Projectleider Implementatie Timewax fase 2

ZonMw
Met kennis werken aan een goede gezondheid voor iedereen en daarmee bijdragen aan vernieuwing in zorg, gezondheid en welzijn. Dat betekent werken bij ZonMw.

ZonMw ontwerpt programma’s en financiert onderzoek, innovatie en infrastructuur tbv gezondheid, zorg en welzijn, stimuleert het gebruik van de ontwikkelde kennis én signaleert waar kennis nodig is. Wij ondersteunen de gehele kennisketen; van fundamenteel, praktijkgericht- en actieonderzoek tot de projectmatige implementatie en opschaling van innovaties.

ZonMw verbindt mensen en organisaties op relevante maatschappelijke en wetenschappelijke vraagstukken die van invloed zijn op gezondheid, zorg en welzijn. We werken nauw samen met onder andere onderzoekers, zorgverleners, beleidsmakers, cliënten en burgers. Want alleen samen kunnen we het verschil maken.  Onze hoofdopdrachtgevers zijn het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO).

Bij ZonMw werken zo’n 600 mensen in de programma-afdeling, de stafafdelingen beleid, advies & strategie, en bedrijfsvoering. De afgelopen jaren is ZonMw sterk gegroeid in omvang. Samen met een veranderende omgeving vragen deze ontwikkelingen om een doorontwikkeling van de organisatie. Om dit in goede banen te leiden maakt ZonMw een onderscheid in de “run” en “change” van de organisatie.

Achtergrond, doel, aanpak en scope project
ZonMw heeft afgelopen jaar de applicatie Timewax in gebruik genomen voor het prognosticeren van de benodigde capaciteit voor programma’s, het inplannen van de capaciteit en tijdschrijven. Overkoepelende doelen van dit project omvatten: (1) het verbeteren van de inzet van personele capaciteit door inzicht in vraag en aanbod per o.a. functiegroep, programma, afdeling, etc., en (2) het vroegtijdig signaleren van overschrijdingen of onderbesteding, het doorlopend verbeteren van de planningscyclus. 

Het project heeft de volgende scope: (1) implementatie fase 2, (2) inhoudelijk: uitwerken werkwijzen en uitrol, incl. training van de organisatie, (3) overgang borgen van project naar beheer. Alle stappen gelden zowel voor het prognosticeren van de inzet als voor het inplannen van de medewerkers. Aanvankelijk was het de bedoeling dat de urenregistratie ook in Timewax gedaan zou worden. Vanwege technische complicaties is dit niet mogelijk. Daarom moet worden onderzocht welk alternatief mogelijk is voor het registreren van tijd o.b.v. de begroting. Deze stap moet ook worden geïmplementeerd in de organisatie.

In fase 1 van het project is de basisinrichting van de applicatie gedaan, het functioneel ontwerp gemaakt en is het prognosticeren en een start gemaakt met het inplannen van medewerkers binnen de programmaorganisatie van ZonMw. Deze fase is nog niet afgerond en moet eigenlijk nog verder worden doorontwikkeld. Het  inplannen is 1x in de praktijk getest, maar dit heeft nog verbetering nodig in techniek én proces. Het is belangrijk om een volledige pilot te draaien voor het gehele resourceplanningsproces, voordat dit onderdeel afgerond kan worden.

Fase 2 heeft tot doel om de resourceplanning gebruikmakend van Timewax organisatie breed in te voeren (eerst binnen de programmaorganisatie, daarna mogelijk ook binnen de stafafdelingen), het proces goed te bestendigen en te onderzoeken en implementeren van een alternatief voor het tijdschrijven. In deze fase moet op het prognosticeren nog een verdiepingsslag worden doorgevoerd zodat niet alleen op functieniveau, maar ook op activiteitniveau kan worden geprognosticeerd.  Tot slot moet in fase 2 de overdracht van project naar beheer goed vorm krijgen. Daarbij dienen de taken en verantwoordelijkheden van functioneel en applicatiebeheer beschreven en geborgd te zijn.

In de voorbereiding op het realiseren van de benodigde rapportages is de koppeling tussen Timewax en het datawarehouse (DWH) reeds gerealiseerd. In de scope van fase 2 van het project zit ook het definiëren en ontwerpen van de rapportages. Realisatie van de rapportages wordt door het DWH-project uitgevoerd.

Fase 3: specificaties (pve) opstellen voor resource planning module in nieuwe financiële (FP&A) systeem aan de hand van de ervaringen met Timewax

Governance
De eigenaar van de applicatie Timewax is het hoofd bedrijfsvoering van ZonMw. Hij draagt zorg voor het organiseren van de technische en functionele aspecten van Timewax voor de hele organisatie. De belangrijkste stakeholders zijn de twee programmadirecteuren van ZonMw. Eén van hen vormt samen met het hoofd Bedrijfsvoering de stuurgroep die dit project zal sturen. De projectleider rapporteert aan de stuurgroep over de planning, voortgang, kosten, scope, etc. De projectleider stuurt een projectgroep aan waarin de benodigde kennis en ervaring voor dit project is vertegenwoordigd. De projectgroep bestaat uit medewerkers van de afdeling Financiën, Control & Inkoop (FC&I) en de afdeling Informatie & Automatisering (I&A).

Opdracht
Voor het afronden van fase 1 en uitvoeren van fase 2 van het project zoeken we een projectleider die zorgt voor:

• Opstellen en uitvoeren plan van aanpak voor fase 1 en 2.
• Uitvoering geven aan het plan van aanpak i.s.m. het projectteam.
• Aansturing en coördineren van projectteam en de inzet van de leverancier.
• Stakeholder management, op diverse niveaus, waaronder MT.
• Communicatie, training van nieuwe werkwijzen en adoptie van de applicatie in de organisatie.
• Bewaken van budget, capaciteit en middelen, risico’s in beeld brengen en mitigeren.

Resultaat
We sturen op het volgende resultaat in 2025:

• Voor alle hoofdactiviteiten binnen ZonMw waarop tijd en budget wordt (af)geschreven is een prognose (planning) binnen Timewax beschikbaar.
• Alle medewerkers binnen ZonMw zijn voor hun werkzaamheden ingepland o.b.v. de prognose in Timewax.
• De overdracht van project naar beheer voor zowel prognosticeren als inplannen is gerealiseerd.
• Management rapportages
• Indien haalbaar het leveren van input (PvE) voor een systeem dat op termijn Timewax en ESS zal vervangen

Competenties:

• uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als mondeling);
• gestructureerd: je houdt het overzicht en werkt consciëntieus;
• analytisch;
• daadkrachtig, resultaat- en oplossingsgericht;
• praktisch organiserend vermogen;
• flexibel en kan goed werken onder druk.

We zoeken iemand die in de eerste plaats bekwaam is in de veranderkundige kant van de implementatie van nieuwe software, met kennis van en affiniteit met de technische aspecten.

Knock-out criteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal wo bachelor niveau;
2. Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring in de aansturing en coördinatie van software implementatie projecten.
3. Minimaal 3 implementatieprojecten geleid van software applicaties op het gebied van plannen en tijdschrijven (resourceplanning).
4. Een uurtarief van maximaal EUR 125,- excl. btw, inclusief woon-werkkosten en Fee Flextender.

Gunningscriteria
5. Aantoonbare werkervaring met het optimaliseren van processen, benoem dit duidelijk in het cv (XX punten).
6. Aantoonbare werkervaring met verandermanagement binnen implementatie van organisatie/IT projecten (xx punten)
7. Aantoonbare werkervaring met het beschrijven/opzetten van een plan van aanpak (xx punten)
8. Aantoonbare werkervaring met het opzetten en uitrollen van organisatie brede trainingen. (xx punten)

Beoordeling 
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie vijfentwintig (25) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De vijfentwintig (25) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde bovenstaande criteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €2,50 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. Er is een maximaal uurtarief op deze opdracht van toepassing. Het maximale uurtarief is € 125 excl. btw, maar inclusief reiskosten en Fee Flextender.

Cv-richtlijnen
Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Uit het cv dient duidelijk naar voren te komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze functie.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende dagen: in onderlinge afstemming.
bij aanvang is het de bedoeling dat er 4 dagen worden gewerkt, dit wordt afgebouwd naar 2 a 3 dagen.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op locatie in Den Haag, begin juli 2025.  Eventuele tweede gesprekken behoren tot de mogelijkheid en vinden ook plaats op locatie in Den Haag. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• ZonMw verzoekt tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;
• ZonMw verzoekt tot het aanleveren van een Verklaring Omtrent Gedrag;
• Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding.

Meer informatie
Vragen kun je indienen tot en met woensdag 25 juni 2025, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 26 juni 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen over de procedure kunt je telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 30 juni 2025, 09.00 uur. Tot die tijd kun je reageren.