Digitaal archiveringssysteem

Wat een digitaal archiveringssysteem inhoudt

Een digitaal archiveringssysteem is een samenhangend systeem voor het duurzaam opslaan en beheren van digitale overheidsinformatie. Het omvat niet alleen software en hardware, maar ook het beleid en de processen die daarbij horen. Het doel is om digitale bestanden, zoals documenten, e-mails en websites, op de lange termijn vindbaar, toegankelijk en betrouwbaar te houden. Dit waarborgt de authenticiteit en integriteit van de informatie voor de toekomst.

De functionaliteit van het systeem is gericht op de volledige levenscyclus van digitale informatieobjecten. Dit begint bij de opname van informatie uit bronsystemen en eindigt bij de gecontroleerde vernietiging of overdracht naar een e-depot. Een interim professional of zzp'er met deze expertise zorgt voor de juiste registratie, classificatie en metadata, en bewaakt de vastgestelde bewaartermijnen.

Toepassing bij de overheid

Overheidsorganisaties zijn wettelijk verplicht om hun informatie zorgvuldig te beheren en te bewaren. De Archiefwet stelt eisen aan de opslag en overdracht van archiefbescheiden, wat digitale archiveringssystemen onmisbaar maakt. Ook wetgeving zoals de Wet open overheid, die transparantie bevordert, vergroot de noodzaak voor een goed georganiseerde informatiehuishouding.

De modernisering van de archiefwetgeving en de groei van digitale data vragen om een structurele aanpak. Steeds vaker wordt het principe 'archivering by design' toegepast. Dit betekent dat archiveringsfunctionaliteit al bij de ontwikkeling van nieuwe informatiesystemen wordt ingebouwd. Zo wordt de informatie direct bij de bron op een duurzame manier beheerd.

Rollen en vaardigheden in inhuuropdrachten

Inhuuropdrachten voor interim professionals en zzp'ers met kennis van digitale archiveringssystemen komen voor in verschillende rollen. Functierollen als Documentalist, Managementassistent en Administratief medewerker vragen vaak om deze vaardigheid. Ook in projectmatige rollen zoals Projectmedewerker wordt deze expertise gevraagd.

Naast de kernvaardigheid worden vaak aanvullende competenties gevraagd die het profiel van de interim professional of zzp'er compleet maken. Veelgevraagde vaardigheden zijn Procesoptimalisatie, Documentatiebeheer en Informatiebeheer. Kennis van de AVG is ook relevant, omdat archivering raakvlakken heeft met de bescherming van persoonsgegevens.

Kennis en ervaring aantonen

Een interim professional of zzp'er toont expertise in digitaal archiveren aan met concrete ervaring en kennis van relevante standaarden. Ervaring met de taken van Documentaire Informatievoorziening (DIV), zoals het classificeren van documenten en het beheren van bewaartermijnen, is hierbij belangrijk. Het kunnen beschrijven van projecten waarin de informatiehuishouding is verbeterd, is een sterk punt.

Kennis van specifieke normen, zoals ISO-standaarden voor informatiebeheer, en de principes van digitale duurzaamheid versterken een inschrijving. Het is ook waardevol om bekend te zijn met de relatie tussen een digitaal archiveringssysteem en andere systemen, zoals een Document Management Systeem (DMS) of een zaaksysteem. Dit laat zien dat de professional het bredere informatielandschap begrijpt.