Programmasecretaris

Werken als Programmasecretaris bij de gemeente Haarlemmermeer betekent …

• Meedenken en ondersteunen in bestuurlijke processen en daarmee bijdragen aan projecten met lokale impact die écht  toe doen.

• Werken aan onder andere de ontwikkelopgave Schaalsprong Wonen.

• Een dynamische werkomgeving, veel ruimte voor zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheden, met leuke en gedreven collega’s die werken aan een specifiek doel.

• Het verbinden van partijen en samenbrengen van alles wat nodig is rondom ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming van toonaangevende projecten;

• De versnelling van processen realiseren en daarmee bijdragen aan gebiedsontwikkelingsprojecten met lokale impact.

• Werken binnen projectteams met grote ambities op actuele thema’s.

Binnen de Gemeente Haarlemmermeer is het ontwikkelen en realiseren van woningen en arbeidsplaatsen één van de prioriteiten in het ruimtelijke domein. We zijn dan ook dringend op zoek naar een (senior) programmasecretaris, die zijn of haar tanden wil zetten in projecten, waaronder dit grote programma met uiteenlopende thema’s.

Meer informatie over de ontwikkelingen in de Schaalsprong Wonen vind je via Google met zoekterm Schaalsprong Wonen Haarlemmermeer.

Waar ga je werken
Je komt te werken bij cluster Projecten, er zijn zo’n 60 collega’s werkzaam. Cluster Projecten zorgt ervoor dat de gemeente Haarlemmermeer opgaven in het fysiek domein op een professionele project- en programmamatige wijze aanpakt. In de dagelijkse praktijk werk je vooral met collega’s van de projecten en het programma Schaalsprong Wonen, die bij verschillende clusters binnen de gemeente werken. Het is een enthousiast en hecht team waar je deel van uit gaat maken.

Jouw rol als programmasecretaris
We zijn op zoek naar een programmasecretaris voor projecten en het programma Schaalsprong Wonen. Je ontzorgt de senior programmamanager bij het totale proces van ambtelijke en bestuurlijke afstemming en prioritering. Alle notities, (voortgangs-)rapportages en besluitvormingsnota’s gaan via de programmasecretaris naar de betrokkenen, zoals de ambtelijk- en bestuurlijk opdrachtgever, het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeenteraad. Je bent een uitstekend schrijver, en je bewaakt en coördineert de procedure van het besluitvormingsproces. Daarnaast ben je de sparringpartner van de senior programmamanager en denkt bijvoorbeeld mee over het lobbytraject naar de regio en het Rijk, de financiële opgave en de in- en externe communicatie. Het verbinden met zowel interne als externe partijen is je tweede natuur. Je hebt een feilloos gevoel voor ambtelijke en bestuurlijke verhoudingen en legt makkelijk contacten. Ook is het mogelijk dat je betrokken wordt bij de besluitvorming ten aanzien van diverse deelprojecten binnen het programma.

Je signaleert knelpunten en coördineert de oplossing ervan. Je stuurt actief op de organisatie van bestaande en nieuwe overleggen. Je belegt deze, bereidt ze voor, stelt acties op en bewaakt de voortgang hiervan. Je schrijft of redigeert de voorstellen en annotaties die namens de senior programmamanager worden verzonden. Je bent aanspreekpunt voor de secretariële ondersteuning met betrekking tot het programma. Je vervult een verbindende rol voor het programma of project binnen én buiten de gemeente en staat veel in contact met alle betrokkenen. Kortom, je bent een zeer proactieve spin in het web, kunt hoofd- en bijzaken onderscheiden en bent opgewassen tegen de hectiek die deze taken met zich meebrengen.

Kandidaatomschrijving

Dit zoeken we in jou
Je bent een stevige sparringpartner voor onze programma- en projectmanagers en bijt je graag vast in een stevige uitdaging. Gebiedsontwikkeling heeft je interesse. Daarnaast  bent je je bewust van de politiek gevoelige omgeving waarin wij werken, hebt hier affiniteit mee en weet hierop te anticiperen. Je hebt ervaring met en kennis van bestuurlijke verhoudingen, weet mensen bij elkaar te brengen en schakelt makkelijk op uiteenlopende niveaus.

Je bent in staat mee te denken en krijgt energie van samenwerken. Je bent sterk in het plannen, voorbereiden en uitvoeren van een project en kan hierin goed met deadlines omgaan. Daarnaast ben je resultaatgericht, doortastend, pro-actief en flexibel. Tenslotte houd je van complexiteit en ben je een kei in het op hoog niveau meedenken en ondersteunen.

Verder heb je:

• Een HBO- WO opleiding afgerond, bij voorkeur in de richting van Bestuurskunde of Communicatie;

• Minimaal 5 jaar ervaring als (programma)secretaris in het openbaar bestuur;;

• Ruime ervaring in het schrijven van bestuurlijke stukken;

• Kennis van en ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen;

• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;

• Het vermogen om complexe onderwerpen te structuren, te analyseren en beheersbaar te maken.

Eisen

• De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, een HBO of WO opleiding afgerond, bij voorkeur in de richting van Bestuurskunde of Communicatie.

• De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, minimaal 5 jaar werkervaring opgedaan als programmasecretaris bij een overheidsinstelling.

Gunningscriteria

• De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, ruime werkervaring opgedaan als programmasecretaris bij een overheidsinstelling.

• De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, werkervaring met het schrijven van besluitvormingsstukken. Benoem de besluitvormingsstukken en geef in het CV een beknopte omschrijving van de werkzaamheden die hiervoor zijn verricht.

Meer informatie
Voor meer informatie omtrent de inschrijfprocedure en verdere afhandeling, bekijk de Hoe werkt het pagina. Heb je een vraag? Neem direct contact op met Hibo Abdi via hibo.abdi@kbenp.nl of via 06 433 634 42

Tot uiterlijk 1 werkdag voor de sluitingsdatum is het mogelijk om te reageren op deze inhuuropdracht.