Projectsecretaris

Taken en verantwoordelijkheden

Een Projectsecretaris ondersteunt de project- of programmamanager en het team bij de beheersing van een project. De rol wordt door organisaties ingezet om de planning, voortgang, financiën en risico's te bewaken. Ook het beheer van alle projectdocumentatie behoort tot de kern van de functie. De Projectsecretaris is een verbindende schakel tussen de projectmanager, teamleden en andere betrokkenen.

Tot de concrete werkzaamheden behoren de voorbereiding en verslaglegging van overleggen. De Projectsecretaris bewaakt actie- en besluitenlijsten en zorgt dat deze worden opgevolgd. Daarnaast stelt de interim professional voortgangsrapportages op die inzicht geven in de status van het project. Het is een functie die structuur en overzicht brengt in complexe projecten.

De inzet van een Projectsecretaris leidt tot een gestructureerd projectverloop. Het zorgt voor helder inzicht in de projectstatus voor alle stakeholders. Een ander resultaat is een zorgvuldig vastgelegd besluitvormingsproces, wat binnen de overheid van grote waarde is. De rol draagt bij aan de algehele kwaliteit en beheersbaarheid van het project.

De rol bij de overheid

Binnen de publieke sector werkt een Projectsecretaris in een bestuurlijk en politiek bewuste omgeving. De projecten hebben vaak een maatschappelijk karakter en raken diverse belangen. Dit vraagt van de interim professional, freelancer of zzp'er een zorgvuldige omgang met stakeholders zoals andere overheidslagen, ketenpartners en burgers. De context is complexer dan in veel commerciële organisaties.

De werkzaamheden vinden plaats binnen de kaders van wet- en regelgeving. Denk hierbij aan regels voor aanbestedingen, informatiebeheer en archivering. Een Projectsecretaris bij de overheid werkt veelal volgens standaard projectmanagementmethoden die binnen de organisatie worden gehanteerd. Kennis van deze methoden is vaak een voorwaarde voor een succesvolle invulling van de opdracht.

De Projectsecretaris is de rechterhand van de projectleider en heeft meer adviserende en bewakende taken dan een projectmedewerker. De functie kent overlap met die van een Project Management Officer (PMO), al richt een PMO zich vaker op de ondersteuning van meerdere projecten. De rol komt ook voor onder de naam programmasecretaris, wat duidt op een vergelijkbare functie binnen een groter programma.

Inhuur en opdrachtverwerving

Overheidsorganisaties huren een Projectsecretaris vaak in op tijdelijke basis als zzp'er of via detachering. De inhuur verloopt via de eigen inhuurdesk van een organisatie, een broker of een aankoopsysteem. Inhuuropdrachten worden openbaar gemaakt via aanbestedingsplatforms, waar interim professionals, freelancers of zzp'ers op kunnen inschrijven.

Voor de rol is doorgaans een hbo werk- en denkniveau vereist. Een achtergrond in bestuurskunde, bedrijfskunde of een vergelijkbare richting is vaak een pre. Ervaring met projectmatig werken in een complexe, bij voorkeur publieke, omgeving is een veelgevraagde voorwaarde. Kennis van specifieke projectmanagementmethoden kan ook worden gevraagd.

Een overtuigende inschrijving toont aan dat de interim professional de gevraagde ervaring en kennis bezit. Dit blijkt uit een heldere beschrijving van eerdere opdrachten en behaalde resultaten. De interim professional sluit in de inschrijving aan bij de specifieke vraag van de opdrachtgever en de context van de overheidsorganisatie.