Ambtelijk secretaris OR

Organisatie
Met kennis werken aan een goede gezondheid voor iedereen en daarmee bijdragen aan vernieuwing in zorg, gezondheid en welzijn. Dat betekent werken bij ZonMw.ZonMw ontwerpt programma’s en financiert gezondheidsonderzoek en zorginnovatie, stimuleert het gebruik van de ontwikkelde kennis én signaleert waar kennis nodig is. Wij ondersteunen de gehele kennisketen; van fundamenteel, praktijkgericht- en actieonderzoek tot implementatieprojecten. ZonMw verbindt mensen en organisaties op relevante maatschappelijke en wetenschappelijke vraagstukken die van invloed zijn op gezondheid, zorg en welzijn. We werken nauw samen met onder andere onderzoekers, zorgverleners, beleidsmakers, cliënten en burgers. Want alleen samen kunnen we het verschil maken.  Onze hoofdopdrachtgevers zijn het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO). Vanuit 14 gespecialiseerde programmaclusters - én clusteroverstijgend – werken we aan de verschillende kennisprogramma’s. We hebben een actieve Ondernemingsraad (OR) die uit 11 leden bestaat.

Opdracht
Je voert secretariële, organisatorische en beleidsmatige werkzaamheden uit, waardoor de OR optimaal ondersteund wordt.

• voorbereiden van interne OR-vergaderingen en de formele overlegvergadering met de bestuurder/directie. Onder andere reservering vergaderruimtes en opstellen agenda en vergaderschema;
• mede zorgen voor het informeren van en de inhoudelijke afstemming tussen OR en achterban;
• verslaglegging van alle OR-vergaderingen;
• bewaken afspraken/procedures;
• correspondentie;
• archiefbeheer van de OR;
• informatievoorziening OR, waaronder ook het zelfstandig verzamelen van informatie en het schrijven van notities over voor de OR relevante onderwerpen;
• voorbereiding OR-jaarverslag;
• plannen en regelen van scholingsactiviteiten in overleg met OR;
• bijdragen aan de opstelling van de begroting van de OR en bewaken van het OR-budget;
• organiseren van OR-verkiezingen;
• beheren van de OR-groep op intranet.

De ambtelijk secretaris is geen lid van de OR en heeft dus geen stemrecht. De ambtelijk secretaris valt hiërarchisch onder het hoofd HRM en valt functioneel onder de voorzitter van de ondernemingsraad.

Minimumeisen / knock-outcriteria
1. Aantoonbare kennis en werkervaring met ambtelijk secretaris
2. Aantoonbare werkervaring met Wet op de Ondernemingsraden, arbeidsrecht, Arbowet, CAO 

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
3. een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau  (30 punten))
4. minimaal twee jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar als ambtelijk secretaris van medezeggenschap (50 punten);
5. afgeronde aanvullende opleiding op het gebied van ambtelijk secretaris (20 punten).

Competenties en overige

·        

• goede redactionele en communicatieve vaardigheden;
• sterk in plannen en organiseren (van zowel eigen werk als sturen op het werk van andere;
•  accuraat, pragmatisch, proactief, zelfstandig, flexibel;
•   in staat om taken binnen gestelde tijdslijnen af te ronden;
•  sterk gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
•  interesse in politieke en maatschappelijke ontwikkelinge

Beoordeling 
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie 10 (10) ) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde bovenstaandecriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

CV-richtlijnen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands. Uit het CV dient duidelijk naar voren te komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze functie.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €2,50 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende dagen: in onderlinge afstemming

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 7 december 2022. Eventuele tweede gesprekken zullen plaatsvinden op maandag 12 december 2022 De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 6 december 2022 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

·         ZonMw verzoekt tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;

·         ZonMw verzoekt tot het aanleveren van een Verklaring Omtrent Gedrag;

·        Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 28 november 2022, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 29 november 2022  gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot vrijdag 2 december 2022, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.