Functioneel beheer Zaaksysteem

Omschrijving van de opdracht
De gemeente Zutphen is een gemeente vol beweging en ambities. Kijk op zutphen.nl voor meer informatie. Voor de implementatie van de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (WMEBV) zullen een groot aantal zaken in ons zaaksysteem aangepast moeten worden om aan deze wet te voldoen. Zo moeten er diverse webformulieren gemaakt en zal het gebruik van de persoonlijke internet pagina(PIP geimplementeerd moeten worden.

Opdracht
Als functioneel beheerder ben je samen met de andere functioneel beheerders en het projectteam verantwoordelijk voor de implementatie van de WMEBV. Daarnaast zorg je met jouw ervaring voor een goede overdracht en coaching van de huidige functioneel beheerders.
In het kort:

• Mede ontwikkelen blauwdruk WMEBV proof maken producten d.m.v. standaard zaaktype;

• Mede ontwikkelen blauwdruk WMEBV proof maken producten met gebruik van PIP d.m.v. standaard zaaktype;

• Bouwen en implementeren van zaaktypen en webformulieren voor het WMEBV proof maken van producten;

• Training gebruikers voor het werken met (nieuwe) zaken en PIP (zover nodig);

• Adviseren over zaakgericht werken binnen het project WMEBV.

Vereisten / knock-outcriteria
1. BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de kandidaat gebruik maken van eigen telefoon en laptop;
2. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
3. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als functioneel beheerder zaaksysteem bij een gemeente;
4. Aantoonbare werkervaring met zaaksysteem.nl
5. Aantoonbare werkervaring met het ontwikkelen van een blauwdruk van een standaard zaaktype en het implementeren van de PIP binnen zaaksysteem.nl
6. Aantoonbare werkervaring met projectmatig werken bij een gemeente.

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)
7. Aantoonbare werkervaring met het implementeren van zaakgericht werken en het hierbij coachen en adviseren van medewerkers (50 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met projectmatig werken bij een gemeente (20 punten);
9. Aantoonbare werkervaring als projectleider (30 punten).

Competenties

• Aanpassingsvermogen;

• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling);

• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk);

• Klantgericht;

• Motiveren;

• Resultaatgericht werken;

• Samenwerken;

• Analyserend vermogen;

• Plannen en organiseren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal schaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee externe partij
De externe partij brengt voor deze opdracht €1,90 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: Ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever worden nog gepland.  De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk zo spoedig mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Voor de zzp'er

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de kandidaat gebruik maken van eigen apparatuur.

• Voor deze aanbesteding past de inschrijver SROI toe ter waarde van 1% (ZZP) of 2% (detacheringsbureau) indien de opdracht >75.000,- passeert.

• Gemeente Zutphen hecht waarde aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. In dat kader is sociaal aanbesteden en daarmee Social Return onderdeel van het duurzame inkoopbeleid. Voor deze aanbesteding past de inschrijver SROI toe ter waarde van 1% (ZZP) of 2% (detacheringsbureau) indien de opdracht >75.000,- passeert. Social Return is een menukaart van 3 onderdelen: Sociale inkoop, maatschappelijke activiteiten en arbeidstoeleiding mogen ingezet worden als sociaal rendement (de beoordeling daarvan wordt gedaan door de SROI-adviseur van de gemeente Zutphen). Een combinatie van deze mogelijkheden voor de inzet van Social Return is ook toegestaan. De nadere invulling van de Social Return verplichting is binnen de beschreven mogelijkheden vrij en vindt altijd plaats in overleg met de adviseur SROI van de gemeente Zutphen. Binnen zeven kalenderdagen na definitieve gunning van de opdracht moet de opdrachtnemer contact op nemen met de adviseur SROI. Contactgegevens worden direct na gunning verstrekt

• De kandidaat stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf, en kan worden toegevoegd aan het CV.