630 - Projectmanager Zaaksysteem (Voorbereiding Vervanging)

Functiebeschrijving
Zaakgericht werken is een belangrijke pijler van onze dienstverlening en heeft zich inmiddels bewezen. Dit passen we toe bij processen die leiden tot een product of dienst voor inwoners en ondernemers en alle processen die leiden tot archiefwaardige informatie. Zaakgericht werken is een combinatie van processen, mensen en applicaties. Het zaaksysteem is één van die applicaties. De leverancier van ons primaire zaaksysteem heeft aangegeven dat hun product niet verder wordt doorontwikkeld. We kunnen het tot eind 2024 blijven gebruiken. Ondersteuning en noodzakelijke aanpassingen door de leverancier lopen gedurende de looptijd van het huidige contract volledig door. Het streven is om het huidige zaaksysteem te vervangen door een (SAAS) applicatie die volgens de Common Ground principes is gebouwd en zich al bewezen heeft bij andere gemeenten.

Bij het vervangen van het huidige “dik” alles-in-één zaaksysteem (ons zaaksysteem wordt nl. ook gebruikt als (CMS) Content Management Systeem, de (PIP) Persoonlijke Internet Pagina en voor online formulieren) door een “dun” zaaksysteem in combinatie met taak-specifieke applicaties (TSA’s) hanteren we de volgende uitgangspunten:

• De dienstverlening aan onze burgers en ondernemers staat centraal.

• De dienstverlening moet ongehinderd doorgang blijven vinden.

• Domeinen, afdelingen en medewerkers worden maximaal betrokken.

• Geen 'big bang' maar het stap voor stap gecontroleerd en gestructureerd faseren en vervangen van het huidige zaaksysteem.

• Niet de techniek, maar de functionaliteit staat centraal.

Samen met de vak-afdelingen bepalen we welke onderdelen uit het zaaksysteem niet in een dun zaaksysteem thuishoren, maar in taak-specifieke applicaties. Welke processen wel en niet geschikt zijn voor zaakgericht werken en welke procesondersteuning daarbij nodig is. Dit moet gezamenlijk worden geprioriteerd.

Je takenpakket ziet er in deze voorbereidingsfase als volgt uit:

• Het gezamenlijk met de vak-afdelingen inventariseren welke processen gemigreerd moeten worden naar taak-specifieke applicaties en welke gebruikersgroepen worden geraakt.

• Het gezamenlijk met de vak-afdelingen definiëren van de requirements voor de taak-specifieke applicaties.

• Het gezamenlijk met de vak-afdelingen definiëren van de requirements voor een nieuw zaaksysteem.

• Het selecteren en (indien nodig) verwerven van de taak-specifieke applicaties.

• Het selecteren en verwerven van een nieuw zaaksysteem.

• Het voorbereiden van de (aanpak van de) migratie naar/implementatie van de taak-specifieke-applicaties en van het nieuwe zaaksysteem voor de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer.

• Tijdig aanhaken van relevante stakeholders zoals de proceseigenaren, gebruikersgroepen, Enterprise Architect, CISO, FG en beleidsadviseurs voor het blijven binnen kaders van o.a. de enterprise en I-architectuur, i-beleid, beveiligingsbeleid en de Avg.

De opdracht loopt tot 31 mei 2023 en er is een mogelijkheid tot verlenging van deze opdracht. Deze verlenging wordt voor afloop van de opdracht besproken en de exacte duur is nu nog niet bekend.

Kandidaatomschrijving

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met het opstellen van requirements voor de aanschaf van een zaaksysteem.

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met het uitvoeren van een marktverkenning en begeleiden van een aanbesteding.

• Je hebt minimaal 5+ jaar ervaring, met het managen van grote projecten bij een 80.000+ inwoners gemeenten in de afgelopen 8 jaar.

• Zelfstandig, betrouwbaar, communicatief vaardig, representatief en overtuigend.

• Flexibel en coachend leiderschap met oog voor resultaat en deadlines.

• Aantoonbare ervaring met Common Ground is een pré.

• Ervaring met Agile werken is een pré.

BYOD
Bij de Gemeente Amstelveen is Bring Your Own Device (BYOD) van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt, zelf een smartphone inclusief abonnement en een laptop dient mee te nemen voor zakelijk gebruik.

Referentie
Het checken van referenties kan onderdeel zijn van de procedure. Bij de gevraagde werkervaring, onder het onderdeel ‘eisen’, is het opgeven van een referentie vereist.
Onder een referentie wordt het volgende verstaan: de naam en contactgegevens van een teamleider/leidinggevende van een recente opdrachtgever, die relevant is voor de uitgevraagde opdracht, zoals opgesteld door Gemeente Amstelveen.

VOG
Iedereen die bij de gemeente Amstelveen of Aalsmeer komt werken moet vóór aanvang van zijn werkzaamheden een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen. De gemeente geeft aan waarop gescreend moet worden door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag. Dit is afhankelijk van de werkzaamheden die uitgevoerd gaan worden. De gemeente stuurt de nieuwe collega een e-mail met een link waarmee hij/zij de nieuwe aanvraag voor een VOG af kan ronden. Kosten van de aanvraag kunnen worden gedeclareerd bij de Gemeente Amstelveen.

Interviewplanning
De top 3 van kandidaten wordt door de gemeente Amstelveen uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. De gesprekken worden gevoerd op kantoor op dinsdag 6 september in de ochtend. De aangeboden kandidaat dient op dit tijdstip beschikbaar te zijn.

Toelichting op rooster
Kandidaat is minimaal 28 inzetbaar.

Dienstencategorie
Diensten voor plaatsing van personeel en personeelsverschaffing

Meer informatie
Voor vragen omtrent de inschrijfprocedure en verdere afhandeling, bekijk de footer van deze pagina of ga naar onze Hoe Werkt Het-pagina. Toch nog vragen? Neem direct contact op met Jan de Vries via 06 - 365 104 90 of per mail via jan.devries@kbenp.nl. 

Tot uiterlijk 1 werkdag voor de sluitingsdatum is het mogelijk om te reageren op deze inhuuropdracht.