Documentalist
InformatiemanagementOok bekend als: Document Controller · Recordbeheerder · Records Manager
- 1
- openstaande opdrachten
- € 75
- gemiddeld max. tarief p/u
- 2
- organisaties zetten de rol in
- 22
- gemiddelde uren per week
Gemiddelden op basis van 5 opdrachten uit het afgelopen jaar.
Een Documentalist bij de overheid waarborgt de kwaliteit, vindbaarheid en beschikbaarheid van informatie. De rol in de publieke sector kenmerkt zich door het werken binnen de kaders van wetgeving zoals de Archiefwet en de Wet open overheid. In inhuuropdrachten worden vaak vaardigheden gevraagd op het gebied van documentatiebeheer, informatiebeheer en procesoptimalisatie.
Wat doet een documentalist bij de overheid?
Taken en verantwoordelijkheden
Een Documentalist beheert de informatiestromen binnen een overheidsorganisatie. De professional zorgt ervoor dat documenten gedurende hun levenscyclus correct worden behandeld. Dit proces omvat de creatie, registratie, distributie en uiteindelijke archivering of vernietiging van informatie. Het doel is een duurzame en toegankelijke informatiehuishouding op te zetten en te onderhouden.
De voornaamste verantwoordelijkheid is het garanderen van een betrouwbare informatievoorziening. De Documentalist ontwikkelt en implementeert procedures voor documentbeheer en ziet toe op de naleving ervan. Dit leidt tot een geordend en actueel digitaal archief. Collega's kunnen hierdoor snel de juiste en meest actuele informatie vinden voor hun werkzaamheden.
De resultaten van het werk zijn direct zichtbaar in de operationele processen. Een goed beheerd informatiesysteem voorkomt fouten en verhoogt de efficiëntie. Daarnaast zorgt de Documentalist ervoor dat de organisatie voldoet aan wettelijke informatieverplichtingen. Dit is een belangrijk onderdeel van de transparantie en verantwoording van de overheid.
De rol bij de overheid
Binnen de publieke sector werkt een Documentalist in een context die wordt bepaald door specifieke wet- en regelgeving. De Archiefwet en de Wet open overheid (Woo) stellen strenge eisen aan de omgang met overheidsinformatie. De politiek-bestuurlijke omgeving vraagt om zorgvuldigheid en een goed besef van de mogelijke gevoeligheid van documenten.
De functie is vaak ingebed in gestandaardiseerde systemen zoals het Functiegebouw Rijk of HR21 voor gemeenten. Hierin wordt de rol soms omschreven als 'Medewerker Gegevens' of valt deze binnen de functiegroep 'Informatiebeheer/DIV'. De Documentalist werkt samen met beleidsmedewerkers, juristen en ICT-specialisten om informatieprocessen te optimaliseren.
De rol onderscheidt zich van die van een Archivaris, die zich richt op het beheren van historisch archief voor blijvende bewaring. Een Documentalist focust op de actuele informatie die dagelijkse processen ondersteunt. De functie komt voor onder benamingen als Medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV), Recordbeheerder of Document Controller.
Inhuur en opdrachtverwerving
Overheidsorganisaties huren een interim professional, freelancer of zzp'er in voor de rol van Documentalist voor specifieke projecten of ter vervanging. De inhuur verloopt vaak via een broker, een inhuurdesk of een aanbesteding. Een duidelijke en concrete inschrijving is hierbij nodig om de opdracht te verwerven.
Een relevante mbo- of hbo-opleiding in de richting van informatiebeheer of archiefwetenschap vormt een solide basis. Vakspecifieke opleidingen zoals SOD I en SOD II worden vaak gevraagd, omdat deze goed aansluiten bij de eisen van de overheid. Kennis van kwaliteitszorg en ervaring met documentaire informatievoorzieningssystemen (DMS) zijn doorgaans vereist.
Een overtuigende inschrijving toont aan hoe de aangeboden expertise aansluit op de opdracht. Interim professionals kunnen hun geschiktheid onderbouwen met concrete voorbeelden van eerdere opdrachten. Hierin beschrijven zij de gebruikte systemen, de behaalde resultaten en hun kennis van relevante wetgeving zoals de AVG en de Archiefwet.
Verbindingen
Actief bij 2 organisaties
Ingezet op 3 plannen
- Beheer en inrichting projectarchiefRijkswaterstaat · Organisatiebreed
- Inrichten en beheren projectarchief Gelderse PoortRijkswaterstaat · programma Ruimte voor de Rivier 2.0
- Realisatie Hoogspanningsinfrastructuur Zuid-NederlandTenneT · South Build Brownfield II & III D
Veelgevraagde eisen
De eisen en wensen die het vaakst terugkomen in documentalist-opdrachten bij de overheid:
- Een relevante mbo- of hbo-opleiding in informatiebeheer of archiefwetenschap.
- Een afgeronde vakspecifieke opleiding zoals SOD I of SOD II.
- Ervaring met documentaire informatievoorzieningssystemen (DMS) en applicaties als SharePoint.
- Kennis van de Archiefwet en de Wet open overheid (Woo).
- Ervaring met kwaliteitszorg en het optimaliseren van informatieprocessen.
- Kennis van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Samengesteld uit de eisen en wensen van verwerkte documentalist-opdrachten in de kennisbank.
Veelgestelde vragen
Wat doet een Documentalist bij de overheid?
Een Documentalist bij de overheid beheert en structureert informatiestromen. De professional zorgt ervoor dat documenten correct worden verwerkt, vindbaar zijn en voldoen aan wettelijke eisen zoals de Archiefwet en de Wet open overheid. Dit ondersteunt de transparantie en efficiëntie van de organisatie.
Welke eisen en certificeringen vraagt men van een Documentalist?
Voor een interim professional, freelancer of zzp'er wordt vaak een mbo- of hbo-opleiding in informatiebeheer gevraagd. Daarnaast zijn vakspecifieke opleidingen zoals SOD I en SOD II gangbaar. Ervaring met documentaire informatievoorzieningssystemen (DMS) is doorgaans ook een vereiste.
Hoe toon ik in mijn inschrijving aan dat ik geschikt ben als Documentalist?
Een interim professional toont geschiktheid aan door concrete voorbeelden te geven van eerdere opdrachten. Beschrijf de gebruikte systemen, de toegepaste kennis van wetgeving zoals de Archiefwet, en de specifieke resultaten die zijn behaald. Het kwantificeren van resultaten, waar mogelijk, versterkt de inschrijving.
Wat is het verschil tussen een Documentalist en een Archivaris?
Een Documentalist richt zich op actuele en semi-statische informatie die de dagelijkse werkprocessen ondersteunt. Een Archivaris focust zich primair op het beheren van historisch en statisch archief dat voor blijvende bewaring is geselecteerd. De rollen vullen elkaar aan in de informatieketen.
Onder welke functietitels wordt een Documentalist uitgevraagd?
De rol van Documentalist wordt ook onder andere benamingen uitgevraagd. Veelvoorkomende titels in inhuuropdrachten zijn Recordbeheerder en Document Controller. Soms wordt ook de term Medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV) gebruikt.
Kan ik als zzp'er aan de slag als Documentalist bij de overheid?
Ja, overheidsorganisaties huren regelmatig een Documentalist in op zzp-basis of via detachering. Dit gebeurt vaak voor specifieke projecten, zoals de implementatie van een nieuw DMS, of om tijdelijke extra capaciteit te leveren. Inschrijven kan via brokers, inhuurdesks of direct op aanbestedingen.
Welke vaardigheden worden naast Documentalist gevraagd?
Naast de kerncompetenties worden vaak aanvullende vaardigheden gevraagd. Voorbeelden hiervan zijn documentatiebeheer, informatiebeheer, procesoptimalisatie en kennis van systemen als SharePoint. Ook kennis van de AVG is een veelgevraagde vaardigheid voor een interim professional in deze rol.