binnen het sociaal domein mogelijk te maken, waaronder het benoemen en omschrijven van cruciale rollen rond procesbeheer (proceseigenaar, procesbegeleider, procesmanager) en de verantwoordelijkheden van deze rollen en de tijdsinvestering die hierbij hoort. Maar ook een uniforme wijze van vastlegging van processen, waarbij een uniforme procestaal wordt voorgesteld en het realiseren van een opleiding voor de verschillende rollen welke geborgd wordt binnen de organisatie, zodat deze gegeven kan worden aan nieuwe medewerkers die hierin een rol gaan vervullen. Insteek is dat deze onderdelen van procesmatig werken ook gemeentebreed kunnen worden toegepast. Herinrichten c.q. doorlichten/verbetering van processen Sociaal Domein, met en door medewerkers (training op rollen), inclusief het formuleren van ambities op de processen (KPI), waar mogelijk toepassen servicemodules en een voorstel om hierop te meten te beginnen met de volgende processen, waarbij de inwonerbeleving centraal moet staan: Uitvoeren intake Maken van ondersteuningsafspraken E-dienstverlening in de volgende volgorde: Bijzondere Bijstand, Minimaregelingen en Levensonderhoud (eenvoudige diensten). Bij het uitwerken van de processen dient onderscheid gemaakt te worden tussen de afhandeling van eenvoudige, enkelvoudige en meervoudig/complexe hulpvragen. Tussenevaluatie na de herinrichting van de eerste geprioriteerde processen, opleveren van een advies voor prioritering van de volgende set processen en een indicatie van welke taken overgedragen kunnen worden naar medewerkers die bij de eerste procesoptimalisaties zijn getraind (voordoen> samen doen> zelf doen). Begeleiden van de implementatie van de heringerichte processen en procesgericht werken Advies voor borging van continue procesmatig werken en procesoptimalisaties in de toekomst. Invullen van de rol als opdrachtnemer op deze opdracht en het geven van praktische en administratieve ondersteuning op de totaalopdracht Totale opdracht doorlooptijd: in ieder geval tot en met januari 2026 en optie tot verlenging van twee keer vijf maanden bij wederzijdse tevredenheid over de eerste periode van inzet.

• De organisatie levert een uitgebreide, door henzelf opgesteld voorstel voor aanpak van de verschillende onderdelen van deze opdracht, waarbij per onderdeel wordt aangegeven: een omschrijving van de aanpak, een raming van de benodigde uren uitgesplitst in uren voor de senior en medior professional en een toelichting hoe de uit te voeren werkzaamheden worden verdeeld over de verschillende professionals;
• De aanbieder levert minimaal 1 vaste senior professional aan, waarbij de beschikbaarheid en inzet voor de duur van de totaalopdracht vaststaat en die fungeert als zelfstandig opdrachtnemer. Eventuele extra in te zetten 1 a 2 professionals die ondersteunend aan de senior professional worden ingezet, worden seperaat aangeboden met een CV waarbij de omschrijving van de werkzaamheden van zowel de senior als de medior professional duidelijk wordt toegelicht en het verschil in tarief duidelijk wordt weergegeven;
• De voorgestelde professionals hebben aantoonbaar minimaal op hbo bachelor niveau afgeronde opleiding(en);
• De voorgestelde professionals hebben aantoonbare werkervaring op het gebied van procesoptimalisaties en het begeleiden en trainen van groepen op het gebied van procesgericht werken binnen het sociaal domein bij een gemeente of publieke sector;
• De senior professional heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van verbetering,coaching en begeleiding van organisaties en teams in volwassenheid op procesgericht werken en ruime ervaring met het begeleiden van groepen medewerkers die zich in een complexe veranderopgave bevinden;
• De medior professional heeft minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring op het gebied van procesoptimalisaties en procesverbetering;
• De professional die ingezet wordt bij de begeleiding en training van medewerkers tijdens procesoptimalisaties heeft aantoonbare kennis van methodieken gericht op een participatief en lerend proces op het gebied van taakvolwassenheid in procesmatig werken en ervaring met advisering en coaching van managers op eigenaarschap en sturing op resultaat;
• De senior professional is in staat om zelfstandig sessies te begeleiden en waar nodig stevig bij te sturen middels inzet van veranderkundige interventies, toon dit aan middels een referentie opdracht;
• De aangeboden professional(s) zijn beschikbaar in de periode 1 september 2025 tot en met januari 2026 en de mogelijkheid tot verlenging van de opdracht (benoem duidelijk per cv de beschikbaarheid en het aantal beschikbare uren per week) voor de in het voorstel voor aanpak geraamde uren;
• De aanbieder biedt praktische en administratieve ondersteuning op het gebied van planning, reservering van ruimtes, uitnodigen van en uitleg aan medewerkers, inplannen van afspraken met opdrachtgever en wordt hiertoe in staat gesteld met de benodigde toegang tot accounts;

Wensen

• Voorstel voor aanpak bevat voor minimaal alle 5 genoemde onderdelen van de opdracht een omschrijving van de aanpak, een raming van de in te zetten uren die uitgesplitst zijn in senior en medior inzet en een kostenberekening inclusief eventuele kosten voor licenties en materiaal (25 punten)
• De senior beschikt over minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar op het gebied van training, coaching en begeleiding van organisaties en teams in volwassenheid op procesgericht werken binnen gemeenten (20 punten)
• De senior beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar op het gebied van begeleiden van groepen bij procesoptimalisaties en vastlegging (20 punten);
• De medior beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in de afgelopen 5 jaar op het gebied van ondersteuning bij procesoptimalisaties en procesverbetering (15 punten);
• Uurtarief bedraagt voor de senior maximaal 130,- en voor de medior maximaal 100,- excl btw en incl Fee Flextender en reiskosten woon-/ werkverkeer (20 punten)

Competenties

Niet bekend

Organisatie
We werken voor Hilversum, de mediastad van Nederland
Een groene tuinstad, met rijke historie, waar meer dan 93.000 unieke inwoners hun leven op eigen wijze vormgeven. Voor hen zijn we de meest nabije overheid; bereikbaar en toegankelijk. Open en nieuwsgierig, geven altijd antwoord en doen wat nodig is. We zijn toegankelijk en betrouwbaar, transparant en realistisch in de afspraken die we maken. In onze werkwijzen zoeken we de balans tussen maatwerk en eenvoud. Maken slim gebruik van technologie, data en stellen dit zoveel mogelijk beschikbaar.
Bovenal doen we het samen, sluiten aan op wat er in de stad en in de regio gebeurt en zoeken de dialoog en de samenwerking. Met ons vakmanschap zijn we een betrouwbare partner. Onze kernwaarden zijn dan ook Vertrouwen, Eenvoud, Betrokkenheid, Professioneel, Inclusief en Duurzaam. We willen blijven leren en innoveren met het vizier op de stad.
Elke dag willen we dit waarmaken.
En als dat een keer niet lukt, spreek ons er dan op aan. Als je bij ons werkt, kun je zijn wie je bent, ongeacht je achtergrond, hoe je eruitziet en van wie je houdt.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 8 september 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 4 september 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Er wordt een VOG screening uitgevoerd conform de VOG screening van de gemeente Hilversum. De verwerkingstijd is maximaal 4 weken, en bij VOG-P screening maximaal 8 weken. De kosten van de VOG zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief. Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN. Bring your own device is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 20 augustus 2025, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 25 augustus 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777. De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot donderdag 28 augustus 2025, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.